Le dossier individuel de l'agent (DIA) sur support électronique concerne les agents affectés, gérés ou rémunérés par les ministères chargés des affaires sociales dans le cadre du système d'information des ressources humaines « Renouveau des outils informatiques relatifs aux ressources humaines » (RenoiRH). La gestion des dossiers individuels des agents sur support électronique, au sens du décret du 15 juin 2011 susvisé, est réalisée via l'application « Gestion de l'archivage et du stockage unifiés du dossier individuel agent » (GAUdDI), intégrée au SIRH visé à l'alinéa précédent.

La liste des documents faisant l'objet d'une dématérialisation du dossier individuel des agents sur support électronique en référence à la nomenclature cadre mentionnée en annexe de l'arrêté du 21 décembre 2012 susvisé, figure en annexe au présent arrêté.

La mise en œuvre du passage à la gestion des dossiers sur support électronique des agents des périmètres ministériels intervient à compter du 1er janvier 2024 et au plus tard le 31 décembre 2024.
Les agents publics concernés sont informés de la dématérialisation de leur dossier individuel.

Les documents intéressant la situation de l'agent et constitués sous une forme papier avant la date de mise en œuvre du dossier individuel de l'agent sur support électronique ou qui seraient fournis ou constitués sous forme papier après cette date, sont conservés au format papier jusqu'à leur numérisation éventuelle et leur versement dans le dossier individuel de l'agent sur support électronique, dans des conditions et sous des formes garantissant leur reproduction à l'identique.
Les documents sous une forme papier mentionnés à l'alinéa précédent peuvent faire l'objet d'une numérisation. A défaut, ils demeurent sous forme papier.
Une durée de conservation pour la gestion courante est fixée pour chaque type de document conformément aux dispositions de l'arrêté du 21 décembre 2012 susvisé :

- au terme de sa conservation en gestion courante, chaque document fait l'objet d'un archivage intermédiaire ou d'une destruction, conformément à la nomenclature annexée à l'arrêté du 21 décembre 2012 susvisé ;
- l'archivage intermédiaire prend fin à l'issue de la durée d'utilité administrative du document, fixée aux quatre-vingts ans de l'agent ;
- au terme de leur durée d'utilité administrative, les documents stockés dans le dossier individuel de l'agent sur support électronique font l'objet d'un versement aux archives nationales, ou sont éliminés sous le contrôle de la mission des archives des ministères chargés des affaires sociales.

Le service en charge de la gestion du système d'information des ressources humaines au sein des ministères chargés des affaires sociales délivre des habilitations, dans les conditions prévues par l'article 6 du décret du 15 juin 2011 susvisé :
1° Aux agents chargés de la gestion des dossiers individuels des agents sur support électronique ;
2° Le cas échéant, à des tiers, notamment aux représentants du personnel, lorsque leur accès au dossier de l'agent est prévu par une disposition législative ou réglementaire.
Ces habilitations sont retirées selon les mêmes modalités dès lors que les bénéficiaires ne remplissent plus les conditions d'accès au dossier individuel des agents sur support électronique. Le contenu des habilitations permettant la consultation et la réalisation d'opérations sur des documents dans GaudDI. Cette description des habilitations comprend notamment leurs limites dans le temps et les listes des opérations de consultation et de gestion autorisées.

L'agent accède par l'intermédiaire de GaudDI à tout document classé dans son dossier individuel sur support électronique pendant la durée maximale de conservation prévue par l'arrêté du 21 décembre 2012 susvisé. Pour les dossiers individuels conservés sous format papier, les modalités de consultation restent inchangées.
Les agents sont tenus informés des modalités pratiques de consultation des documents, quel que soit leur support, d'obtention d'une copie et de l'exercice des droits mentionnés dans la loi du 6 janvier 1978. Ces modalités pratiques leur sont précisées par l'autorité de gestion des agents des ministères chargés des affaires sociales. Ils peuvent lui adresser toute demande de rectification, de retrait ou d'ajout d'un document soit lors de la consultation soit ultérieurement. Sur sa demande, ses observations sont consignées en annexe au document concerné.

Les tiers, notamment les représentants des personnels, sont informés des modalités de consultation des documents du dossier individuel de l'agent, dans les limites de leurs attributions légales ou réglementaires qu'ils soient contenus dans le dossier individuel de l'agent sur support électronique ou demeurés sur format papier, notamment à travers les dispositions prévues à cet effet par la décision mentionnée à l'article 2.

Chaque autorité de gestion des agents des ministères chargés des affaires sociales prend, pour son périmètre, toute précaution pour préserver la confidentialité des données personnelles ainsi que l'intégrité et la lisibilité du dossier individuel des agents sur support électronique.

Le présent arrêté sera publié au Journal officiel de la République française.