La date de l'entretien d'évaluation est fixée au moins quinze jours à l'avance pour permettre à l'agent et au supérieur hiérarchique direct de le préparer.
Cet entretien donne lieu à l'établissement d'une fiche d'évaluation renseignée par le supérieur hiérarchique direct et par l'agent. Cette fiche est remise ensuite à l'agent qui la complète par ses observations éventuelles et la signe. Elle vaut compte rendu.