Le salarié adresse à l'employeur, au moins quinze jours avant le début du congé de représentation, une demande écrite l'informant de sa volonté de bénéficier de ce congé.
Il précise la date et la durée de l'absence envisagée et désigne l'instance au sein de laquelle il est appelé à siéger.

Le bénéfice du congé de représentation peut être refusé par l'employeur s'il établit que le nombre de salariés, par établissement, ayant bénéficié de ce congé, durant l'année en cours, atteint la proportion suivante :
1° Moins de 50 salariés : un bénéficiaire ;
2° 50 à 99 salariés : deux bénéficiaires ;
3° 100 à 199 salariés : trois bénéficiaires ;
4° 200 à 499 salariés : huit bénéficiaires ;
5° 500 à 999 salariés : dix bénéficiaires ;
6° 1 000 À 1 999 salariés : douze bénéficiaires ;
7° A partir de 2 000 salariés : deux bénéficiaires de plus par tranche supplémentaire de 1 000 salariés.

Le refus du congé de représentation par l'employeur est motivé et fondé sur les dispositions de l'article L. 3142-54 ou sur les limitations en fonction de l'effectif prévues à l'article R. 3142-28.
Il est notifié au salarié dans les quatre jours à compter de la réception de sa demande.
En cas de contestation, le bureau de jugement du conseil de prud'hommes, saisi en application de l'article L. 3142-54, statue en dernier ressort selon les formes applicables au référé.

Le salarié dont la demande n'a pas été satisfaite bénéficie d'une priorité pour l'octroi ultérieur d'un congé de représentation.

A l'issue de la réunion de l'instance au titre de laquelle est accordé le congé de représentation, le service responsable de la convocation des membres de cette instance délivre aux salariés une attestation constatant leur présence effective.
Cette attestation est remise à l'employeur au moment de la reprise du travail.

Si le salaire n'est pas maintenu ou n'est maintenu que partiellement pendant la durée du congé de représentation, l'employeur délivre au salarié une attestation indiquant le nombre d'heures non rémunérées en raison du congé.

Pour chacune des heures non rémunérées en raison du congé, le salarié reçoit de l'Etat une indemnité dont le montant est égal à celui de la vacation mentionnée à l'article R. 1423-55.

La liste des instances mentionnées à l'article L. 3142-51 est établie et tenue à jour par arrêté conjoint du ministre dont elles relèvent et du ministre chargé du budget.