La CARPA tient une comptabilité particulière de l'emploi des fonds versés par l'Etat au titre de sa contribution à la rétribution des avocats pour les missions d'aide juridictionnelle et leurs interventions au cours de la garde à vue ainsi que des concours financiers complémentaires du barreau.

Cette comptabilité tenue en partie double enregistre l'ensemble des opérations visées aux articles 117-1, 117-2 et 132-3 du décret n° 2020-1717 du 28 décembre 2020 portant application de la loi n° 91-647 du 10 juillet 1991 relative à l'aide juridique et relatif à l'aide juridictionnelle et à l'aide à l'intervention de l'avocat dans les procédures non juridictionnelles. Elle comporte la traduction comptable des encaissements et décaissements de l'exercice tel qu'il est défini par les articles 8 et suivants.

La comptabilité, tenue en français, doit être organisée de telle sorte qu'elle permette :

- la saisie complète, l'enregistrement chronologique et la conservation des données de base ;

- la disponibilité des informations élémentaires et l'établissement, en temps opportun, d'états dont la production est prévue ou requise ;

- le contrôle de l'exactitude des données et des procédures de traitement.

La comptabilité particulière telle que définie à l'article 1er comporte l'obligation pour la CARPA de tenir :

1. Un livre-journal enregistrant ces opérations :

- soit jour par jour ;

- soit par récapitulation, au moins mensuelle, des totaux de ces opérations (en masses et non en soldes), à la condition de conserver, dans ce cas, tous documents permettant de vérifier ces opérations jour par jour ;

2. Un grand livre pour l'ouverture et le suivi des comptes en concordance avec les totaux des écritures du livre-journal.

Les pièces justificatives sont classées dans un ordre défini dans le document visé à l'article 5.

Les écritures du livre-journal sont portées sur le grand livre et ventilées dans les comptes visés à l'article 7.

Dans un ordre propre à chacun d'eux, le livre-journal et le grand livre classent un même ensemble d'écritures.

Il y a relation d'égalité entre les totaux des écritures du livre-journal et les totaux des écritures du grand livre. Le livre-journal et le grand livre sont détaillés en autant de journaux auxiliaires et livres auxiliaires, ou documents en tenant lieu, que l'importance et le volume des opérations l'exigent. Les données, enregistrées dans les journaux et livres auxiliaires ou documents en tenant lieu, sont périodiquement centralisées dans le livre-journal et le grand livre. Les écritures des journaux sont récapitulées au livre-journal au moins une fois par mois.

Les livres ou documents susvisés peuvent être tenus par tous moyens ou procédés appropriés conférant un caractère d'authenticité aux écritures et pour autant qu'ils soient compatibles avec les nécessités de contrôle de la comptabilité.

Un document décrivant les procédures et l'organisation comptable est établi par la CARPA.

Ce document est conservé aussi longtemps qu'est exigée la présentation des documents comptables auxquels il se rapporte.

L'utilisation de traitements automatisés doit satisfaire aux impératifs suivants :

1. L'organisation du système de traitement doit garantir toutes les possibilités de contrôle.

2. Le système de traitement doit établir, sur papier ou éventuellement sur tout support offrant les conditions de garantie et de conservation définies en matière de preuve, des états périodiques numérotés et datés récapitulant dans un ordre chronologique toutes les données qui y sont entrées, sous une forme interdisant toutes insertions intercalaires ainsi que toutes suppressions ou additions ultérieures.

3. L'origine, le contenu et l'imputation de chaque donnée doivent être indiqués en clair. En outre, chaque donnée doit s'appuyer sur une pièce justificative constituée par un document écrit.

Lorsque les données sont prises en charge par un procédé qui, autrement, ne laisserait aucune trace, elles doivent être également constatées par un document écrit directement intelligible.

4. Il doit être possible, à tout moment, de reconstituer à partir des données définies ci-dessus les éléments des comptes, états et renseignements soumis à la vérification ou, à partir de ces comptes, états et renseignements, de retrouver les données entrées.

C'est ainsi que tout solde de compte doit pouvoir être justifié par un relevé des écritures dont il procède à partir d'un autre solde de ce même compte. Chacune de ces écritures doit comporter une référence permettant l'identification des données correspondantes.

5. L'exercice de tout contrôle doit comporter un droit d'accès à la documentation relative aux analyses, à la programmation et à l'exécution des traitements en vue de procéder notamment aux tests nécessaires.

6. Les procédures de traitement automatisé des comptabilités doivent être organisées de manière à permettre de contrôler si les exigences de sécurité et de fiabilité requises en la matière ont bien été respectées.

La CARPA ouvre dans sa comptabilité particulière les comptes suivants :

1. Comptes de contributions Etat

Contributions Etat. - Aide juridictionnelle.

Contributions Etat. - Aide à l'intervention de l'avocat au cours de la garde à vue.

2. Comptes financiers

Ils correspondent aux comptes ouverts auprès d'un établissement de crédit :

CARPA. - Aide juridictionnelle ;

CARPA. - Aide à l'intervention de l'avocat au cours de la garde à vue ;

CARPA. - Emploi des produits financiers ;

CARPA. - Placements financiers ;

CARPA. - Protocole défense, art. D. 91 et 132-6.

3. Comptes de rétributions avocats

Provisions reçues avocats.

Rétributions particulières avocats. - Protocole défense.

Rétributions particulières avocats. - Convention ordre, art. L. 29 (al. 2 et 4).

4. Comptes de liaison avec la comptabilité générale

de la CARPA ou de l'ordre

(subdivisé par nature si nécessaire)

L'ouverture de comptes de rétributions avocats et des comptes financiers associés n'est obligatoire que pour les seuls barreaux ayant conclu un protocole d'organisation de la défense ainsi que pour ceux dont le règlement intérieur prévoit le versement aux avocats de rétributions calculées sur une base autre que celle servant au calcul de la contribution due par l'Etat ou le versement de provisions sur les missions en cours.

L'exercice comptable se confond avec l'année civile.

Les contributions dues par l'Etat et les rétributions des missions d'aide juridictionnelle achevées au 31 décembre de l'année n versées aux avocats au cours du mois de janvier de l'année n + 1 sont rattachées à l'année n.

La CARPA ouvre les comptes de contributions Etat par exercice. Pendant le mois de janvier, les mouvements sont affectés à ces différents comptes selon la date d'achèvement de la mission.

A la clôture de l'exercice, ces comptes sont soldés par virement aux comptes de même nature de l'exercice n + 1.

La CARPA ouvre un compte avocat-provisions reçues par exercice. Elle y enregistre les versements de provisions survenus dans l'exercice.

Quelle que soit l'année où elle survient, la reprise de provision est comptabilisée dans le compte où le versement initial a été enregistré.

La CARPA ouvre ses comptes de rétributions particulières avocats protocole défense et convention ordre article L. 29 (al. 2 et 4) par exercice.

Quelle que soit la date à laquelle parvient l'attestation de fin de mission, cette dernière est comptabilisée dans le compte de l'année d'achèvement de la mission.

Le présent arrêté est applicable à compter du 1er janvier 1997.

Le directeur de l'administration générale et de l'équipement et le directeur des affaires civiles et du sceau sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution du présent arrêté, qui sera publié au Journal officiel de la République française.