L'évaluation donne lieu à un entretien conduit par le supérieur hiérarchique direct dans le cadre du poste d'accueil, en présence du responsable pédagogique référent ayant supervisé la formation de l'agent sur le nouveau poste ou pour ses nouvelles fonctions.
Le supérieur hiérarchique direct communique à l'agent la date de l'entretien au moins huit jours à l'avance. Dans le même temps, il lui transmet la grille d'évaluation et le document support de l'entretien.
Ces documents sont complétés lors de l'entretien. Le supérieur hiérarchique direct établit le compte rendu de l'entretien et l'adresse à l'agent et au responsable pédagogique référent. L'agent signe le compte rendu de l'entretien après l'avoir éventuellement complété de ses observations sur le déroulement de l'entretien et sur les sujets traités. Il l'adresse à son supérieur hiérarchique qui le verse à son dossier.