Le fichier prévu à l'article L. 5114-2 est tenu par l'administration des douanes.

L'inscription est demandée par le bénéficiaire de la francisation ou le constructeur au bureau des douanes dans le ressort duquel se trouve le port d'attache ou le lieu de construction du bâtiment.

1° Le cas échéant, les noms des gérants dans les conventions de copropriété conclues pour l'application de l'article L. 5114-32 ;

2° Le cas échéant, les clauses des conventions de copropriété prévues aux articles L. 5114-39 et L. 5114-40 ;

3° Les actes et contrats mentionnés à l'article L. 5114-1 et à l'article L. 5423-2 ;

4° Les clauses des contrats mentionnés à l'article L. 5411-2 donnant à l'affréteur la qualité d'armateur ;

5° Les sûretés conventionnelles constituées avant la francisation du bâtiment, en application du 3° de l'article 50 de la loi n° 67-5 du 3 janvier 1967 portant statut des navires autres bâtiments de mer ;

6° Les décisions mentionnées à l'article R. 5114-48 ;

7° Les hypothèques consenties sur tout ou partie du navire ;

8° Les actes de saisie.

Aucun des actes mentionnés aux 1° à 6° de l'article R. 5114-6, n'est opposable aux tiers avant son inscription sur la fiche matricule.

Aucun des actes mentionnés aux 7° et 8° de l'article R. 5114-6 n'est opposable aux tiers avant son inscription sur le registre mentionné à l'article R. 521-1 du code de commerce.

Sont également mentionnées sur la fiche matricule :
1° Les ordonnances constatant la constitution d'un fonds de limitation conformément à l'article R. 5121-6 ;
2° Les actes et contrats relatifs à la gestion nautique lorsque l'inscription est faite au nom du gestionnaire.

En cas de perte ou de vente du navire à un étranger, le bénéficiaire de la francisation est tenu de requérir l'annulation de la fiche matricule de son navire.

Les différents documents et pièces justificatives produits pour être mentionnés sur la fiche matricule sont conservés et classés au dossier du navire tenu par les services du préfet, ou du ministre chargé de la mer pour les navires immatriculés au registre international français, à l'exception des titres constitutifs d'hypothèques et des actes de saisie-exécution conservés au registre mentionné à l' article R. 521-1 du code de commerce .

Les certificats d'inscription délivrés par la préfecture ou les services du ministre chargé de la mer pour les navires immatriculés au registre international français sont établis sous forme de copies certifiées exactes des fiches matricules des navires ou d'extraits de ces fiches.