NOTE SUR LES RÈGLES APPLICABLES AUX DÉPLACEMENTS ET MISSIONS
DES MEMBRES ET DES AGENTS DU CONSEIL ET AUTRES PERSONNES QUALIFIÉES
I. ― Dispositions applicables aux membres et agents du CSA
A. - Les textes

L'article 21 du décret n° 2014-382 du 28 mars 2014 relatif à l'organisation et au fonctionnement du Conseil supérieur de l'audiovisuel dispose que :
« Les frais occasionnés par les déplacements et les séjours des personnels et des membres du Conseil supérieur de l'audiovisuel sont remboursés dans les conditions prévues par la réglementation applicable aux personnels civils de l'Etat.
Les délibérations prévues au 8° de l'article 2 ainsi qu'aux articles 3 et 7 du décret du 3 juillet 2006 susvisé sont prises par le Conseil supérieur de l'audiovisuel »
Le décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 et les arrêtés pris pour son application définissent les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des agents civils de l'Etat à compter du 1er novembre 2006 (1). Les dispositions de ces textes s'appliquent aux déplacements effectués à l'occasion de missions en France (métropole et outre-mer) et à l'étranger.

B. - Définitions

Est en mission, au sens de l'article 2 du décret du 3 juillet 2006 précité, tout agent en service muni d'un ordre de mission pour une durée totale n'excédant pas 12 mois, qui se déplace, pour l'exécution du service, hors de sa résidence administrative et hors de sa résidence familiale.
L'agent en tournée est un agent en service et qui se déplace à l'intérieur de sa collectivité territoriale d'affectation, mais hors de sa résidence administrative et familiale.
La résidence administrative correspond au territoire de la commune sur lequel se situe le service où l'agent est affecté. Lorsqu'il est fait mention de la résidence de l'agent, cette résidence est sa résidence administrative. La résidence familiale correspond au territoire de la commune sur lequel se situe le domicile de l'agent.
Pour les agents qui seraient amenés à se déplacer fréquemment vers une destination régulière (exemple : agents du CSA Paris allant régulièrement à l'ANFR) ou vers une zone géographique (exemple : agents des CTA se déplaçant dans le ressort géographique du CTA), ils peuvent, sur demande écrite adressée à la DAF et visée par leur responsable hiérarchique, bénéficier d'un ordre de mission permanent qui dispense l'agent d'un ordre de mission à chacune de ses missions. Cet ordre de mission, limité à des zones géographiques définies, ne peut pas excéder une durée de 12 mois. Il peut toutefois être renouvelé selon la même procédure.

II. - La préparation et l'organisation des missions
A. - L'ordre de mission

Il existe deux sortes d'ordres de mission :
― « Les missions avec remboursement des frais » lorsque le CSA prend en charge tout ou partie des frais liés à la mission ;
― « Les missions ne donnant pas lieu à remboursement de frais » : lorsque aucuns frais n'ont été engagés par l'agent, l'ordre de mission permet de couvrir juridiquement l'agent en cas d'accident du travail.
Qu'il soit avec ou sans frais, l'ordre de mission est nécessaire et couvre l'agent en déplacement pendant toute la durée de sa mission. Il atteste qu'il est en position régulière d'absence et qu'il demeure placé sous l'autorité et la responsabilité du CSA pendant la mission.

B. - Le traitement d'une demande d'ordre de mission

Tout agent en déplacement professionnel hors de sa résidence familiale et administrative doit être impérativement muni, au préalable, d'un ordre de mission établi par la DAF.
Les demandes d'ordre de mission doivent être signées par le responsable hiérarchique du demandeur et parvenir au service des affaires budgétaires et financières, au minimum 8 jours avant le début de la mission, quelle que soit la destination de la mission. Un délai de 15 jours est souhaitable en cas de déplacement collectif (exemple : réunion des CTA à Paris).
Pour les missions comportant une demande d'avance sur frais de séjour (cf. ci-dessous point A sous V), la demande d'ordre de mission doit être adressée au minimum 10 jours avant le début de la mission afin de permettre son paiement par le régisseur. Les avances sur frais de séjour peuvent être égales à 75 % des frais prévisibles et doivent être sollicitées directement par l'intéressé, par courrier visé par son supérieur hiérarchique et adressé au pôle « missions » de la DAF.
Les demandes d'ordre de mission doivent être accompagnées de toutes les pièces nécessaires à l'organisation de la mission et notamment le programme prévisionnel de celle-ci.
Toute demande de modification, qu'il s'agisse d'un changement de date ou d'horaire, doit être effectuée par mail par l'agent concerné le plus tôt possible et au minimum 48 heures avant le début de la mission. Si cette modification entraîne un prolongement de la mission, la demande rectificative devra être également signée par le responsable hiérarchique qui a signé la demande initiale.
Il est à noter qu'aucune mission hors du département de la résidence administrative ne peut se prolonger au-delà de deux mois sans une nouvelle décision préalable établie dans les mêmes conditions que l'ordre de mission initial. La demande de prolongation doit être motivée.

C. - Le remboursement des frais liés à la mission

A l'issue de chaque mission, l'agent qui s'est déplacé doit, pour pouvoir bénéficier des remboursements auxquels il a droit, transmettre au service des affaires budgétaires et financières la fiche pour le remboursement des déplacements signée par lui et visée par son supérieur hiérarchique. Le document doit préciser toutes les dépenses (transport/repas/hébergement) qu'il a engagées en produisant les factures acquittées par ses soins. L'agent justifie ainsi de l'effectivité de la dépense qui ouvre droit aux remboursements des frais, le cas échéant.

III. ― Les conditions de transport
A. - Transport ferroviaire

Les déplacements des agents en train s'effectuent en 2e classe.
Toutefois, le président, les membres du cabinet, les membres du collège, le directeur général, le directeur général adjoint, les directeurs et les présidents de CTA peuvent voyager en 1re classe.
Les directives gouvernementales, à la suite des conclusions du « Grenelle de l'Environnement », incitent les organismes publics à privilégier le transport ferroviaire sur les destinations où le train et l'avion sont en concurrence (notamment vers des destinations européennes telles que Bruxelles, Amsterdam, Londres et les grandes villes) et à proscrire les déplacements en avion lorsqu'il existe une liaison ferroviaire de moins de trois heures.

B. - Transport aérien

Les déplacements en avion s'effectuent en classe économique.
Par dérogation à cette règle et après accord préalable du président, les membres du collège et les collaborateurs qui les accompagnent peuvent bénéficier d'un surclassement pour la voie aérienne.
Le surclassement peut être autorisé pour la voie aérienne par l'autorité qui ordonne le déplacement, lorsque la durée du voyage est supérieure à 7 heures et que la durée de la mission est inférieure à 7 jours.

C. - Utilisation du véhicule personnel

Les agents peuvent, après accord de leur responsable hiérarchique, et quand l'intérêt du service le justifie, utiliser leur véhicule personnel pour effectuer des déplacements professionnels.

IV. ― Les dépenses directement prises en charge par le CSA avant le début de la mission
A. - Les frais de transport

Le Conseil dispose d'un marché de transports et d'hébergement dont le titulaire est Carlson WagonLit (CWT). Les billets de transport étant pris en charge directement par le CSA dans le cadre de ce marché, les agents n'ont pas, sauf cas exceptionnel, à acquitter le paiement de leurs billets de train ou d'avion. Il incombe au responsable hiérarchique qui autorise le déplacement d'opter pour le moyen de transport le moins onéreux et, lorsque l'intérêt du service l'exige, le plus adapté à la nature du déplacement (2).

B. - Les frais d'hébergement

Les agents n'ont pas, sauf cas exceptionnel, à acquitter le paiement de leurs frais d'hébergement.
Le Conseil prend en effet en charge, dans le cadre du marché de transports et d'hébergement, directement, sans avance de frais, les dépenses liées à l'hébergement lors des déplacements de ses agents.
Si le prestataire n'est pas en mesure de répondre à la demande de l'agent, ce dernier peut réserver directement son hôtel. Il sera remboursé sur la base des taux de remboursements en vigueur.

V. - Les frais remboursés par le CSA à l'issue de la mission
A. - Les principes s'appliquant à toutes les missions

1. Le paiement des indemnités pour frais de déplacements temporaires est effectué à l'issue du déplacement.
Cependant, des avances peuvent être consenties aux agents qui en font la demande, dans la limite de 75 % des frais prévisibles. Les demandes d'avances doivent être sollicitées directement par l'intéressé, par courrier visé par son supérieur hiérarchique et adressé au pôle « missions » de la DAF.
L'indemnité versée ne peut excéder le montant des frais réellement engagés.
Le remboursement se fera, par conséquent, sur présentation des factures permettant de justifier la dépense.
2. Concernant l'indemnité, elle est versée sur la base des taux de remboursement forfaitaire fixés par la délibération du collège.
A titre exceptionnel, et après accord du président, les membres du collège, les agents et les personnes extérieures qualifiées peuvent bénéficier de la prise en charge de leurs dépenses réelles d'hébergement et de restauration sur production de documents établissant les dépenses réellement acquittées.
3. Pour procéder au remboursement de ces frais, l'agent devra produire obligatoirement les justificatifs suivants au pôle « missions » du service des affaires budgétaires et financières (DAF) :
― lorsque l'agent a pris à sa charge, exceptionnellement, les frais de transport quel que soit le lieu du déplacement (métropole, outre-mer et étranger) : le titre de transport ou la facture pour les frais de transport (3) y compris les frais liés à l'utilisation d'un taxi ou d'un véhicule de location, après accord du chef de service (4) ;
― lorsque l'agent a procédé directement (et à titre exceptionnel) au paiement de l'hébergement : la facture d'hébergement ;
― les frais divers (5), en vue du versement des indemnités destinées à compenser forfaitairement l'ensemble des frais engagés.

B. - Les frais donnant lieu à remboursement

En métropole et en outre-mer :
Lorsque l'agent se déplace pour les besoins du service à l'occasion d'une mission, d'une tournée ou d'un intérim, il peut bénéficier des indemnités de mission (6), à savoir :
― remboursement forfaitaire des frais de repas ;
― remboursement forfaitaire des frais d'hébergement sur production des justificatifs (décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006).
A l'étranger :
Les indemnités forfaitaires de missions (per diem) ont vocation à couvrir toutes les dépenses liées à l'hébergement, aux repas mais également aux dépenses annexes telles que les frais de transports (transports urbains, taxi) sur le lieu de la mission.
Lorsque cela ne peut être le cas, le remboursement des frais divers peut être accepté, au cas par cas, sur présentation de l'ensemble des justificatifs.
Cas particuliers : utilisation du véhicule personnel et utilisation d'un taxi :
L'utilisation du véhicule personnel
Les agents sont remboursés sur la base du taux des indemnités kilométriques en application de l'arrêté du 3 juillet 2006. Elles sont calculées en fonction de la puissance fiscale du véhicule et du nombre de kilomètres parcourus du 1er janvier au 31 décembre conformément à l'arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités kilométriques prévues à l'article 10 du décret n° 2006-781.
En métropole, après accord du chef de service, sont remboursés, sur présentation du ticket ou de la facture, les frais de parc de stationnement et de péage d'autoroute engagés par l'agent autorisé à utiliser un véhicule personnel pour les besoins du service (7).
A l'étranger, ces frais sont inclus, selon les cas, cumulativement ou séparément dans les frais divers mentionnés à l'article 3-2° du décret.
L'utilisation de taxis
La présentation des notes de taxi à des fins de remboursement doit demeurer exceptionnelle et être dûment justifiée. Le remboursement peut être autorisé dans les cas suivants :
― absence de transport en commun ;
― transport des objets fragiles, lourds et encombrants ;
― taxi collectif.

C. - Les modalités de remboursement

Les modalités de remboursement sont décrites aux annexes I et II de la présente note.