Arrêté du 10 octobre 2016 relatif au traitement de données à caractère personnel intitulé « registre national d'immatriculation des syndicats de copropriétaires » pris en application des articles R. 711-1 à R. 711-21 du code de la construction et de l'habitation

Dernière mise à jour des données de ce texte : 27 octobre 2016

NOR : LHAL1626110A

JORF n°0250 du 26 octobre 2016

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Version en vigueur au 27 octobre 2016
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La ministre du logement et de l'habitat durable,
Vu le code de la construction et de l'habitation, notamment ses articles L. 129-1, L. 129-3, L. 129-4-1, L. 321-1, L. 511-2, L. 511-3, L. 615-6, L. 711-1 à L. 711-7, R. 134-2 et R. 711-1 à R. 711-21 ;
Vu le code de l'urbanisme, notamment son article L. 322-2 ;
Vu le code de commerce, notamment ses articles R. 123-220 à R. 123-223 ;
Vu le code de la santé publique, notamment ses articles L. 1331-24, L. 1331-26, L. 1331-26-1, L. 1334-2 et L. 1334-16 ;
Vu la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 modifiée fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment son article 27-II (4°) ;
Vu la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 portant diverses mesures d'amélioration des relations entre l'administration et le public et diverses dispositions d'ordre administratif, social et fiscal ;
Vu l'ordonnance n° 2004-632 du 1er juillet 2004 modifiée relative aux associations syndicales de propriétaires ;
Vu le décret n° 67-223 du 17 mars 1967 modifié pris pour l'application de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis ;
Vu le décret n° 2005-240 du 14 mars 2005 modifié relatif aux comptes du syndicat des copropriétaires ;
Vu le décret n° 2005-850 du 27 juillet 2005 relatif aux délégations de signature des membres du Gouvernement, notamment son article 1er ;
Vu l'arrêté du 15 septembre 2006 modifié relatif au diagnostic de performance énergétique pour les bâtiments existants proposés à la vente en France métropolitaine ;
Vu la délibération n° 2016-064 du 17 mars 2016 de la Commission nationale de l'informatique et des libertés,
Arrête :


    • Il est créé par le ministère chargé du logement (direction de l'habitat, de l'urbanisme et des paysages) un traitement automatisé de données à caractère personnel dénommé « registre national d'immatriculation des syndicats de copropriétaires » dont les finalités sont définies à l'article L. 711-1 du code de la construction et de l'habitation.


    • Le teneur du registre d'immatriculation est l'Agence nationale de l'habitat. Il est désigné à compter du 1er novembre 2016.
      Il assure la gestion du traitement automatisé de données mentionné à l'article 1er.


    • Les éléments d'identification devant être fournis par le représentant légal du syndicat de copropriétaires en vue de la création du compte de télédéclarant mentionnée à l'article R. 711-2 du code de la construction et de l'habitation figurent en annexe 1.
      Le teneur du registre crée un compte inactif dès réception de ces éléments d'identification.
      Pour disposer d'un compte de télédéclarant actif, le demandeur définit son mot de passe, puis active son compte avec un code envoyé par le teneur du registre à l'adresse postale fournie, dans un délai de deux mois suivant sa demande. Passé ce délai, le compte inactif est supprimé.
      Le nouveau télédéclarant accède à son compte par son adresse électronique et son mot de passe. Il peut modifier les données de son compte à tout moment, à l'exception de sa civilité, son nom et son prénom. En cas de modification nécessaire de ces informations, il en formule la demande au teneur du registre, qui peut demander une pièce justificative pour procéder à la modification.
      La liste des éléments d'identification devant être fournis par le notaire pour être habilité à accéder au registre figure en annexe 2.


    • I.-Les informations devant être fournies pour la demande de rattachement mentionnée à l'article R. 711-3 du code précité diffèrent selon la qualité du télédéclarant qui réalise les formalités et le profil du télédéclarant concerné par le rattachement. Elles figurent en annexe 3.
      II.-Les pièces justificatives mentionnées au même article sont :
      1° Pour un syndic, le contrat de syndic signé des représentants du syndicat de copropriétaires et du syndic ou le procès-verbal signé de l'assemblée générale le désignant comme syndic de la copropriété, ou à défaut une copie certifiée conforme dudit procès-verbal.
      Dans le cas d'une gestion en syndicat coopératif, le procès-verbal signé ou certifié conforme de l'assemblée générale désignant les membres du conseil syndical, d'une part, et le procès-verbal signé ou certifié conforme du conseil syndical ayant élu en son sein le syndic, d'autre part ;
      2° Pour un administrateur provisoire, l'ordonnance de désignation.
      Le teneur du registre utilise ou exploite les données contenues dans ces pièces justificatives exclusivement aux fins du contrôle mentionné aux articles R. 711-4 à R. 711-6 du même code.


    • La définition des données mentionnées à l'article R. 711-9 du code de la construction et de l'habitation que le syndic ou l'administrateur provisoire est tenu de fournir lors de l'immatriculation initiale et lorsqu'il met à jour le dossier d'immatriculation figure en annexe 4.
      Le seuil de dette des copropriétaires mentionné à l'article R. 711-9 du code de la construction et de l'habitation est fixé à trois cents euros.
      Les seules données requises pour l'immatriculation initiale du syndicat de copropriétaires répondant aux conditions fixées par le V de l'article R. 711-9 du code de la construction et de l'habitation figurent en annexe 5.
      La définition de la pièce à joindre pour justifier la disparition du syndicat de copropriétaires mentionnée aux articles R. 711-18 à R. 711-20 du même code figure en annexe 6.
      La définition des informations et des données d'identification mentionnées à l'article R. 711-11 du même code que les notaires sont tenus de fournir figure en annexe 7.

    • Le cahier des charges détaillant les spécifications du fichier de transmission de données mentionné à l'article R. 711-8 du même code figure à l'annexe 8 et est consultable sur le site internet du registre national d'immatriculation des syndicats de copropriétaires, à l'adresse www.registre-coproprietes.gouv.fr.


    • I.-La durée de conservation des pièces justificatives mentionnées à l'article 4 et au II de l'article R. 711-13 du même code est de six mois à compter de leur transmission.
      II.-La durée de conservation de l'attestation mentionnée à l'article R. 711-15 du même code est :
      1° Pour l'attestation d'immatriculation initiale, sans limite sauf en cas de disparition du syndicat. Dans ce cas, l'attestation est conservée pendant trois ans après la date déclarée du fait générateur emportant la disparition du syndicat ;
      2° Pour les attestations de mise à jour du dossier d'immatriculation, cinq ans suivant leur établissement.


    • Les comptes de télédéclarants prévus à l'article 3 ouvrent accès, à raison de leurs attributions et pour les besoins exclusifs des missions qui leur sont confiées, aux syndics et aux administrateurs provisoires à l'ensemble des données portées au registre relatives aux syndicats de copropriétaires dont ils sont les représentants légaux et pour lesquels ils ont obtenu le rattachement de compte prévu à l'article R. 711-3.
      L'habilitation mentionnée à l'article 3 ouvre accès, à raison de leurs attributions et pour les besoins exclusifs des missions qui leur sont confiées, aux notaires aux informations mentionnées au 1° du II de l'article L. 711-2 pour l'ensemble des syndicats de copropriétaires.


    • Les établissements publics de l'Etat mentionnés au troisième alinéa du I de l'article R. 711-16 ainsi que les collectivités territoriales et leurs groupements formulent leurs demandes d'accès auprès du teneur du registre mentionné à l'article 2.
      Leur demande précise la qualité du demandeur, le périmètre géographique de leur intervention et la finalité de l'utilisation des données. Ils s'engagent à réutiliser celles-ci conformément aux règles générales d'utilisation des données publiques définies dans la loi du 17 juillet 1978.
      Le teneur donne accès, gratuitement, aux informations dans un délai maximum d'un mois soit en fournissant un fichier, soit en fournissant un accès sécurisé avec un identifiant personnel et un mot de passe.

    • I.-A compter du 1er juillet 2017, les données du registre mentionnées au premier alinéa de l'article R. 711-21 du code de la construction et de l'habitation sont mises à la disposition du public selon les modalités suivantes :


      1° Par téléchargement sur la plate-forme ouverte des données publiques françaises ;


      2° Par consultation de l'annuaire des copropriétés disponible sur le site internet du registre des copropriétés.

      II.-Le teneur met à la disposition du public, sur le site internet du registre des copropriétés, des données statistiques qu'il produit, agrégées à des seuils ne permettant pas l'identification des copropriétés.


    • Toute modification des données contenues dans le traitement automatisé mentionné à l'article 1er fait l'objet d'un enregistrement comprenant l'identification de l'utilisateur, la date, l'heure et la nature de l'intervention dans ledit traitement. Les informations relatives à cet enregistrement sont conservées pendant cinq ans.


    • Les droits d'accès et de rectification prévus par les articles 39 et 40 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée s'exercent auprès du teneur du registre national d'immatriculation des syndicats de copropriétaires mentionné à l'article 2.


    • Le directeur de l'habitat, de l'urbanisme et des paysages est chargé de l'exécution du présent arrêté, qui sera publié au Journal officiel de la République française.


    • ANNEXE 1

      1° Eléments d'identification devant être fournis pour la création d'un compte de télédéclarant syndic professionnel, administrateur provisoire ou organisme d'habitations à loyer modéré exerçant une fonction de syndic :

      INTITULÉ DE LA DONNÉE
      DÉFINITION
      FORMAT
      Informations sur l'établissement
      Numéro SIRET de l'établissement mentionné au deuxième alinéa de l'article R. 123-222 du code de commerce
      14 chiffres
      Informations spécifiques aux organismes exerçant une fonction de syndic
      (champ non obligatoire pour les organismes HLM)
      Numéro de carte professionnelle
      20 caractères alphanumériques maximum
      Pour un établissement secondaire, numéro de récépissé de déclaration préalable
      20 caractères alphanumériques maximum
      Informations sur le dirigeant de l'établissement
      Dans le cas d'un établissement siège, les informations à fournir concernent le représentant légal de la société
      Civilité
      Choix entre Madame ou Monsieur
      Nom
      64 caractères alphanumériques maximum
      Prénom
      64 caractères alphanumériques maximum
      Adresse électronique
      Le format des adresses électroniques doit correspondre à la norme Angular
      Numéro de téléphone
      17 caractères alphanumériques maximum
      Informations (facultatives) sur le certificat utilisé pour les appels en webservice
      Le télédéclarant doit téléverser le certificat serveur client acquis auprès d'une autorité de certification habilitée à délivrer les certificats homologués au référentiel général de sécurité (RGS), afin que soient contrôlées puis renseignées automatiquement dans les données du compte de télédéclarant les informations suivantes :
      DN (distinguished name) du certificat
      DN (distinguished name) de l'autorité de certification ayant émis le certificat
      Le certificat téléversé doit être au format PEM et ne contenir uniquement que la clé publique
      Le DN (distinguished name) du certificat serveur client doit contenir le numéro unique d'identification de la société au registre du commerce et des sociétés (numéro SIREN)

      2° Eléments d'identification devant être fournis pour la création d'un compte de télédéclarant syndic non professionnel :

      INTITULÉ DE LA DONNÉE
      DÉFINITION
      FORMAT
      Informations sur le télédéclarant
      Civilité
      Choix entre Madame ou Monsieur
      Nom
      64 caractères alphanumériques
      Prénom
      64 caractères alphanumériques
      Adresse électronique
      Le format des adresses électroniques doit correspondre à la norme Angular
      Numéro de téléphone
      17 caractères alphanumériques maximum
      Adresse postale du télédéclarant
      Le télédéclarant est-il domicilié en France ?
      Choix entre oui ou non
      Complément d'adressage (facultatif)
      38 caractères alphanumériques maximum
      Immeuble, résidence (facultatif)
      38 caractères alphanumériques maximum
      Voie
      38 caractères alphanumériques maximum
      Lieu-dit
      38 caractères alphanumériques maximum
      Code postal
      5 chiffres pour une adresse française
      20 caractères alphanumériques maximum pour une adresse hors du territoire français
      Nom de la commune
      Caractères alphanumériques pour une adresse française
      38 caractères alphanumériques maximum pour une adresse hors du territoire français
      Pays (si l'adresse n'est pas en France)
      38 caractères alphanumériques maximum
      Informations (facultatives) sur le certificat utilisé pour les appels en webservice
      Le télédéclarant doit téléverser le certificat serveur client acquis auprès d'une autorité de certification habilitée à délivrer les certificats homologués au référentiel général de sécurité (RGS), afin que soient contrôlées puis renseignées automatiquement dans les données du compte de télédéclarant les informations suivantes :
      DN (distinguished name) du certificat
      DN (distinguished name) de l'autorité de certification ayant émis le certificat
      Le certificat téléversé doit être au format PEM et ne contenir uniquement que la clé publique

    • ANNEXE 2


      Données à renseigner par les notaires pour accéder au registre des copropriétés :
      Lors de la première connexion au système d'information du registre des copropriétés :
      Les données d'authentification envoyées au système d'information du registre des copropriétés par le biais du certificat d'authentification contenues dans le matériel dénommé « clé Real » ;
      Les civilités, nom et prénom de l'utilisateur de l'office notarial ;
      L'adresse électronique de l'utilisateur de l'office notarial.
      Si ceux-ci n'ont pas encore été renseignés par un notaire de l'office notarial :
      Le n° de SIRET de l'office notarial ;
      Un numéro de téléphone de l'office notarial.
      Lors des connexions suivantes :
      Les données d'authentification envoyées au système d'information du registre des copropriétés par le biais du certificat d'authentification contenues dans le matériel dénommé « clé Real ».


    • ANNEXE 3


      1° Définition des informations devant être fournies par le représentant légal lors de l'immatriculation initiale ou lorsqu'il n'a pas été déclaré par son prédécesseur :


      INTITULÉ DE LA DONNÉE

      DÉFINITION

      FORMAT

      Nature du rattachement demandé

      Le télédéclarant agit-il dans le cadre d'une mission d'administration provisoire ?

      Choix entre oui et non

      Données relatives à la pièce justificative mentionnée au II de l'article 4

      Choix du type de la pièce justificative mentionnée à l'article 4

      Choix entre le contrat ou le(s) procès-verbal (aux) ou l'ordonnance

      Nom de la pièce justificative
      (à l'initiative du télédéclarant)

      255 caractères alphanumériques maximum

      Format de la pièce justificative mentionnée à l'article 4

      Fichier au format PDF, dont la taille ne doit pas excéder 5 mégaoctets

      Date de début du mandat en cours pour un syndic ou de la mission en cours pour un administrateur provisoire

      Date de début de mandat mentionnée sur le contrat de syndic ou à défaut sur le procès-verbal de l'assemblée générale ayant approuvé le mandat du syndic
      ou
      Date de début de la mission mentionnée sur l'ordonnance de nomination signée par le juge en application de l'article 29-1 de la loi du 10 juillet 1965 ou de l'article 47 du décret du 17 mars 1967 susvisés

      Format de date
      JJ/MM/AAAA

      Date de fin du mandat en cours pour un syndic ou de la mission en cours pour un administrateur provisoire

      Date de fin de mandat mentionnée sur le contrat de syndic ou à défaut sur le procès-verbal de l'assemblée générale ayant approuvé le mandat du syndic
      ou
      Date de fin de la mission mentionnée sur l'ordonnance de nomination signée par le juge en application de l'article 29-1 de la loi du 10 juillet 1965 ou de l'article 47 du décret du 17 mars 1967 susvisés

      Format de date
      JJ/MM/AAAA


      2° Définition des informations devant être fournies par un syndic ou un administrateur provisoire renouvelant son mandat ou sa mission :


      INTITULÉ DE LA DONNÉE

      DÉFINITION

      FORMAT

      Date de début du mandat renouvelé pour un syndic ou de la mission prolongée pour un administrateur provisoire

      Date de début de mandat mentionnée sur le contrat de syndic ou à défaut sur le procès-verbal de l'assemblée générale ayant approuvé le mandat du syndic
      ou
      Date de début de la mission mentionnée sur l'ordonnance de nomination signée par le juge en application de l'article 29-1 de la loi du 10 juillet 1965 ou de l'article 47 du décret du 17 mars 1967 susvisés

      Format de date
      JJ/MM/AAAA

      Date de fin du mandat renouvelé pour un syndic ou de la mission prolongée pour un administrateur provisoire

      Date de fin de mandat mentionnée sur le contrat de syndic ou à défaut sur le procès-verbal de l'assemblée générale ayant approuvé le mandat du syndic
      ou
      Date de fin de la mission mentionnée sur l'ordonnance de nomination signée par le juge en application de l'article 29-1 de la loi du 10 juillet 1965 ou de l'article 47 du décret du 17 mars 1967 susvisés

      Format de date
      JJ/MM/AAAA


      3° Définition des informations devant être fournies par un syndic ou un administrateur provisoire déclarant son successeur :


      INTITULÉ DE LA DONNÉE

      DÉFINITION

      FORMAT

      Date de fin du mandat ou de la mission en cours du représentant légal déclarant son successeur

      Date de fin de mandat mentionnée sur le contrat de syndic ou à défaut sur le procès-verbal de l'assemblée générale ayant approuvé le mandat du syndic
      ou
      Date de fin de la mission mentionnée sur l'ordonnance de nomination signée par le juge en application de l'article 29-1 de la loi du 10 juillet 1965 ou de l'article 47 du décret du 17 mars 1967 susvisés

      Format de date
      JJ/MM/AAAA

      Nature du rattachement du prochain représentant légal

      Le télédéclarant agit-il dans le cadre d'une mission d'administration provisoire ?

      Choix entre oui ou non

      Informations concernant le successeur

      Le représentant légal est-il un syndic bénévole ou un télédéclarant professionnel mentionné au 1° de l'annexe 1 ?

      Choix entre syndic bénévole ou télédéclarant professionnel

      Pour un télédéclarant professionnel : la raison sociale, et les civilité, nom et prénom du représentant légal de la société ou du dirigeant de l'établissement
      Pour un syndic bénévole, ses civilité, nom et prénom

      Les formats sont indiqués à l'annexe 1

      Une adresse obligatoire (celle de l'établissement pour une personne morale) :
      - l'adresse électronique,
      - ou à défaut l'adresse postale.

      Les formats sont indiqués à l'annexe 1


      4° Définition des informations devant être fournies par un syndic ou un administrateur provisoire confirmant le rattachement du dossier d'immatriculation d'une copropriété à son compte de télédéclarant suite à la déclaration réalisée par son prédécesseur, sauf si ce dernier est le syndic provisoire de la copropriété :


      INTITULÉ DE LA DONNÉE

      DÉFINITION

      FORMAT

      Date de fin du mandat en cours pour un syndic ou de la mission en cours pour un administrateur provisoire

      Date de fin de mandat mentionnée sur le contrat de syndic ou à défaut sur le procès-verbal de l'assemblée générale ayant approuvé le mandat du syndic
      ou
      Date de fin de la mission mentionnée sur l'ordonnance de nomination signée par le juge en application de l'article 29-1 de la loi du 10 juillet 1965 ou de l'article 47 du décret du 17 mars 1967 susvisés

      Format de date
      JJ/MM/AAAA

      Date de début du mandat en cours pour un syndic ou de la mission en cours pour un administrateur provisoire

      Date de début de mandat mentionnée sur le contrat de syndic ou à défaut sur le procès-verbal de l'assemblée générale ayant approuvé le mandat du syndic
      ou
      Date de début de la mission mentionnée sur l'ordonnance de nomination signée par le juge en application de l'article 29-1 de la loi du 10 juillet 1965 ou de l'article 47 du décret du 17 mars 1967 susvisés

      Format de date
      JJ/MM/AAAA

      Nature du rattachement du prochain représentant légal

      Il s'agit soit d'un mandat de syndic, soit d'une mission d'administration provisoire

      Choix entre mandat de syndic ou mission d'administration provisoire


      5° Définition des informations devant être fournies par le premier représentant légal de la copropriété suite à la déclaration par le syndic provisoire ou à sa désignation par le notaire lors d'une immatriculation d'office :


      INTITULÉ DE LA DONNÉE

      DÉFINITION

      FORMAT

      Nature du rattachement demandé

      Le télédéclarant agit-il dans le cadre d'une mission d'administration provisoire ?

      Choix entre oui ou non

      Données relatives à la pièce justificative mentionnée au II de l'article 4

      Choix du type de la pièce justificative mentionnée à l'article 4

      Choix entre le contrat ou le(s) procès-verbal (aux) ou l'ordonnance

      Nom de la pièce justificative
      (à l'initiative du télédéclarant)

      255 caractères alphanumériques maximum

      Format de la pièce justificative mentionnée à l'article 4

      Fichier au format PDF, dont la taille ne doit pas excéder 5 mégaoctets

      Date de début du mandat en cours pour un syndic ou de la mission en cours pour un administrateur provisoire

      Date de début de mandat mentionnée sur le contrat de syndic ou à défaut sur le procès-verbal de l'assemblée générale ayant approuvé le mandat du syndic
      ou
      Date de début de la mission mentionnée sur l'ordonnance de nomination signée par le juge en application de l'article 29-1 de la loi du 10 juillet 1965 ou de l'article 47 du décret du 17 mars 1967 susvisés

      Format de date
      JJ/MM/AAAA

      Date de fin du mandat en cours pour un syndic ou de la mission en cours pour un administrateur provisoire

      Date de fin de mandat mentionnée sur le contrat de syndic ou à défaut sur le procès-verbal de l'assemblée générale ayant approuvé le mandat du syndic
      ou
      Date de fin de la mission mentionnée sur l'ordonnance de nomination signée par le juge en application de l'article 29-1 de la loi du 10 juillet 1965 ou de l'article 47 du décret du 17 mars 1967 susvisés

      Format de date
      JJ/MM/AAAA

    • ANNEXE 4

      Définition des données à déclarer lors de l'immatriculation initiale du syndicat de copropriétaires et de la déclaration annuelle mentionnée à l'article R. 711-10 du code de la construction et de l'habitation :


      Identification de la copropriété :

      INTITULÉ DE LA DONNÉE
      DÉFINITION
      FORMAT
      Nom d'usage de la copropriété
      50 caractères alphanumériques maximum
      Adresse de référence
      1re adresse figurant au règlement de copropriété
      Voie avec 1 seul numéro de rue
      Code postal
      Commune
      Adresses complémentaires facultatives
      Autres adresses figurant au règlement de copropriété
      Voie avec plage de numéros autorisée
      Code postal
      Commune
      Références cadastrales figurant sur le règlement de copropriété, telles qu'enregistrées au cadastre
      (champ obligatoire uniquement lorsque l'adresse est provisoire ou non localisée)
      Code postal
      5 chiffres
      Commune
      Caractères alphanumériques
      Commune absorbée
      Caractères alphanumériques
      Préfixe
      3 caractères alphanumériques maximum
      Section
      2 caractères alphanumériques maximum
      Numéro parcelle
      4 caractères alphanumériques maximum
      Date du règlement de copropriété
      Date figurant sur le règlement de copropriété
      Format de date
      JJ/ MM/ AAAA
      N° SIRET du syndicat de copropriétaires le cas échéant
      S'il existe, numéro d'identité du syndicat de copropriétaires mentionné au deuxième alinéa de l'article R. 123-222 du code de commerce
      14 chiffres
      Statut du syndicat de copropriétaires
      Résidence-service relevant de l'article 41-1 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée
      Choix entre oui ou non
      Pour un syndic non professionnel : syndicat coopératif relevant du deuxième alinéa de l'article 14 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée
      Choix entre oui ou non
      Syndicat principal ou syndicat secondaire au sens de l'article 27 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée
      Choix entre principal ou secondaire
      Si secondaire, n° d'immatriculation du principal
      Champ facultatif
      9 caractères
      (2 lettres, 7 chiffres)
      Nombre d'ASL auxquelles est rattaché le syndicat de copropriétaires
      Rattachement du syndicat de copropriétaires à l'une des associations prévues par l'ordonnance du 1er juillet 2004 susvisée
      Chiffre inférieur ou égal à 99
      Nombre d'AFUL auxquelles est rattaché le syndicat de copropriétaires
      Rattachement du syndicat de copropriétaires à l'une des associations prévues par l'article L. 322 du code de l'urbanisme
      Chiffre inférieur ou égal à 99
      Nombre d'unions de syndicats auxquelles est rattaché le syndicat de copropriétaires
      Rattachement du syndicat de copropriétaires à une union de syndicats mentionnée au II de l'article 28 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée
      Chiffre inférieur ou égal à 99
      Nombre total de lots
      Chiffre inférieur ou égal à 99999
      Nombre total de lots à usage d'habitation, de bureaux ou de commerces
      Chiffre inférieur ou égal à 99999
      Nombre de lots à usage d'habitation
      Il s'agit des lots à usage total ou partiel d'habitation.
      Le nombre de lots à usage d'habitation comprend ainsi les lots à usage mixte, incluant de l'habitation et une autre activité (par exemple habitation et profession libérale).
      Chiffre inférieur ou égal à 99999
      Nombre de lots de stationnement
      Tout type de stationnement : aérien ou protégé, y compris garages
      Chiffre inférieur ou égal à 99999

      Procédures administratives et judiciaires en cours :

      INTITULÉ DE LA DONNÉE
      DÉFINITION
      FORMAT
      Arrêtés relevant du code de la santé publique en cours
      Situations prévues aux articles L. 1331-24, L. 1331-26, L. 1331-26-1, L. 1334-2 ou L. 1334-16 du code de la santé publique
      Choix entre oui ou non
      Si oui : date de chaque arrêté
      Format de date
      JJ/ MM/ AAAA
      Si oui : date de chaque mainlevée
      Format de date
      JJ/ MM/ AAAA
      Arrêtés de péril sur les parties communes en cours
      Situations prévues aux articles L. 511-2 ou L. 511-3 du code de la construction et de l'habitation
      Choix entre oui et non
      Si oui : date de chaque arrêté
      Format de date
      JJ/ MM/ AAAA
      Si oui : date de chaque mainlevée (facultatif)
      Format de date
      JJ/ MM/ AAAA
      Arrêtés sur les équipements communs en cours
      Situations prévues aux articles L. 129-1 ou 129-3 ou L. 129-4-1 du code de la construction et de l'habitation
      Choix entre oui et non
      Si oui : date de chaque arrêté
      Format de date
      JJ/ MM/ AAAA
      Si oui : date de chaque mainlevée
      Format de date
      JJ/ MM/ AAAA
      Mandat ad hoc, si procédure en cours
      Tel que prévu à l'article 29-1-A de la loi du 10 juillet 1965 susvisée
      Choix entre oui et non
      Si oui : date de l'ordonnance de nomination
      Format de date
      JJ/ MM/ AAAA
      Si oui : date de fin de mission indiquée dans l'ordonnance de nomination
      Format de date
      JJ/ MM/ AAAA
      Ordonnance de carence
      Telle que prévue à l'article L. 615-6 du code de la construction et de l'habitation
      Choix entre oui et non
      Si oui : date de l'ordonnance du président du tribunal de grande instance
      Format de date
      JJ/ MM/ AAAA

      Données financières :

      INTITULÉ DE LA DONNÉE
      DÉFINITION
      FORMAT
      Date de début de l'exercice comptable
      Champ obligatoire lors de l'immatriculation si la durée du mandat n'est pas de douze mois, si la date annuelle de clôture d'exercice a été modifiée depuis la précédente déclaration de mise à jour annuelle et si la date de fin du dernier exercice comptable déclaré date de plus de 18 mois
      Format de date
      JJ/ MM/ AAAA
      Date de fin de l'exercice comptable
      Format de date
      JJ/ MM/ AAAA
      Date de l'assemblée générale approuvant les comptes
      Il s'agit de l'assemblée générale qui a approuvé les comptes du dernier exercice clos
      Format de date
      JJ/ MM/ AAAA
      Charges pour opérations courantes de l'exercice clos
      Montant correspondant au total I du budget réalisé pour l'exercice clos de l'annexe comptable n° 2 du décret du 14 mars 2005 susvisé
      Nombre à 10 chiffres maximum dans sa partie entière et à 2 décimales maximum
      Charges pour travaux et opérations exceptionnelles de l'exercice clos
      Montant correspondant au total II du budget réalisé pour l'exercice clos de l'annexe comptable n° 2 du décret du 14 mars 2005 susvisé
      Nombre à 14 chiffres maximum dans sa partie entière et à 2 décimales maximum
      Montant des dettes fournisseurs, rémunérations et autres
      Montant des factures parvenues lors du dernier exercice clos et non réglées, des rémunérations dues au titre du dernier exercice et non versées et des autres dettes du syndicat de copropriétaires (comptes 401 et comptes 42 à 44) figurant dans l'annexe 1 du décret du 14 mars 2005 susvisé
      Nombre à 12 chiffres maximum dans sa partie entière et à 2 décimales maximum
      Montant des impayés par les copropriétaires (*)
      Montant, après répartition des charges, des créances du syndicat de copropriétaires à l'encontre des copropriétaires sur l'ensemble des sommes exigées au titre du dernier exercice comptable clos, correspondant au montant ou au solde des comptes 450 et 459 figurant dans l'annexe 1 du décret du 14 mars 2005 susvisé
      Nombre à 12 chiffres maximum dans sa partie entière et à 2 décimales maximum
      Nombre de copropriétaires en situation d'impayé (*)
      Nombre total de copropriétaires débiteurs de plus de 300 € vis-à-vis du syndicat de copropriétaires à la date de fin de l'exercice comptable clos
      Entier positif ou nul
      Montant du fonds de travaux
      Montant du fonds de travaux prévu au II de l'article 58 de la loi n° 2014-366 du 24 mars 2014 et modifiant l'article 14-2 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée (dispositions applicables à partir du 1er janvier 2017).
      Dans l'attente de l'entrée en vigueur du fonds de travaux, la valeur à renseigner est 0 €.
      Nombre à 12 chiffres maximum dans sa partie entière et à 2 décimales maximum
      Présence de personnel (s) employé (s) par le syndicat de copropriétaires
      Choix entre oui et non

      (*) Données que les syndicats de copropriétaires relevant du deuxième alinéa de l'article 14-3 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 ne sont pas tenus de fournir.

      Données techniques :


      INTITULÉ DE LA DONNÉE

      DÉFINITION

      FORMAT

      Période de construction

      Période temporelle au cours de laquelle l'immeuble a été construit.

      Choix entre :

      Avant 1949

      De 1949 à 1960

      De 1961 à 1974

      De 1975 à 1993

      De 1994 à 2000

      De 2001 à 2010

      Après 2011

      Non connue


      Nombre de bâtiments par valeur d'Etiquette énergie

      La valeur d'Etiquette énergie est établie dans le cadre d'un audit énergétique pour les copropriétés de plus de 50 lots et dont le permis de construire a été déposé avant le 30 juin 2001, ou dans les diagnostics de performance énergétique collectif pour les copropriétés munies d'une installation collective de chauffage ou de refroidissement.

      Elle correspond à la valeur à jour du classement énergétique de chaque bâtiment prévu au e de l'article R. 134-2 du code de la construction et de l'habitation, selon la nomenclature prévue par l'article annexe 3.2 de l'arrêté du 15 septembre 2006 relatif au diagnostic de performance énergétique pour les bâtiments existants proposés à la vente en France métropolitaine.

      Pour chaque valeur d'Etiquette énergie, il est demandé de renseigner le nombre de bâtiments concernés, le terme bâtiment désignant une construction immobilière autonome.

      Si aucun diagnostic n'a été réalisé, le nombre total de bâtiments doit être reporté en face de la mention non déterminé.


      Nombre à 3 chiffres

      Le nombre total de bâtiments est strictement positif


      Type de chauffage

      Chauffage individuel, collectif ou mixte

      Chauffage mixte : chauffage collectif avec régulation individuelle


      Choix entre individuel, collectif ou mixte

      Pour un chauffage collectif (partiel ou total) : ce chauffage est-il urbain ?

      Choix entre oui ou non

      Pour un chauffage collectif (partiel ou total) non urbain : énergie utilisée

      Catégories mentionnées à l'annexe 3 de l'arrêté du 15 septembre 2006 relatif au diagnostic de performance énergétique pour les bâtiments existants proposés à la vente en France métropolitaine

      Choix entre bois de chauffage, gaz naturel, gaz propane, butane, fioul domestique, charbon, électricité et autre

      Nombre d'ascenseurs

      Entier positif ou nul


    • ANNEXE 5


      Définition des données financières requises pour l'immatriculation initiale du syndicat de copropriétaires répondant aux conditions fixées par le V de l'article R. 711-9 du code de la construction et de l'habitation :


      INTITULÉ DE LA DONNÉE

      DÉFINITION

      FORMAT

      Date de début de l'exercice comptable

      Date de début du premier exercice comptable

      Format de date
      JJ/MM/AAAA

      Date de fin de l'exercice comptable

      Date de fin du premier exercice comptable

      Format de date
      JJ/MM/AAAA


    • ANNEXE 6


      Définition des données requises lorsque le dernier représentant légal d'un syndicat de copropriétaires en déclare la dissolution :


      INTITULÉ DE LA DONNÉE

      DÉFINITION

      FORMAT

      Nature du fait générateur

      Nature du fait générateur :
      Scission
      Expropriation
      Réunion de l'ensemble des lots entre les mains d'un même propriétaire
      Autre situation

      Choix entre scission, expropriation ou réunion ou autre

      Motif à saisir par le télédéclarant dans le cas d'une « Autre situation »

      Texte libre

      Date du fait générateur

      Division : date de l'assemblée spéciale où la décision de division du syndicat de copropriétaires a été adoptée
      Expropriation : date de l'ordonnance d'expropriation à l'encontre du syndicat de copropriétaires
      Réunion de l'ensemble des lots entre les mains d'un même propriétaire et autre situation : décision de l'assemblée générale approuvant la décision

      Choix entre scission, expropriation ou réunion ou autre et
      Format de date
      JJ/MM/AAAA

      Pièce justificative

      Type de la pièce justificative :
      Procès-verbal de l'assemblée spéciale où la décision de division du syndicat de copropriétaires a été adoptée
      Procès-verbal de l'assemblée générale approuvant la décision
      Ordonnance d'expropriation à l'encontre du syndicat de copropriétaires
      Autre pièce

      Choix entre procès-verbal ou ordonnance ou autre pièce

      Format de la pièce justificative

      Fichier au format PDF, dont la taille ne doit pas excéder 5 mégaoctets


    • ANNEXE 7


      Définition des informations et des données d'identification mentionnées à l'article R. 711-11 du code de la construction et de l'habitation que les notaires sont tenus de fournir lors de l'immatriculation des nouvelles copropriétés ou de l'immatriculation d'office :


      RUBRIQUE

      INTITULÉ DE LA DONNÉE

      DÉFINITION

      FORMAT

      Si elles sont connues du notaire, informations sur le syndic (immatriculation d'office) ou le syndic provisoire (immatriculation d'une nouvelle copropriété)

      Données d'identification

      Le syndic ou le syndic provisoire est-il connu du notaire ?

      Choix entre oui ou non

      Catégorie du représentant légal

      Choix entre syndic bénévole ou télédéclarant professionnel mentionné au 1 de l'article annexe 1

      Civilité, nom et prénom du représentant légal de la société ou du dirigeant de l'établissement pour une personne morale

      Choix entre Madame ou Monsieur
      64 caractères alphanumériques pour le nom et pour le prénom

      Civilité, nom et prénom pour un syndic non professionnel

      Choix entre Madame ou Monsieur
      64 caractères alphanumériques pour le nom et pour le prénom

      Coordonnées

      Une adresse obligatoire (celle du dirigeant de l'établissement pour une personne morale) :

      - l'adresse électronique,

      Le format des adresses électroniques doit correspondre à la norme Angular

      - ou à défaut l'adresse postale.

      Le télédéclarant est-il domicilié en France ?

      Choix entre oui ou non

      Complément d'adressage (facultatif)

      38 caractères alphanumériques maximum

      Immeuble, résidence (facultatif)

      38 caractères alphanumériques maximum

      Voie

      38 caractères alphanumériques maximum

      Lieu-dit

      38 caractères alphanumériques maximum

      Code postal

      5 chiffres pour une adresse française
      20 caractères alphanumériques maximum pour une adresse hors du territoire français

      Nom de la commune

      Caractères alphanumériques pour une adresse française
      38 caractères alphanumériques maximum pour une adresse hors du territoire français

      Pays (si l'adresse n'est pas en France)

      38 caractères alphanumériques maximum

      Identification de la copropriété

      Nom d'usage de la copropriété

      50 caractères alphanumériques maximum

      Identification de la copropriété

      Adresse de référence

      1re adresse figurant au règlement de copropriété

      Voie avec 1 seul numéro de rue
      Code postal
      Commune

      Identification de la copropriété

      Adresses complémentaires
      facultatives

      Autres adresses figurant au règlement de copropriété

      Voie avec plage de numéros autorisée
      Code postal
      Commune

      Identification de la copropriété

      Références cadastrales figurant sur le règlement de copropriété, telles qu'enregistrées au cadastre

      Code postal

      5 chiffres

      Commune

      Caractères alphanumériques

      Commune absorbée

      Caractères alphanumériques

      Préfixe

      3 caractères alphanumériques maximum

      Section

      2 caractères alphanumériques maximum

      Numéro parcelle

      4 caractères alphanumériques maximum

      Identification de la copropriété

      Date du règlement de copropriété

      Date figurant sur le règlement de copropriété

      Format de date
      JJ/MM/AAAA

      Identification de la copropriété

      Nombre total de lots

      Chiffre inférieur ou égal à 99999

      Identification de la copropriété

      Nombre total de lots à usage d'habitation, de bureaux ou de commerces

      Chiffre inférieur ou égal à 99999

      Identification de la copropriété

      Nombre de lots à usage d'habitation

      Il s'agit des lots à usage total ou partiel d'habitation.
      Le nombre de lots à usage d'habitation comprend ainsi les lots à usage mixte, incluant de l'habitation et une autre activité (par exemple habitation et profession libérale).

      Chiffre inférieur ou égal à 99999

      Identification de la copropriété

      Nombre de lots de stationnement

      Tout type de stationnement : aérien ou protégé, y compris garages

      Chiffre inférieur ou égal à 99999

      Données techniques

      Nombre de bâtiments par valeur d'Etiquette énergie

      La valeur d'Etiquette énergie est établie dans le cadre d'un audit énergétique pour les copropriétés de plus de 50 lots et dont le permis de construire a été déposé avant le 30 juin 2001, ou dans les diagnostics de performance énergétique « collectif » pour les copropriétés munies d'une installation collective de chauffage ou de refroidissement.
      Elle correspond a la valeur à jour du classement énergétique de chaque bâtiment prévu au e de l'article R. 134-2 du code de la construction et de l'habitation, selon la nomenclature prévue par l'article annexe 3.2 de l'arrêté du 15 septembre 2006 relatif au diagnostic de performance énergétique pour les bâtiments existants proposés à la vente en France métropolitaine.
      Pour chaque valeur d'Etiquette énergie, il est demandé de renseigner le nombre de bâtiments concernés, le terme « bâtiment » désignant une construction immobilière autonome.
      Si aucun diagnostic n'a été réalisé, le nombre total de bâtiments doit être reporté en face de la mention « non déterminé ».

      Nombre à 3 chiffres
      Le nombre total de bâtiments est strictement positif


Fait le 10 octobre 2016.


Pour la ministre et par délégation :
Le sous-directeur des politiques de l'habitat,
Y. Ludmann

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