Le système de communication électronique mis à disposition des agents du ministère de la justice et des libertés chargés du traitement et de l'exploitation des informations recueillies ou expédiées par la voie électronique, conformément aux dispositions de l'article 748-1 du code de procédure civile, s'appuie sur un traitement automatisé de données exclusivement réservé à la gestion des demandes de suivi des mesures de protection, à l'exclusion de l'instauration, de la modification ou de la mainlevée de mesure de protection.

L'accès à l'application des agents visés à l'article 2 se fera via le réseau privé virtuel justice (RPVJ) et sera contrôlé par un identifiant et l'usage d'un mot de passe strictement personnels.

Les fonctions de sécurité du réseau privé virtuel justice sont spécifiées par l'arrêté du 31 juillet 2000 portant création d'un traitement automatisé d'informations nominatives pour l'ensemble des agents du ministère de la justice relatif à la diffusion interne d'informations au titre de la communication ministérielle.

La procédure d'enregistrement des données d'identification et d'habilitation d'une personne chargée de la protection d'un majeur est mise en œuvre à son initiative expresse et sous sa responsabilité conformément aux dispositions de l'article 748-2 du code de procédure civile.

Dans l'hypothèse où la personne chargée de la protection des majeurs utilise une application permettant un échange de données informatisées, le raccordement avec le RPVJ se fait via une liaison utilisant des moyens de cryptologie préservant la confidentialité des informations échangées, sous la responsabilité de la personne concernée.

La liste des données utilisées pour l'identification et l'habilitation de la personne chargée de la protection d'un majeur comporte l'adresse de la boîte aux lettres électronique communiquée au greffe de la juridiction par la personne chargée de la protection d'un majeur, le numéro du tribunal judiciaire, le numéro de la mesure et un mot de passe à usage unique par requête appelé numéro de saisie dans l'application.
Ces données sont échangées entre la personne chargée de la protection d'un majeur et le directeur ou chef de greffe conformément à la procédure décrite en annexe I au présent arrêté.

L'adresse de la boîte aux lettres de la personne chargée de la protection d'un majeur peut être hébergée par un serveur de messagerie localisé au sein du réseau ouvert au public internet. La structure de l'adresse de messagerie, permettant d'identifier la personne, est libre.
L'utilisation de cette adresse de messagerie couplée à l'utilisation du mot de passe à usage unique par demande appelé numéro de saisie dans l'application permet de garantir l'identité de la personne chargée de la protection d'un majeur, d'authentifier sa qualité et de contrôler son habilitation en tant qu'expéditeur ou destinataire d'une communication électronique.
La personne en charge d'une mesure de protection qui souhaite utiliser le mode d'échange par télétransmission doit en faire la demande selon les modalités décrites en annexe II du présent arrêté.

Les courriers électroniques et les messages de données adressés aux personnes chargées de la protection d'un majeur sont formatés et émis au nom du service compétent par les utilisateurs authentifiés.

En fonction des conditions propres à chacun des actes de procédure mentionnés dans l'article 1er du présent arrêté, le mode d'échange de données informatisées par voie électronique proposé aux personnes chargés de la protection d'un majeur met en œuvre un procédé d'interconnexion entre le système de traitement mis en œuvre par la personne et le système mis à disposition des juridictions.
Le système d'information mis en œuvre par la personne chargée de la protection d'un majeur qui souhaite utiliser le mode d'échange par télétransmission doit être homologué conformément aux dispositions décrites en annexe III au présent arrêté.

Les requêtes et actes de procédure cités à l'article 1er échangés entre le système de traitement mis en œuvre par la personne chargée de la protection d'un majeur et le système mis à disposition des juridictions transitent via le réseau ouvert au public internet sous la forme de messages contenant les données saisies et enregistrées par les systèmes de traitement informatique respectifs. Le système assure l'authentification de l'émetteur, la vérification d'intégrité des messages et la traçabilité des échanges.

La procédure de demande d'autorisation pour l'utilisation du mode d'échange par télétransmission par une personne chargée de la protection d'un majeur est déclenchée à son initiative expresse et sous sa responsabilité conformément aux dispositions de l'article 748-2 du code de procédure civile.

Les dispositifs techniques mis à disposition des juridictions pour créer, envoyer, recevoir, conserver ou traiter de toute autre manière des messages électroniques sont synchronisés entre eux et font l'objet de vérifications quotidiennes de cohérence.

La réception ou l'expédition d'un message de données par le système d'information mis à disposition des juridictions fait l'objet de l'enregistrement des données transmises.
Les messages de données électroniques expédiés par les agents habilités de la juridiction ou les personnes chargées de la protection d'un majeur sont enregistrés et conservés au moyen de dispositifs de stockage.

La confidentialité des informations échangées entre l'équipement terminal de la personne chargée de la protection d'un majeur et la juridiction est assurée par l'utilisation du protocole HTTPS en mode SSLv3. La confidentialité des informations communiquées par la personne chargée de la protection d'un majeur et circulant entre le point de terminaison sécurisé du RPVJ et l'équipement terminal mis à disposition des agents des juridictions habilités est assurée par les fonctions de sécurité mises en œuvre au sein du RPVJ.

Pour l'application du présent arrêté à Saint-Pierre-et-Miquelon et à Mayotte, les termes : « tribunal d'instance » sont remplacés par les termes : « tribunal de première instance ».

La directrice des services judiciaires est chargée de l'exécution du présent arrêté, qui sera publié au Journal officiel de la République française.

MODALITÉS DE DÉLIVRANCE DES DONNÉES D'IDENTIFICATION ET D'HABILITATION DE L'USAGER PERSONNE CHARGÉE DE LA PROTECTION D'UN MAJEUR

Après avoir reçu la décision qui la désigne, la personne chargée de la protection d'un majeur peut exprimer le souhait de recourir à l'usage du portail.

A cette fin, la personne désignée doit se présenter à la juridiction compétente, indiquer son adresse de messagerie et justifier de son identité.

L'agent du greffe inscrit dans l'application de gestion des mesures de tutelles les informations permettant l'obtention du mot de passe à usage unique par requête : numéro de tribunal judiciaire, numéro de mesure, adresse électronique de la personne chargée de la mesure de protection.

La personne chargée de la mesure de protection peut, dès lors, demander la génération d'un mot de passe à usage unique en renseignant sur le système mis à sa disposition les informations suivantes : numéro de tribunal judiciaire, numéro de mesure par requête, adresse électronique communiquée au greffe du tribunal judiciaire.

Le système contrôle la cohérence de ces informations et génère un mot de passe à usage unique par requête. Ce mot de passe, appelé numéro de saisie dans l'application, est transmis à la personne chargée de la mesure de protection à l'adresse précisée ci-dessus.

Ce mot de passe est valable quarante-huit heures. Dans ce délai, la personne chargée de la protection peut se connecter au portail, utiliser ce code pour la saisie d'une requête, d'un compte de gestion ou d'inventaire. Passé ce délai, ce code ne permet plus l'accès.
Ce numéro de saisie autorise la personne chargée de la protection à consulter ou à compléter la requête.

Si la personne chargée de la mesure de protection du majeur doit saisir plusieurs requêtes, elle devra obtenir autant de numéros de saisie.

MODALITÉS DE DEMANDE D'AUTORISATION POUR L'UTILISATION DU MODE D'ÉCHANGE PAR TÉLÉTRANSMISSION

Pour la télétransmission d'informations saisies dans un logiciel préalablement homologué par le ministère de la justice et des libertés, la personne chargée de la mesure de protection se rend au tribunal judiciaire dont elle dépend.

Le directeur de greffe ou le chef de greffe du tribunal judiciaire lui remet un mot de passe généré par l'application.

Ce mot de passe est valable deux ans à compter de sa date d'émission.

La personne chargée de la mesure de protection du majeur renseigne ce mot de passe dans le logiciel homologué.

A chaque connexion, le logiciel doit fournir au service web le mot de passe de la personne effectuant la requête.

MODALITÉS D'HOMOLOGATION DES SYSTÈMES D'INFORMATION MIS EN ŒUVRE POUR UNE PERSONNE CHARGÉE DE LA PROTECTION D'UN MAJEUR

Les éditeurs ne peuvent communiquer qu'après avoir obtenu une homologation du logiciel qu'ils comptent utiliser.

Cette phase obligatoire comprend plusieurs étapes :

- fourniture par l'éditeur des éléments suivants :

- extrait de K bis ;

- ou autres documents pour les associations ;

- déclaration CNIL du logiciel utilisé ;

- signature d'une convention par laquelle l'éditeur s'engage à respecter cette procédure et les normes définies par le ministère de la justice et des libertés ;

- contrôle des mesures de sécurité propres au logiciel permettant des échanges structuré. Les tests de contrôle sont conduits au moyen de données fictives.