La tenue d'une comptabilité en deniers et en matière est obligatoire dans les écoles de reconversion professionnelle, dans les cottages sanitaires de Saint-Gobain et dans les foyers d'anciens combattants et victimes de guerre rattachés à un office départemental.

Les régisseurs économes des écoles de reconversion professionnelle, des cottages sanitaires de Saint-Gobain et des foyers de pensionnés de guerre et anciens combattants sont soumis, pour tout ce qui n'est pas prévu au présent chapitre, aux prescriptions concernant la comptabilité des régisseurs d'avances et des régisseurs de recettes.

La comptabilité en deniers comprend, en recettes :

1° Les produits du travail dans les ateliers et les produits des cultures, basse-cour, cheptel, etc., du domaine, ainsi que le remboursement des frais de nourriture et d'hébergement, à l'exclusion des prix de journée versés par des administrations et des collectivités publiques ou privées, pour des élèves ou hébergés admis à titre payant ;

2° Les avances en numéraire consenties, pour le payement des mêmes dépenses, par l'agent comptable de l'office départemental auquel l'établissement est financièrement rattaché.

Le montant des avances ne peut dépasser :

228,67 euros en ce qui concerne les foyers de pensionnés de guerre et anciens combattants ;

381,12 euros en ce qui concerne les écoles de reconversion professionnelle et les cottages sanitaires de Saint-Gobain.

Un régisseur économe, exerçant ses fonctions sous le contrôle du directeur de l'établissement et sous le contrôle et la responsabilité du comptable de l'office départemental de rattachement, est chargé d'assurer la perception des recettes prévues à l'article A. 268 et leur transmission à ce comptable dans les conditions prévues à l'article A. 270.

La comptabilité en deniers comprend, en dépenses, le payement, par le régisseur, des menues dépenses nécessitées par le fonctionnement normal de l'établissement.

Il est interdit d'affecter à leur payement les recettes visées au 1° de l'article A. 268.

Le régisseur économe acquitte lesdites dépenses et doit présenter au comptable de l'office de rattachement, pour obtenir une nouvelle avance, des bordereaux justificatifs appuyés des factures et acquis réels des créanciers.

Ces bordereaux, certifiés par lui et approuvés après vérification par le directeur de l'établissement, sont produits en triple exemplaire.

Une nouvelle avance ne peut être consentie au régisseur économe pour le payement des menues dépenses, aussi longtemps que la précédente n'est pas complètement apurée.

Le montant des encaissements réalisés par le régisseur économe doit être versé tous les quinze jours au comptable, contre récépissé ou quittance à souche. Leur versement immédiat est obligatoire, dès que leur montant atteint 76,22 euros.

Sans préjudice des écritures que l'ordonnateur de l'office départemental de rattachement et le comptable doivent obligatoirement tenir, le régisseur économe tient, outre les registres réglementaires nécessaires à la tenue de la comptabilité en deniers, les registres suivants :

1° Le quittancier, côté et paraphé par l'ordonnateur ou son délégué ;

2° Le livre d'enregistrement des fiches du travail.

Le régisseur économe peut être autorisé par le président de l'office départemental de rattachement, après avis préalable du comptable dudit office, à recevoir des dépôts de titres, valeurs, bijoux, objets divers, sommes d'argent appartenant aux élèves ou hébergés.

Le régisseur doit inscrire toutes les recettes effectuées par lui à titre de dépôt où sont inscrites, au fur et à mesure, les entrées et sorties des dépôts, ainsi qu'un registre des comptes individuels où la situation de chaque déposant apparaît à tout moment.

Ces opérations doivent être décrites dans un compte des services hors budget de l'office départemental de rattachement.

Chaque année, le 31 décembre, l'ordonnateur ou son délégué procède à l'arrêté général des comptes en deniers.

A la suite de la vérification, il est établi un procès-verbal de vérification de la caisse.

Ce document est établi en double exemplaire : l'un est adressé à l'office national, l'autre est conservé par le régisseur économe.

Toutes les pièces sont signées par le directeur, l'ordonnateur ou son délégué et le régisseur économe.

La comptabilité en matière comprend toutes les opérations relatives aux recettes ou entrées en magasin et aux dépenses ou sorties de denrées, objets de consommation, médicaments, matières premières, outillage, effets et objets mobiliers de toute nature.

Le régisseur économe a pour attributions :

1° De percevoir, emmagasiner et conserver les denrées, l'outillage, les objets mobiliers de toute nature, les objets provenant de fabrications et confections et le produit des exploitations ;

2° De distribuer ces denrées, outillages et objets pour le service de l'établissement, conformément aux règles prescrites ;

3° De passer écriture et rendre compte de ses opérations.

En ce qui concerne la comptabilité en matière, le régisseur économe est responsable de sa gestion.

Les opérations en recettes et en dépenses sont consignées sur le registre des entrées et des sorties du livre de magasin pour la constatation des recettes et des dépenses journalières.

Il est tenu pour le matériel et le mobilier :

1° Un carnet d'inventaire général coté et paraphé par l'ordonnateur ou son délégué, où le mobilier, les effets de couchage, le linge et l'habillement, l'outillage, etc., sont énumérés, décrits et estimés ;

2° Un journal grand-livre du matériel et du mobilier, également coté et paraphé par l'ordonnateur ou son délégué et où sont enregistrées séparément, et à leurs dates respectives, toutes les entrées et toutes les sorties ;

3° Des carnets auxiliaires où figure l'inventaire du matériel et du mobilier en service.

Chaque année, sur la proposition du régisseur économe, le directeur soumet à l'assemblée délibératrice de l'office auquel l'établissement est rattaché, la liste des objets mobiliers et d'outillage usés, brisés ou inutilisables et dont il y a lieu de prononcer la réforme.

Cette assemblée statue et mention de sa décision est apposée au bas de la liste en question.

Au 31 décembre de chaque année, l'ordonnateur ou son délégué, assiste au directeur, procède à l'arrêté général des comptes en matières.

A la suite de la vérification, il est établi un procès-verbal de vérification du magasin, un inventaire détaillé de tous les approvisionnements en magasin et un inventaire du mobilier et du matériel, énumérant d'une façon descriptive et estimative tous les objets mobiliers entrés et sortis du 1er janvier au 31 décembre.

Cet inventaire est établi en double exemplaire ; l'un d'eux est adressé à l'Office national, l'autre est conservé par le régisseur économe.

Toutes les pièces sont signées par le directeur, l'ordonnateur ou son délégué et le régisseur économe.

A la fin de chaque mois il est dressé, pour le mois précédent, un relevé des comptes du livre de magasin présentant la situation des entrées et des sorties au dernier jour du mois.

Le régisseur économe rend chaque année son compte de gestion matières.

Le compte doit présenter pour chaque objet :

1° Les quantités existant au premier jour de l'année, qui doivent être égales aux restants en magasin accusés par le compte de la gestion précédente ;

2° Les quantités entrées pendant l'année ;

3° Les quantités sorties pendant l'année ;

4° Les quantités restant en magasin au dernier jour de l'année ;

5° Le montant en numéraire des quantités achetées pendant l'année ;

6° L'évaluation en numéraire des quantités récoltées ou reçues à quelque titre que ce soit.

Les recettes ci-après désignées doivent être justifiées :

1° Les quantités existant au 1er janvier de l'année, par les restants figurant au compte de la gestion précédente ;

2° Les recettes provenant de fabrications, confections, préparations ou de réparations, par les états produits à l'appui de la dépense pour la justification des matières ayant subi transformation ;

3° Les recettes provenant soit de produits antérieurs et de versements à titre divers, soit de produits des exploitations, par des états spéciaux.

Les dépenses ci-après doivent être justifiées :

1° Les dépenses résultant de distributions ou de consommations, par les comptes mensuels ;

2° Les dépenses pour fabrications, confections, préparations ou vérifications, par un état d'emploi des étoffes, matières, etc., constatant la nature et le nombre des effets ou objets fabriqués, confectionnés, préparés ou réparés ;

3° Les objets usés, perdus ou avariés, par une copie de la décision prévue à l'article A. 280 ;

4° Les produits de l'exploitation vendus au dehors, par des états spéciaux.

Toutes les pièces justificatives du compte sont visées par le directeur de l'établissement et certifiées par l'ordonnateur.

Le compte affirmé véritable par le régisseur économe et visé par l'ordonnateur est soumis à l'assemblée délibérante de l'office auquel l'établissement est rattaché. Il est ensuite transmis pour approbation avant le 1er juillet de l'année suivante au préfet.