Sous la responsabilité des établissements accrédités, l'école doctorale fixe les conditions de suivi et d'encadrement des doctorants par une charte du doctorat dont elle définit les termes. Cette charte prévoit notamment les modalités de recours à une médiation en cas de conflit entre le doctorant et son directeur de thèse et l'engagement du doctorant à répondre à toute demande d'information relative à son insertion et à son parcours professionnel à l'issue du doctorat. Cette charte est approuvée par le directeur de l'école doctorale, le directeur de l'unité de recherche d'accueil, le ou les directeurs de thèse. Elle est signée lors de la première inscription du doctorant par les parties prenantes du doctorat : doctorant, directeurs de thèse, responsables d'unité de recherche, chefs d'établissements publics et des établissements tels que mentionnés au troisième alinéa de l'article 10 du présent arrêté.

Chaque établissement public d'enseignement supérieur fait évoluer, après avis des conseils compétents et consultation de ses écoles doctorales ou de son collège doctoral, sa charte du doctorat, en y intégrant un paragraphe relatif au respect des exigences de l'intégrité scientifique qui contient a minima le texte du serment des docteurs relatif à l'intégrité scientifique. Cette nouvelle version est portée à la connaissance des directeurs d'écoles doctorales ou de collèges doctoraux, des directeurs d'unités de recherche d'accueil, des directeurs de thèse. Le paragraphe relatif à l'intégrité scientifique est un texte de référence pouvant être présenté lors de toute initiation à la recherche intégrée dans le parcours des étudiants dès la licence ou le master.

Le modèle ci-après de paragraphe à intégrer à la charte du doctorat peut être adapté par l'établissement :

“ L'établissement […] promeut la réalisation des travaux de recherche des doctorantes et doctorants dans le respect des exigences de l'intégrité scientifique et de l'éthique de la recherche. Les doctorantes et doctorants ont accès à une formation aux principes et exigences de l'éthique de la recherche et de l'intégrité scientifique. Elles et ils s'engagent à les respecter pendant toute la durée de leur doctorat. [L'établissement], les directrices ou directeurs d'écoles doctorales, les directrices ou directeurs de thèse, les directrices ou directeurs d'unités de recherche et toutes les personnes encadrant ou participant au travail d'une doctorante ou d'un doctorant s'engagent à favoriser et à accompagner cet engagement. ”

Le texte de serment tel que décrit dans l'article 19 bis figure dans la charte sans modification.

Prise en application de cette charte, une convention de formation est signée par le ou les directeurs de thèse, le doctorant et, le cas échéant, par le responsable de l'entreprise ou de l'organisme d'accueil du doctorant. Elle prévoit les conditions de réalisation des travaux de recherche et de préparation du doctorat. Elle indique les dénominations de l'établissement d'inscription du doctorant, de l'école doctorale et de l'unité de recherche d'accueil ; elle mentionne également le ou les noms du ou des directeurs de thèse, du directeur de l'unité d'accueil, du doctorant ainsi que les droits et devoirs des parties en présence.

Cette convention de formation mentionne le sujet du doctorat et la spécialité du diplôme, le cas échéant les conditions de financement du doctorant, ainsi que les éléments suivants :

1° Si le doctorat est mené à temps complet ou à temps partiel ; dans ce cas est précisé le statut professionnel du doctorant ;

2° Le calendrier du projet de recherche ;

3° Les modalités d'encadrement, de suivi de la formation et d'avancement des recherches du doctorant ;

4° Les conditions matérielles de réalisation du projet de recherche et, le cas échéant, les conditions de sécurité spécifiques ;

5° Les modalités d'intégration dans l'unité de recherche ;

6° Le projet professionnel du doctorant ;

7° Le parcours individuel de formation en lien avec ce projet personnel ;

8° Les objectifs de valorisation des travaux de recherche du doctorant : diffusion, publication et confidentialité, droit à la propriété intellectuelle selon le champ du programme de doctorat ;

9° Les modalités de formation et d'accompagnement matériel ;

10° Dans le cas où le travail de recherche est effectué pour tout ou partie dans un établissement autre qu'un établissement public d'enseignement supérieur et/ ou de recherche, les temps de présence dans l'unité de recherche ;

11° Un engagement à respecter, tout au long de ses travaux de recherche, les principes et les exigences de l'intégrité scientifique.

La convention de formation du doctorant prend en compte les autres conventions existantes. Elle peut être modifiée en tant que de besoin, lors des réinscriptions par accord signé entre les parties. L'établissement d'inscription est le garant de sa mise en œuvre.