Délibération n° 2004-097 du 9 décembre 2004 décidant la dispense de déclaration des traitements de gestion des rémunérations mis en oeuvre par les personnes morales de droit privé autres que celles gérant un service public

Sont dispensés de déclaration les traitements de données à caractère personnel qui répondent aux conditions suivantes.

Finalités du traitement.
Le traitement a pour seules fonctions :
a) Le calcul et le paiement des rémunérations et accessoires et des frais professionnels ainsi que le calcul des retenues déductibles ou indemnisables opérées conformément aux dispositions légales et conventionnelles applicables ;
b) La réalisation des opérations résultant de dispositions légales, de conventions collectives ou de stipulations contractuelles concernant :
- les déclarations à l'administration fiscale et aux organismes de protection sociale, de retraite et de prévoyance ;
- le calcul des cotisations et versements donnant lieu à retenue à la source ;
c) La tenue, conformément aux dispositions du titre IV du livre IV du code du travail, des comptes individuels relatifs à l'intéressement et à la participation des travailleurs à l'entreprise ;
d) La réalisation de tous traitements statistiques non nominatifs, liés à l'activité salariée dans l'entreprise ;
e) La fourniture des écritures de paie à la comptabilité ;
f) La fourniture des informations et la réalisation des états relatifs à la situation du personnel permettant de satisfaire à des obligations légales (telles que la tenue du registre unique du personnel et la déclaration d'emploi des travailleurs handicapés).

Informations traitées.
Les informations traitées se limitent aux données suivantes :
a) Identité : nom, nom marital, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale, dans les conditions fixées par le décret n° 91-1404 du 27 décembre 1991 ou par l'article L. 444-5 du code du travail, adresse ; numéros attribués par les organismes d'assurances sociales, de retraite et de prévoyance, nationalité : français, étranger ;
b) Situation familiale, situation matrimoniale, enfants à charge ; éléments déterminant l'attribution d'un complément de rémunération ;
c) Vie professionnelle : lieu de travail, numéro d'identification interne, date d'entrée dans l'entreprise, ancienneté, emploi occupé et coefficient hiérarchique, section comptable, nature du contrat de travail, taux d'invalidité, catégorie COTOREP (A, B, C), autres catégories de bénéficiaires de la loi n° 87-517 du 10 juillet 1987 (invalide pensionné, mutilé de guerre, assimilé mutilé de guerre) ;
d) Eléments de rémunération : régime et base de calcul de la rémunération ; nature, taux et base des cotisations sociales, congés et absences donnant lieu à retenues déductibles ou indemnisables ainsi que toute retenue légalement opérée par l'employeur ; frais professionnels, mode de règlement, identité bancaire ou postale.

Durée de conservation des données.
La durée de conservation des informations n'excède pas celle prévue par les dispositions légales applicables.
Les informations relatives aux motifs des absences ne sont pas conservées au-delà du temps nécessaire à l'établissement des bulletins de paie.
Les informations nécessaires à l'établissement des droits du personnel, notamment des droits à la retraite, peuvent être conservées sans limitation de durée.

Destinataires des données.
Peuvent seuls, dans la limite de leurs attributions respectives, être destinataires de tout ou partie des informations :
- les services chargés de l'administration et de la paie du personnel ;
- les services chargés du contrôle financier dans l'entreprise ;
- les organismes gérant les différents systèmes d'assurances sociales, d'assurances chômage, de retraite et de prévoyance, les caisses de congés payés, les organismes publics et administrations légalement habilités à les recevoir ;
- les organismes financiers intervenant dans la gestion des comptes de l'entreprise et du salarié.

Information et droit d'accès.
Les salariés concernés par les traitements visés dans la présente décision sont informés de l'existence du traitement informatique et de sa finalité. Ils doivent également être informés des services destinataires des informations et des modalités pratiques d'exercice de leur droit d'accès aux informations qui les concernent.

Sécurités.
Le responsable du traitement est tenu de prendre toutes précautions utiles pour préserver la sécurité des données et, notamment, empêcher qu'elles soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès.
A cet effet, une politique visant à contrôler les accès au traitement et à sécuriser les communications des données est mise en oeuvre.

Transmissions de données vers des pays tiers à la Communauté européenne.
Ne peuvent prétendre au bénéfice de l'exonération les traitements automatisés comportant la transmission de données à caractère personnel vers des pays tiers à l'Union européenne, y compris lorsque cette transmission est réalisée à des fins de sous-traitance. Ces traitements font l'objet de formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL dans les conditions prévues par la loi du 6 janvier 1978 modifiée.

Effets de la dispense de déclaration.
Les traitements répondant aux conditions visées aux articles 2 à 8 peuvent être mis en oeuvre sans délai et sans déclaration préalable auprès de la CNIL.
La dispense de déclaration n'exonère le responsable de tels traitements d'aucune de ses autres obligations prévues par les textes applicables à la protection des données à caractère personnel.

La norme simplifiée n° 28 établie par la délibération n° 85-38 du 18 juin 1985 est abrogée.

La présente délibération sera publiée au Journal officiel de la République française.