La réception des requêtes en reconstitution, celle des extraits de l'état civil ou des livrets de famille transmis par application de l'article 3 de la loi du 15 décembre 1923 et celle des déclarations effectuées en vertu de l'article 4 de la même loi, fait l'objet d'une inscription sur un registre d'entrée, conformément à l'article 17 de la loi du 12 février 1872. Elle donne également lieu à l'ouverture d'un dossier numéroté et à la confection d'une fiche de classement.

Les mêmes formalités sont remplies en ce qui concerne les registres et pièces, ou leurs copies, remis à la commission, en vue d'une reconstitution d'office.