Des traitements de données à caractère personnel relatifs aux " espaces numériques de travail " (ENT), appelés également “ environnements numériques de travail ” peuvent être mis en oeuvre dans les écoles, les établissements publics locaux d'enseignement (EPLE), les établissements d'enseignement privés sous contrat, les centres de formation d'apprentis de l'éducation nationale et les établissements d'enseignement supérieur visés par les dispositions des articles L. 711-1 à L. 722-16 du code de l'éducation.

Constitue un ENT, au sens des présentes dispositions, tout ensemble intégré de services numériques choisis et mis à disposition de tous les acteurs de la communauté éducative d'un ou plusieurs établissements de l'enseignement primaire, secondaire ou supérieur, dans un cadre défini par un schéma directeur des espaces numériques de travail (SDET) spécifique selon qu'il est mis en œuvre dans un établissement scolaire ou dans un établissement d'enseignement supérieur ; l'ENT constitue un point d'entrée unifié permettant à l'utilisateur d'accéder, selon son profil et son niveau d'habilitation, aux services et contenus numériques offerts.

Les ENT ont pour objet :

- de saisir et de mettre à la disposition des élèves ou des personnes responsables des élèves, des étudiants, des enseignants, des personnels administratifs, des équipes d'accompagnement et plus généralement de tous les membres de la communauté éducative de l'enseignement scolaire ou de l'enseignement supérieur, en fonction des habilitations de chaque usager, des contenus éducatifs et pédagogiques, des informations administratives, relatives à la vie scolaire, aux enseignements et au fonctionnement de l'école ou de l'établissement ainsi que de la documentation en ligne ;

- de permettre des échanges et des collaborations entre écoles et établissements d'un même ENT ainsi qu'avec des écoles et des établissements utilisant des ENT différents ;

- de permettre, dans le respect des dispositions de la loi du 6 janvier 1978 susvisée, un accès à des services tiers.

Les ENT ont également une finalité statistique en vue de permettre la mesure des accès aux différents services proposés.

Indépendamment des données créées lors de l'ouverture d'un compte ENT (identifiant et mot de passe), les catégories de données à caractère personnel traitées par l'application ENT sont les suivantes :

a) Dans l'enseignement primaire et secondaire, ainsi que dans l'enseignement supérieur :

En ce qui concerne les élèves et les étudiants :

- numéro d'identifiant national (INE), civilité, noms, prénoms , date de naissance et, le cas échéant, lieu de naissance, ville et pays de naissance dans l'hypothèse où l'INE n'est pas enregistré ou en cas de conflit d'INE, photographie et coordonnées personnelles (adresse postale, téléphones fixe et portable, télécopie, adresse électronique, tout élément concernant sa vie scolaire ou universitaire, sa scolarité, ses productions scolaires ou universitaires) ;

En ce qui concerne les personnes responsables des élèves :

- civilité, noms, prénoms, date de naissance, adresse postale, téléphones fixe et portable, télécopie, adresse électronique ;

En ce qui concerne les personnels enseignants et non enseignants :

- civilité, noms, prénoms, date de naissance, situation professionnelle, structure de rattachement, coordonnées professionnelles, informations administratives les concernant, toute information concernant la scolarité des élèves ou des étudiants dont ils ont la charge, productions pédagogiques et administratives ;

b) Dans le cadre du tutorat et de l'apprentissage, ainsi que pour les entreprises partenaires :

En ce qui concerne l'apprenti :

- numéro d'identifiant national (INE), civilité, noms, prénoms, date de naissance et, le cas échéant, lieu de naissance, ville et pays de naissance dans l'hypothèse où l'INE n'est pas enregistré ou en cas de conflit d'INE, photographie et coordonnées personnelles (adresse, téléphones fixe et portable, télécopie, adresse électronique) ;

En ce qui concerne les tuteurs de stage et maîtres d'apprentissage :

- civilité, noms, prénoms et situation professionnelle du tuteur de stage ou du maître d'apprentissage ;

- dénomination de l'entreprise partenaire et nom des élèves suivis en stage ou en apprentissage.

Les données à caractère personnel utilisées dans les ENT dont la liste est annexée au " schéma directeur des espaces numériques de travail (SDET) " sont soit issues de systèmes d'information mis en oeuvre par le ministère de l'éducation nationale, de l'enseignement supérieur et de la recherche ou de systèmes d'information mis en oeuvre par les collectivités territoriales, soit fournies par les usagers des ENT.

Un transfert sécurisé des données à caractère personnel dans les ENT est réalisé par chaque responsable d'un ENT, à partir des systèmes d'information concernant les élèves, les apprentis, les étudiants et les différentes catégories de personnel relevant de l'école ou de l'établissement concerné.

Les données à caractère personnel traitées dans les ENT, à l'exception de celles relatives aux événements de vie scolaire et aux productions scolaires, universitaires, pédagogiques et administratives sont enregistrées dans des annuaires dont le champ correspond à celui des projets ENT, dans les conditions définies dans le SDET.

Peuvent être destinataires des informations et données à caractère personnel contenues dans le traitement, dans le cadre de leurs attributions et dans les limites du besoin d'en connaître :

a) Dans l'enseignement primaire et secondaire :

- les élèves, en ce qui concerne leurs informations personnelles et la vie scolaire ;

- les délégués d'élèves, en ce qui concerne la vie lycéenne ;

- les personnes responsables des élèves, en ce qui concerne la vie scolaire des enfants dont ils ont la charge ;

- les délégués de parents d'élèves, en ce qui concerne la vie de l'école ou de l'établissement ;

- les personnels enseignants, en ce qui concerne les informations relatives à la scolarité de leurs élèves ;

- les personnels autres que les personnels enseignants, en ce qui concerne leurs fonctions dans l'école ou l'établissement ;

- les intervenants extérieurs, en ce qui concerne des activités scolaires ou périscolaires auxquelles ils participent et qui sont organisées en accord avec le responsable de l'école ou de l'établissement ;

- les services municipaux dans le cadre de la préinscription scolaire et des activités organisées par les communes ;

- les associations de parents d'élèves et les représentants des collectivités territoriales dans les instances délibératives de l'école ou de l'établissement, en ce qui concerne leur mandat ;

- le ministre chargé de l'éducation nationale pour les seules données nécessaires à la mise en œuvre du traitement de données à caractère personnel dénommé “ gestionnaire d'accès aux ressources ” (GAR) et, indirectement, les destinataires des données du GAR mentionnés dans l'arrêté portant création de ce traitement.

b) Dans l'enseignement supérieur :

- les étudiants et les usagers des formations proposées par l'établissement, en ce qui concerne leurs informations personnelles ;

- les enseignants-chercheurs, les chercheurs et les enseignants (locaux ou extérieurs), en ce qui concerne la formation de leurs étudiants et leurs travaux de recherche ;

- les personnels autres que les personnels enseignants, en ce qui concerne leurs fonctions dans l'établissement ;

- les représentants des collectivités territoriales dans les instances délibératives de l'établissement, en ce qui concerne leur mandat.

c) Les fournisseurs proposant des services tiers via l'ENT en dehors du cadre du GAR et dans le respect des conditions strictement définies dans le SDET peuvent également être destinataires des seules données nécessaires au fonctionnement de ces services dans le respect des dispositions de la loi du 6 janvier 1978.

Avant de permettre aux utilisateurs de bénéficier des services proposés par ces fournisseurs, le responsable du traitement devra s'assurer que les accès à leurs services respectent les conditions du SDET et, au besoin, accomplir les formalités nécessaires auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

Préalablement à la mise en oeuvre du traitement mentionné à l'article 1er, le responsable du traitement (le directeur académique des services de l'éducation nationale-DASEN dans le premier degré, le chef d'établissement dans le second degré et le président de l'établissement dans l'enseignement supérieur) informera, dans les conditions définies à l'article 32 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée, les personnes responsables des élèves mineurs, les élèves majeurs et les étudiants, ainsi que tous les autres utilisateurs, de la collecte et de la destination des données à caractère personnel les concernant.

Les droits d'opposition et de rectification des personnes à l'égard des traitements des données à caractère personnel, prévus par les articles 38 à 40 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée, s'exercent soit par voie postale, soit par voie électronique auprès du responsable du traitement .

Les données à caractère personnel traitées dans le cadre d'un compte ENT sont mises à jour au début de chaque année scolaire ou universitaire.

Dans l'enseignement scolaire, elles sont supprimées de l'ENT dans un délai de trois mois dès lors que la personne concernée n'a plus vocation à détenir un compte.

Dans l'enseignement supérieur où la personne concernée a vocation à conserver son compte ENT à l'issue de sa formation, les données sont conservées jusqu'à ce que l'intéressée demande leur suppression.

Une demande explicite d'accord à la conservation de ses données sera adressée une fois par an à chaque personne concernée qui n'est plus inscrite dans un établissement d'enseignement supérieur. Dans l'hypothèse où la personne concernée ne répondrait pas à cette demande, il lui sera indiqué que les données la concernant seront définitivement supprimées dans un délai maximal d'un an à compter de l'envoi de ladite demande d'accord à la conservation de ses données.

Les contributions personnelles laissées dans les espaces communautaires et espaces de stockage d'informations personnelles ou de publication ne pourront, sauf opposition du contributeur lors de la fermeture de son compte ENT, être conservées par l'établissement qu'à des fins informatives, pédagogiques ou scientifiques dans les conditions fixées à l'article 36 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée.

La mise en oeuvre du traitement mentionné à l'article 1er par le responsable du traitement est subordonnée à l'envoi préalable à la Commission nationale de l'informatique et des libertés, en application du III de l'article 27 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée, d'un engagement de conformité au présent arrêté.

Cette formalité l'engage à respecter les finalités et les modalités du droit d'accès prévues dans le cadre de l'ENT ainsi que le " schéma directeur des espaces numériques de travail " et ses annexes élaborés par le ministre chargé de l'éducation nationale s'agissant de l'enseignement scolaire et ministre chargé de l'enseignement supérieur et de la recherche s'agissant de l'enseignement supérieur.

Le présent arrêté, qui fait l'objet d'un affichage dans les établissements concernés, est consultable par chaque utilisateur à partir de la page d'accueil de l'ENT.

Le secrétaire général est chargé de l'exécution du présent arrêté, qui sera publié au Journal officiel de la République française.