Le fichier prévu à l'article L. 5114-2 est tenu par l'administration des douanes.

L'inscription est demandée par le bénéficiaire de la francisation ou le constructeur au bureau des douanes dans le ressort duquel se trouve le port d'attache ou le lieu de construction du bâtiment.

1° Le cas échéant, les noms des gérants dans les conventions de copropriété conclues pour l'application de l'article L. 5114-32 ;

2° Le cas échéant, les clauses des conventions de copropriété prévues aux articles L. 5114-39 et L. 5114-40 ;

3° Les actes et contrats mentionnés à l'article L. 5114-1 et à l'article L. 5423-2 ;

4° Les clauses des contrats mentionnés à l'article L. 5411-2 donnant à l'affréteur la qualité d'armateur ;

5° Les sûretés conventionnelles constituées avant la francisation du bâtiment, en application du 3° de l'article 50 de la loi n° 67-5 du 3 janvier 1967 portant statut des navires autres bâtiments de mer ;

6° Les décisions mentionnées à l'article R. 5114-48 ;

7° Les hypothèques consenties sur tout ou partie du navire ;

8° Les actes de saisie.

Sont également mentionnées sur la fiche matricule :
1° Les ordonnances constatant la constitution d'un fonds de limitation conformément à l'article R. 5121-6 ;
2° Les actes et contrats relatifs à la gestion nautique lorsque l'inscription est faite au nom du gestionnaire.

En cas de perte ou de vente du navire à un étranger, le bénéficiaire de la francisation est tenu de requérir l'annulation de la fiche matricule de son navire.

La liste des bureaux des douanes dans lesquels les fichiers sont tenus est fixée par arrêté du ministre du budget.

Le modèle de la fiche matricule et les prescriptions relatives à sa tenue sont fixées par arrêté du ministre du budget.
Les différents documents et pièces justificatives produits pour être mentionnés sur la fiche matricule, à l'exception des titres constitutifs d'hypothèques, sont conservés et classés au dossier du navire constitué au bureau des douanes du port d'attache ou, pour les actes de saisie-exécution, au dossier du navire constitué à la conservation des hypothèques maritimes.

Les certificats d'inscription délivrés par les bureaux de douane sont établis sous forme de copies certifiées exactes des fiches matricules des navires ou d'extraits de ces fiches.