1. Diminution du nombre des publications

La création d'une publication nouvelle doit, hors le cas où elle est rendue obligatoire par un texte, revêtir un caractère exceptionnel et être justifiée par la nécessité de répondre à un besoin indiscutable et précisément identifié.
Sont notamment à proscrire les publications dont le contenu éditorial est inadapté au lectorat visé, ainsi que, sauf exceptions dûment justifiées, les publications émanant de services déconcentrés, celles-ci devant le plus souvent trouver leur place dans les bulletins préfectoraux.
En tout état de cause, toute création doit être financée par des économies réalisées par la fusion, la suppression ou l'aménagement de publications existantes.
Par ailleurs, le nombre des publications réalisées par les différentes administrations devra être significativement réduit. A cet effet, vous désignerez un fonctionnaire de haut niveau chargé, sous votre autorité, de suivre l'application des mesures d'économies en matière de publications administratives. Ce fonctionnaire pourra être la personne que vous aurez désignée comme votre représentant permanent auprès de la commission de coordination de la documentation administrative, en application de l'article 3 du décret du 13 juillet 1971 précité. Il appartiendra au responsable ainsi désigné de rechercher les économies possibles, en procédant à une révision de l'ensemble des moyens dont dispose votre ministère, qu'il s'agisse de l'administration centrale, des services extérieurs ou des établissements publics nationaux placés sous votre tutelle.
Je vous rappelle en outre au respect des instructions contenues dans la circulaire de mon prédécesseur en date du 14 février 1994, relative à la diffusion des données publiques. Elles doivent notamment vous conduire à supprimer les publications dont le lien avec les missions du service est incertain ou insuffisant et celles qui constitueraient, à l'égard de l'édition privée, des pratiques anticoncurrentielles.
Vous voudrez bien m'adresser, avant le 31 octobre 1996, sous le timbre de la C.C.D.A., un rapport sur les économies en matière de publications administratives que vous envisagez de réaliser en application des présentes instructions. Ce rapport pourra comporter par exemple des propositions de suppression, de modification (teneur, présentation, diffusion, périodicité) ou de fusion de publications existantes. L'économie réalisée l'an prochain devra être de l'ordre de 30 p. 100, sauf exception justifiée par la spécificité de vos missions. Les économies seront explicitées par référence au cadre comptable annexé à la présente circulaire.
Dans l'esprit de la nouvelle procédure budgétaire définie par mes lettres du 22 mai 1996 relatives aux mandats de préparation du projet de loi de finances pour 1997, les crédits ainsi libérés pourront être réaffectés à votre convenance à d'autres dépenses de fonctionnement.

2. Réduction du coût de gestion des publications

Des économies substantielles doivent être réalisées sur la gestion des publications existantes.
Il convient d'abord d'adapter strictement le tirage aux besoins du public visé et de n'accorder une diffusion gratuite qu'à des destinataires réellement intéressés par les informations contenues dans la publication concernée. Afin de permettre une actualisation permanente des fichiers,
l'usage de la carte-réponse annuelle sera systématisé. Cette carte, jointe au périodique, sera à retourner par le destinataire au service éditeur ;
l'omission de ce retour entraînera la suppression de la diffusion gratuite.
Je vous invite en deuxième lieu à mettre fin au caractère luxueux de trop de publications administratives. Celles-ci peuvent être sobres sans être rébarbatives. Les économies ainsi dégagées pourront être utilement redéployées vers d'autres actions d'information ou de communication, en direction du public comme des agents de votre département ministériel.
Enfin, vous porterez une attention particulière aux publications destinées aux agents publics. Contribuant positivement à la communication interne au sein d'un ministère, d'une administration centrale ou de l'ensemble des services déconcentrés de l'Etat au niveau local et favorisant l'adhésion des personnels au service public, leur existence n'est pas en cause. Il est en revanche indispensable, dans l'intérêt des deniers publics comme dans celui de la communication interne, de ne pas les multiplier.
De façon générale, je demande à la C.C.D.A. de vous donner toutes indications utiles au respect des instructions qui précèdent.

3. Contrôle

A. - Rôle de la commission de coordination

de la documentation administrative (C.C.D.A.)

Les compétences de la C.C.D.A. en matière de publications administratives sont fixées par le décret no 71-570 du 13 juillet 1971 modifié.
La commission est notamment chargée d'étudier les problèmes posés par l'édition et la diffusion des publications émanant des administrations centrales, de leurs services extérieurs et des établissements publics de l'Etat, ainsi que par la rationalisation de matériels documentaires imprimés ou audiovisuels. Elle est habilitée, pour ce faire, à demander toutes précisions sur ces publications et matériels, notamment sur leur mode d'édition, de financement et de diffusion.
Elle tient l'inventaire permanent, dans sa base de données SAFRANC, des publications en série réalisées par les administrations et les établissements publics de l'Etat.
Elle veille à la coordination des publications relevant des diverses administrations et à une meilleure diffusion des publications de source administrative dans les services et le public. Elle a vocation à se prononcer sur la suppression, la modification ou la fusion de publications existantes. Tout projet de publication périodique émanant des administrations de l'Etat est soumis à l'avis de la commission.
L'avis de la commission est obligatoirement joint aux propositions d'engagement de dépenses pour toute nouvelle publication en série.
La commission de coordination de la documentation administrative dispose donc d'une compétence étendue en matière de politique documentaire. Je souhaite qu'elle intensifie ses efforts pour permettre aux différentes administrations de répondre au moindre coût au besoin d'information des usagers ou de leurs propres agents.
Je souligne en particulier qu'aucune création de publication nouvelle ne doit intervenir sans avoir été préalablement soumise à l'avis de la commission et que cet avis est présenté au contrôleur financier au moment de l'engagement de la dépense. Ce principe est applicable tant aux publications éditées directement par l'administration qu'à celles qui sont produites et diffusées pour le compte de l'Etat par des associations. Je précise au passage que le financement indirect de publications par le biais de subventions à des associations doit être découragé.
J'estime en outre indispensable, comme la pratique s'en est au demeurant instituée, que les publications ayant fait l'objet d'un avis favorable de la C.C.D.A. lors de leur création soient soumises à un nouvel examen par la commission dix-huit mois après la délivrance de l'avis initial.
Il conviendra de plus, désormais, qu'un nouvel avis de la commission intervienne également à intervalles réguliers et soit présenté au contrôleur financier selon les mêmes formes et avec les mêmes conséquences que l'avis initial. Cet intervalle sera de trois ans pour les publications les plus importantes. Le réexamen s'opérera par sondage pour les autres. Dans tous les cas, un avis défavorable de la commission à la poursuite de la publication,
ou le non-respect des conditions assortissant un avis favorable sous réserve, entraînera la cessation de la publication.
Quelle que soit la date de la création de la publication, je vous demande instamment de transmettre à la C.C.D.A., avant le 31 octobre 1996, tous éléments financiers pertinents (prix de revient, prix d'achat), ainsi que toutes données relatives à sa diffusion. La C.C.D.A. préparera les formulaires que vous aurez à faire renseigner par vos services en vue de lui permettre de mettre à jour la base de données SAFRANC. Elle a d'ores et déjà élaboré à cet effet l'état comptable type qui figure en annexe à la présente circulaire.
Le refus, même implicite, de coopérer avec la commission entraînera la cessation de la ou des publication(s) concernée(s).

B. - Audit des dépenses des administrations

relatives aux publications

J'ai décidé de charger le comité central d'enquête sur le coût et le rendement des services publics d'une mission d'analyse et de propositions portant sur les dépenses des différents ministères afférentes à leurs publications. Le dépôt des conclusions de cette mission ne constitue pas un préalable à l'application des instructions figurant ci-dessus.
La présente circulaire se substitue à la circulaire du 6 octobre 1982 relative à la gestion des publications administratives.