Le secrétariat de la commission départementale d'aménagement cinématographique s'assure du caractère complet des demandes d'autorisation d'aménagement cinématographique.

La direction régionale des affaires culturelles du ministère de la culture les instruit.

Dans le délai d'un mois à compter de la date d'enregistrement d'une demande d'autorisation, les membres de la commission départementale d'aménagement cinématographique reçoivent, par voie électronique, communication de cette demande accompagnée :

1° De l'arrêté préfectoral fixant la composition de la commission ;

2° De la lettre d'enregistrement de la demande prévue à l'article R. 212-7-5 ;

3° Du formulaire prévu à l'article R. 212-6-7.

Toutefois, sur leur demande, les membres de la commission peuvent recevoir l'ensemble de ces documents par lettre recommandée avec demande d'avis de réception.

Cinq jours au moins avant la réunion, les membres de la commission départementale d'aménagement cinématographique reçoivent, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, communication de l'ordre du jour, accompagné des rapports d'instruction élaborés dans le cadre de l'instruction prévue à l'article R. 212-7-8.

La communication de ces documents aux élus locaux appelés à siéger à la commission départementale d'aménagement cinématographique vaut transmission à leurs représentants.

Lorsqu'une nouvelle demande est présentée, en application de l'article L. 212-10-2, à la suite de modifications substantielles du projet ou d'un changement d'enseigne, les renseignements fournis à l'appui de cette demande décrivent les modifications envisagées et leurs conséquences sur les éléments d'information contenus dans la demande initiale.

Le directeur régional des affaires culturelles, qui peut se faire représenter, rapporte les dossiers.

La commission départementale d'aménagement cinématographique entend le demandeur à sa requête.

Elle peut entendre toute personne dont l'avis présente un intérêt pour la commission.

Toute autre personne souhaitant être entendue par la commission peut en faire la demande. Cette demande, formulée par écrit et notifiée au secrétariat de la commission au moins cinq jours avant la réunion de celle-ci, doit comporter les éléments justifiant, d'une part, de l'intérêt de la personne concernée à être entendue et, d'autre part, des motifs qui justifient son audition.

La commission départementale d'aménagement cinématographique ne peut délibérer que si au moins cinq de ses membres sont présents. Si ce quorum n'est pas atteint, il est procédé, sur le même ordre du jour, à une nouvelle convocation de la commission. Celle-ci ne peut valablement délibérer, à l'expiration d'un délai de trois jours après cette convocation, que si au moins quatre de ses membres sont présents.

Lorsqu'elle statue sur un projet dont la zone d'influence cinématographique dépasse les limites du département, la commission ne peut délibérer que si au moins la majorité de ses membres sont présents. Si ce quorum n'est pas atteint, il est procédé, sur le même ordre du jour, à une nouvelle convocation de la commission. Celle-ci ne peut valablement délibérer, à l'expiration d'un délai de cinq jours après cette convocation, qu'en présence, au moins, de quatre membres du département d'implantation et d'un tiers des membres de la commission.

Les membres de la commission départementale d'aménagement cinématographique gardent le secret tant sur les délibérations que sur les documents dont ils ont eu connaissance à l'occasion de leurs fonctions.

Un exemplaire du procès-verbal de la réunion de la commission départementale d'aménagement cinématographique est adressé par courrier simple dans le délai d'un mois à chaque membre de la commission ainsi qu'à la direction régionale des affaires culturelles et au médiateur du cinéma.

La commission départementale d'aménagement cinématographique se prononce par un vote à bulletins nominatifs. Sa décision motivée, signée par le président, indique le sens du vote émis par chacun des membres.

La décision décrit le projet autorisé et mentionne le nombre de salles et de places autorisées.

La décision de la commission départementale d'aménagement cinématographique est :

1° Notifiée au demandeur dans le délai de dix jours à compter de la date de la réunion de la commission soit par la voie administrative contre décharge, soit par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, soit par courrier électronique dans les conditions prévues au quatrième alinéa du présent article.

Lorsque les courriers sont adressés au demandeur par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, l'intéressé est réputé en avoir reçu notification à la date de présentation du courrier.

Lorsque la demande précise que le demandeur accepte de recevoir à une adresse électronique les réponses de l'autorité compétente, les notifications peuvent lui être adressées par courrier électronique. Dans ce cas, le demandeur est réputé avoir reçu ces notifications à la date à laquelle il les consulte à l'aide de la procédure électronique. Un accusé de réception électronique est adressé à l'autorité compétente au moment de la consultation du document. A défaut de consultation à l'issue d'un délai de trois jours après leur envoi, le demandeur est réputé avoir reçu ces notifications ;

2° Affichée, à l'initiative du préfet, pendant un mois à la porte de la mairie de la commune d'implantation. En cas d'autorisation tacite, une attestation du préfet est affichée dans les mêmes conditions.

L'exécution de la formalité prévue au 2° fait l'objet d'une mention au recueil des actes administratifs de la préfecture.

La décision de la commission, ou le cas échéant l'attestation mentionnée au 2°, est notifiée par le préfet au médiateur du cinéma dans le délai de dix jours.