L'organisme tient obligatoirement pour chaque personne assujettie au régime inscrite sur ses contrôles une fiche ou situation individuelle dont le contenu, fixé par la caisse nationale, mentionne tous les mouvements comptables.

La tenue de ces fiches ou situations individuelles peut être faite sur microfiche ou un support informatique. Dans ce cas, pour l'application des dispositions de l'article 43 de la présente convention, l'organisme est tenu de mettre à la disposition de la caisse, dans un délai n'excédant pas cinq jours ouvrés, la reproduction, en clair, sur support papier ou tout autre moyen informatique des situations individuelles des assujettis dont la liste aura été préalablement communiquée par la Caisse.

Ces fiches ou situations individuelles constituent des pièces justificatives de la comptabilité générale et, à ce titre, leur totalisation doit être en concordance avec les comptes généraux de celle-ci.