Les dépenses relatives aux gestions techniques qui ont fait l'objet d'un service fait ou d'une ouverture de droits au cours d'un exercice sont comptabilisées au titre de cet exercice. Au début de chaque exercice, le directeur dispose d'un délai d'un mois pour constater les opérations ayant fait l'objet d'un service fait ou d'une ouverture de droits au cours de l'exercice précédent.

Dès lors qu'il est constaté des dettes, nettement précisées quant à leur objet, mais dont l'incertitude porte soit sur le montant, en l'absence de pièce justificative fixant de manière définitive celui-ci, soit sur l'échéance, des charges à payer sont comptabilisées. La comptabilisation des charges à payer est justifiée par un état fixant le montant de ces charges.

Des provisions pour risques et charges sont constituées dès lors que des événements survenus ou en cours, nettement précisés quant à leur objet, mais dont la réalisation est incertaine, sont susceptibles de se produire et que le montant des risques et charges ne peut être évalué avec exactitude.

Le montant de ces provisions peut être apprécié à l'aide de méthodes forfaitaires ou statistiques. Leur évaluation doit se référer à des données historiques précises. La comptabilisation des provisions est justifiée par un état fixant le montant des provisions arrêté suivant les principes définis à l'alinéa précédent.

Une instruction conjointe du ministre chargé du budget et du ministre chargé de la sécurité sociale détermine les règles générales relatives aux principes comptables fixés aux articles D. 623-10-1 à D. 623-10-3.

Une instruction de la caisse nationale fixe les modalités pratiques de mise en oeuvre des dispositions des articles D. 623-10-1 à D. 623-10-3. Cette instruction précise notamment les principes retenus pour le calcul des provisions et des charges à payer. Les méthodes de contrôle, mises en oeuvre par la caisse nationale, des opérations de régularisations sont également décrites dans cette instruction.

Le contrôle du conseil d'administration sur l'agent comptable s'exerce notamment par l'intermédiaire d'une commission de contrôle désignée suivant les modalités prévues par la réglementation spéciale à chacune des organisations.

Cette commission comprend au moins trois membres. En aucun cas, les agents de la caisse ne peuvent en faire partie.

La commission de contrôle est tenue de procéder, au moins une fois par an , à une vérification de caisse et de comptabilité effectuée à l'improviste. Son rapport concernant les opérations effectuées au cours de l'année écoulée et la situation de l'organisme en fin d'année présentée au conseil d'administration doivent être annexés au bilan.

Les comptes annuels sont établis par l'agent comptable et visés par le directeur ; ils sont présentés au conseil d'administration, accompagnés du rapport mentionné à l'article D. 623-16.

Le directeur remet chaque année au conseil d'administration un rapport sur le fonctionnement administratif et financier de l'organisme.

La gestion des opérations administratives supporte toutes les dépenses suivantes dont la liste est limitative, à l'exclusion des dépenses de même nature qui incombent à d'autres gestions par application des dispositions réglementaires ou d'instructions spéciales.

1°) au titre du fonctionnement proprement dit :

a. les frais de personnel qui comprennent les traitements et salaires, les vacations et honoraires, les indemnités représentatives de frais, les indemnités diverses, les charges connexes aux traitements et salaires, les charges de sécurité sociale et autres charges sociales et, le cas échéant, les dépenses qui, après autorisation de l'autorité de tutelle, peuvent être engagées au titre des oeuvres sociales en faveur du personnel ;

b. les impôts et taxes ;

c. les frais de travaux, fournitures et services extérieurs qui comprennent les frais concernant respectivement les loyers et charges locatives, l'entretien et les réparations, les travaux et façons exécutés à l'extérieur, y compris la rémunération de services faits pour le compte de la caisse par d'autres organismes, le petit outillage, les fournitures faites à la caisse, la documentation technique, les honoraires ne faisant pas partie des frais de personnel ni des frais de fonctionnement du conseil d'administration et des commissions, les primes d'assurances, les frais d'expertises pour achat de terrains ou d'immeubles administratifs et les frais d'établissement de plans ou de projets divers de construction ou d'aménagement d'immeubles administratifs, lorsque les projets d'acquisition, de construction ou d'aménagement ne sont pas suivis de réalisation ;

d. les frais de transports ;

e. les frais divers de gestion, les frais relatifs aux informations et publications, aux fournitures de bureaux, à la documentation générale, les frais de postes et télécommunications, les frais de paiement des prestations, les cotisations à divers groupements lorsque l'adhésion des caisses auxdits groupements est imposée ou autorisée ;

f. les frais de justice ou de contentieux, y compris ceux concernant le recouvrement des cotisations et des majorations de retard ;

g. les frais de fonctionnement de l'assemblée générale et du conseil d'administration et des commissions (y compris les indemnités, les frais de transports et de déplacements) ;

h. l'amortissement des immeubles administratifs, des frais d'établissement, des travaux d'aménagement, d'installation, d'agencement desdits immeubles ;

i. éventuellement, l'amortissement du mobilier et du matériel ;

j. les pertes exceptionnelles concernant la gestion des opérations administratives ;

k. l'apurement des déficits antérieurs ;

2°) au titre des opérations en capital et sous réserve de la réglementation propre à chacune des organisations :

a. les acquisitions d'immobilisations, de mobilier et de matériel d'exploitation amortissables par nature ;

b. les prêts et avances ;

c. les remboursements d'emprunts ;

d. les achats de valeurs.

Le conseil d'administration ne peut délivrer de quitus à l'agent comptable qu'après approbation des comptes annuels afférents aux exercices pendant lesquels il était en fonctions, y compris l'exercice au cours duquel il a cessé ses fonctions.

D'autre part, le conseil d'administration ne peut délivrer un certificat de quitus au délégué de l'agent comptable ou aux caissiers et agents ayant obtenu délégation de l'agent comptable dans les conditions fixées par l'article D. 253-13 qu'après avoir recueilli l'avis favorable de l'agent comptable.

Les avances de fonds mises à la disposition des caisses secondaires ne peuvent dépasser le montant moyen des paiements d'une quinzaine. Elles ne peuvent être complétées ou renouvelées qu'au fur et à mesure des justifications fournies.

L'agent comptable peut, dans les conditions de l'article D. 613-33, faire ouvrir des comptes de disponibilités à ses délégués des caisses secondaires pour l'exécution, sous la signature des agents habilités à cet effet, de retraits de fonds, de paiements ou de virements.

L'autorité administrative désignée à l'article L. 623-2 est le préfet de région.

Les dispositions de la présente section sont applicables aux caisses nationales, aux caisses, unions de caisses et sections de caisses des organisations autonomes des professions libérales.

Sont applicables aux organismes mentionnés à l'article D. 623-2 les articles D. 253-5, D. 253-9 à D. 253-11, l'article D. 253-12 à l'exception du membre de phrase commençant par " en présence " et se terminant par " l'organisme " qui est remplacé par le membre de phrase suivant : " en présence du conseil d'administration, du directeur de l'organisme et d'un représentant de la caisse nationale ", l'article D. 253-13, l'article D. 253-15 à l'exception du membre de phrase commençant par " auprès " et se terminant par " D. 253-1 ", l'article D. 253-16 à l'exception du membre de phrase commençant par " conformément " et se terminant par " R. 243-21 " et à l'exception de la troisième phrase du premier alinéa, les articles D. 253-18, D. 253-20 à D. 253-28, D. 253-30, D. 253-42 à D. 253-48, l'article D. 253-49 à l'exception des deux premiers alinéas, les articles D. 253-50, D. 253-51, D. 253-53, D. 253-54, D. 253-56, D. 253-58, D. 253-59, D. 253-62, D. 253-63, D. 253-68 à D. 253-73 et D. 253-75 à D. 253-83.

Sont applicables aux organismes mentionnés à l'article D. 623-2 les articles D. 611-7, D. 611-11, D. 611-12, D. 611-17, D. 611-20, D. 611-22, D. 611-23, D. 611-27 à D. 611-31 et D. 611-35.