Le secrétariat tient un répertoire général des affaires dont la juridiction est saisie.

Le répertoire général indique la date de la saisine, le numéro d'inscription, le nom des parties, la nature de l'affaire, s'il y a lieu la chambre à laquelle celle-ci est distribuée, la nature et la date de la décision.

Pour chaque affaire inscrite au répertoire général, le secrétaire constitue un dossier sur lequel sont portés, outre les indications figurant à ce répertoire, le nom du ou des juges ayant à connaître de l'affaire et, s'il y a lieu, le nom des personnes qui représentent ou assistent les parties.

Sont versés au dossier, après avoir été visés par le juge ou le secrétaire, les actes, notes et documents relatifs à l'affaire.

Y sont mentionnés ou versés en copie les décisions auxquelles celle-ci donne lieu, les avis et les lettres adressés par la juridiction.

Lorsque la procédure est orale, les prétentions des parties ou la référence qu'elles font aux prétentions qu'elles auraient formulées par écrit sont notées au dossier ou consignées dans un procès-verbal.

Le secrétaire de la formation de jugement tient un registre où sont portés, pour chaque audience :

- la date de l'audience ;

- le nom des juges et du secrétaire ;

- le nom des parties et la nature de l'affaire ;

- l'indication des parties qui comparaissent elles-mêmes dans les matières où la représentation n'est pas obligatoire ;

- le nom des personnes qui représentent ou assistent les parties à l'audience.

Le secrétaire y mentionne également le caractère public ou non de l'audience, les incidents d'audience et les décisions prises sur ces incidents.

L'indication des jugements prononcés est portée sur le registre qui est signé, après chaque audience, par le président et le secrétaire.

Le secrétaire établit, s'il y a lieu, copie des pièces nécessaires à la poursuite de l'instance.

Le répertoire général, le dossier et le registre peuvent être tenus sur support électronique. Le système de traitement des informations doit en garantir l'intégrité et la confidentialité et permettre d'en assurer la conservation.