Les collectivités territoriales ou leurs groupements ont l'usage des documents appartenant à l'Etat déposés dans leur bibliothèque. Ils en assurent l'inventaire, le signalement, le récolement, la conservation et la communication.

Ces documents peuvent être retirés des bibliothèques par le ministre chargé de la culture en cas d'insuffisance de soins, d'insécurité ou de transfert sans l'autorisation mentionnée à l'article R. 312-2.

Le transfert des documents appartenant à l'Etat entre bibliothèques dépositaires relevant des collectivités territoriales ou de leurs groupements requiert une autorisation du préfet de région. La collectivité territoriale ou le groupement souhaitant se dessaisir des documents appartenant à l'Etat saisit le préfet de la région où se situe la collectivité territoriale ou le groupement susceptible de recevoir ces documents en dépôt. Le préfet de région autorise le changement de bibliothèque dépositaire, après avoir recueilli l'accord de la collectivité territoriale ou du groupement pressenti pour recevoir en dépôt ces documents appartenant à l'Etat.

Les collectivités ou leurs groupements peuvent prêter ou déposer à l'extérieur de leur bibliothèque un document patrimonial appartenant à l'Etat sur autorisation du préfet de région, accordée après vérification des garanties de sécurité et de conservation prévues pour le transport, l'exposition et la communication.

Le contrôle scientifique et technique de l'Etat sur l'activité des bibliothèques des collectivités territoriales ou de leurs groupements est relatif à la constitution, au traitement, à la conservation et la communication des collections, à l'organisation des services proposés à leur public et à l'aménagement de leurs locaux. Il porte notamment sur :

a) La qualité des collections physiques et numériques, leur renouvellement, leur caractère pluraliste et diversifié ;

b) L'inventaire et le récolement des documents patrimoniaux ;

c) La qualité des services proposés à tous les publics et l'interopérabilité des systèmes d'information ;

d) Le respect des exigences techniques et de sécurité liées à la communication des collections, en particulier des documents patrimoniaux, à leur exposition, à leur reproduction, à leur entretien, à leur restauration et à leur stockage ;

e) L'accessibilité des locaux pour tous les publics et l'aménagement des espaces.

Pour les bibliothèques départementales, il porte en outre sur les services proposés aux bibliothèques de leur réseau.

Le contrôle scientifique et technique de l'Etat est exercé sous l'autorité du ministre chargé de la culture qui peut confier des missions à l'inspection générale de l'éducation, du sport et de la recherche ainsi qu'à des membres du personnel scientifique des bibliothèques et à des agents publics placés sous son autorité, choisis en raison de leur compétence scientifique et technique.

Le contrôle s'exerce sur pièces et sur place.

Chaque inspection donne lieu à un rapport au ministre chargé de la culture, qui le transmet au préfet de région pour communication à la collectivité territoriale ou au groupement dont relève la bibliothèque.

Les collectivités territoriales ou leurs groupements remettent chaque année au ministre chargé de la culture les éléments statistiques nécessaires à l'élaboration de son rapport annuel sur l'activité des bibliothèques des collectivités territoriales ou de leurs groupements.