Le préfet tient pour tous les officiers volontaires et les sous-officiers chefs de corps du département un dossier individuel contenant toutes les pièces qui intéressent la situation de chacun d'eux.

Ces pièces sont enregistrées, numérotées et classées sans discontinuité.

Aucune mention des opinions politiques, philosophiques ou religieuses de l'intéressé ne peut figurer au dossier.