Au cas où avant la transmission prévue à l'alinéa 3 de l'article 9 une ou plusieurs feuilles ayant trait à une séance auraient été perdues ou rendues inutilisables, les trois exemplaires correspondant aux feuilles perdues ou détériorées sont remplacés par des feuilles identiques mais qui ne sont ni cotées ni paraphées.

Une mention spéciale datée et signée par le maire et le fonctionnaire responsable est apposée sur la ou les nouvelles feuilles. Cette mention est rappelée expressément dans le libellé de la page sur laquelle seront recueillies les signatures des conseillers municipaux dans les conditions prévues pour les mots raturés à l'alinéa 3 de l'article 8.

Si le procès-verbal avait déjà été signé, il est procédé à une nouvelle signature pour l'ensemble de la séance.

Les trois exemplaires de l'ensemble de la séance sont alors adressés, accompagnés des feuillets devenus inutilisables, à l'autorité de tutelle. Celle-ci donne un numéro bis aux nouvelles feuilles, le paraphe et retourne ensuite au maire l'original et le deuxième exemplaire.