Tout membre du cercle doit être titulaire d'une carte datée, annuelle et numérotée, extraite d'un carnet à souches et dont le talon portera toutes indications relatives à l'état civil complet de l'intéressé, son domicile, les pièces d'identité qu'il a présentées, la date de son agrément par le conseil d'administration et celle à laquelle il a versé le montant de la cotisation.

L'établissement tient, en outre, un fichier alphabétique des membres comportant les mêmes renseignements.