Dès l'élaboration de son projet de budget, le centre hospitalier transmet à l'établissement pénitentiaire un état annuel prévisionnel des dépenses et des recettes afférentes aux différente missions et actions qu'il doit assurer en application de la présente convention. Cet état prévisionnel est arrêté par les cocontractants, au plus tard le 1er janvier de l'année considérée, sous réserve de sa prise en compte dans le cadre du budget approuvé du centre hospitalier.

Il est établi sur la base des coûts prévisionnels correspondant aux dépenses décrites en annexe VIII.

Il comprend notamment les frais induits par l'acquisition et les frais d'entretien des équipements médicaux et non médicaux, ainsi que les frais de gestion et de coordination afférents à l'exécution de la convention.

Il inclut éventuellement les dépenses afférentes aux actions de prévention et d'éducation pour la santé et les frais de transport des biens et des personnes, qui sont inscrits au budget du centre hospitalier et financés par l'administration pénitentiaire.

S'il apparaît, en cours de gestion, un écart important entre les prévisions de dépenses actualisées et les dépenses initialement prévues, les directeurs du centre hospitalier et de l'établissement pénitentiaire s'engagent à analyser les causes de l'écart, à prendre toutes mesures utiles pour y remédier et à procéder au besoin à la révision de l'état prévisionnel.

Dès la clôture de l'exercice, le centre hospitalier établit et transmet à l'établissement pénitentiaire un état annuel définitif des dépenses et des recettes constatées. Cet état est complété d'une estimation des charges afférentes à l'hospitalisation des détenus, que ces hospitalisations aient eu lieu dans le centre hospitalier contractant ou dans un autre centre hospitalier.

L'état annuel prévisionnel et l'état annuel définitif sont, dès qu'ils sont établis, transmis par le centre hospitalier au représentant de l'Etat dans le département.