Les catégories d'informations enregistrées sont celles relatives :

- à l'identité (nom, nom marital, prénoms, numéro matricule) ;

- à la vie professionnelle (catégorie, grade, groupe, profession, organisme employeur, service d'affectation, cellule d'emploi, ancienneté dans l'emploi) ;

- à l'activité du travail (suivi journalier des horaires, absences et motifs d'absences, code d'activité, caractéristiques des activités, temps prévu et passé par activité, indemnités diverses suivant le type et le temps de travail).

La durée de conservation des informations nominatives ainsi enregistrées est limitée à un an après le départ de l'intéressé de l'établissement ; toutefois, sauf dispositions législatives contraires, la durée de conservation des données relatives aux motifs d'absence est limitée à une durée de deux ans à compter de la fin de la période d'absence.

Les informations nécessaires au calcul des droits à retraite peuvent être conservées à des fins de reconstitution de carrière jusqu'à la liquidation des pensions de vieillesse.