Les catégories d'informations enregistrées sont celles relatives :

- aux services détenteurs des matériels (nom et téléphone du responsable administratif, du responsable technique et du technicien de maintenance) ;

- aux utilisateurs des matériels (nom, prénom, fonction, organisme, service, localisation, téléphone et télécopieur professionnels) ;

- aux fournisseurs de matériels et aux sociétés de maintenance (société, adresse, téléphone, télécopie, correspondant [nom, prénom, service, fonction]) ;

- aux matériels et logiciels du parc (caractéristiques, localisation).

Les informations nominatives ainsi enregistrées sont conservées :

- pour un responsable administratif, tant qu'il est en fonctions ;

- pour un utilisateur, tant qu'il est usager du matériel ;

- pour un fournisseur ou un prestataire de services, tant qu'ils ont un matériel ou un logiciel inscrits au parc.