21. L'organisme FTO doit mettre à jour et conserver les dossiers ci-dessous pendant une période minimale de cinq ans, en utilisant pour cela un personnel administratif approprié :

a) Un relevé détaillé de la formation au sol, en vol et sur entraîneur de vol synthétique dispensée à chaque stagiaire ;

b) Des rapports d'instructeur détaillés et réguliers sur la progression des stagiaires, évaluations comprises, et sur les épreuves en vol et les examens au sol ; et

c) Renseignements individuels, par exemple, dates d'expiration des certificats médicaux, qualifications, etc.

Les dossiers des stagiaires doivent être portés à la connaissance des intéressés et visés par ces derniers.

22. Le modèle des dossiers de formation des stagiaires doit être spécifié dans le manuel de formation.

23. L'organisme FTO doit soumettre ses dossiers et rapports de formation, à la demande de l'autorité.