La consultation écrite est organisée par le directeur du centre technique du livre de l'enseignement supérieur, qui établit la liste des candidats qui se sont déclarés parmi les présidents ou directeurs des établissements utilisateurs après appel à candidatures lancé par le directeur du centre technique du livre de l'enseignement supérieur au plus tard quinze jours avant la date d'envoi de la consultation écrite.

L'envoi de la consultation écrite intervient au plus tard quinze jours avant la réunion du conseil d'administration. Les réponses à la consultation sont celles qui parviennent au plus tard en début de séance du conseil d'administration, sous enveloppe vierge glissée dans une enveloppe signée et datée.

La consultation écrite à un seul tour à la majorité relative donne lieu à un choix de quatre candidats au plus de la part de chacun des consultés.

Le dépouillement de la consultation est effectué par le conseil d'administration, qui établit la liste des représentants désignés.

En cas de partage égal des voix entre plusieurs candidats, le conseil d'administration procède à la désignation par tirage au sort.

En l'absence de candidature, le conseil d'administration désignera les quatre représentants des établissements qui ont déposé les collections les plus importantes sur la base des conventions signées et du rapport d'activités présenté par le directeur du centre technique du livre de l'enseignement supérieur. En cas d'insuffisance du nombre de candidats, le conseil d'administration procédera de la même façon pour désigner le nombre nécessaire de représentants.