Les membres du conseil font connaître au département scientifique leur empêchement de siéger dans les meilleurs délais suivant la réception de leur convocation. Un membre empêché peut donner, par écrit, pouvoir à un autre membre du conseil scientifique de département. Nul ne peut être détenteur de plus d'un pouvoir. Les membres participant aux séances du conseil émargent, en début de séance, une feuille de présence. Ils mentionnent, le cas échéant, le nom du membre qu'ils représentent.