Décision du 21 avril 2023 fixant la liste des pièces faisant l'objet d'une dématérialisation du dossier individuel géré sur support électronique des agents titulaires rémunérés par la direction de l'information légale et administrative (DILA)

NOR : PRMX2311310S
ELI : https://www.legifrance.gouv.fr/eli/decision/2023/4/21/PRMX2311310S/jo/texte
JORF n°0101 du 29 avril 2023
Texte n° 2

Version initiale


La directrice de l'information légale et administrative,
Vu le règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données) ;
Vu le code général de la fonction publique, notamment son article L. 137-3 ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu la loi n° 2018-727 du 10 août 2018 modifiée pour un Etat au service d'une société de confiance, notamment son article 42 ;
Vu le décret n° 2011-675 du 15 juin 2011 relatif au dossier individuel des agents publics et à sa gestion sur support électronique notamment son article 9 ;
Vu le décret n° 2019-536 modifié du 29 mai 2019 pris pour l'application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu le décret n° 2019-612 du 19 juin 2019 portant création d'un traitement automatisé de données à caractère personnel dénommé « SIRH interministériel RenoiRH - RenoiRH D » relatif à la gestion des ressources humaines de certains agents de l'Etat ;
Vu l'arrêté du 21 décembre 2012 relatif à la composition du dossier individuel des agents publics géré sur support électronique ;
Vu l'arrêté du 4 avril 2023 portant application pour les services du Premier ministre de l'article 9 du décret n° 2011-675 du 15 juin 2011 relatif au dossier individuel des agents publics et à sa gestion sur support électronique ;
Vu l'avis du comité social d'administration de la direction de l'information légale et administrative du 17 février 2023,
Décide :


  • En application de l'article 2 de l'arrêté du 4 avril 2023 susvisé, les dossiers individuels des agents titulaires rémunérés par la direction de l'information légale et administrative sont dématérialisés, à compter du 6 mars 2023.


  • Les documents gérés dans ces dossiers sont ceux qui figurent en annexe de la présente décision, en référence aux rubriques énumérées en annexe de l'arrêté du 21 décembre 2012 susvisé.


  • La présente décision sera publiée au Journal officiel de la République française.


    • ANNEXE


      Rubrique

      Type de document

      Présent dans dossier numérique
      (Oui /Non)

      1. Etat civil

      Photographie

      OUI

      Numéro d'immatriculation au répertoire national des personnes physiques

      OUI

      Extrait d'acte de naissance

      OUI

      Photocopie de la carte d'identité/ titre de séjour portant mention de l'autorisation de travail

      OUI

      Certificat de nationalité

      OUI

      Jugement portant changement de nom patronymique

      OUI

      Déclaration de choix de nom d'usage

      OUI

      Déclaration de domicile

      OUI

      2. Situation de famille

      Photocopie du livret de famille

      OUI

      Extrait d'acte de naissance ou d'adoption des enfants

      OUI

      Extrait d'acte de mariage / Certificat de concubinage

      OUI

      Jugement de divorce (sous la forme d'extrait : voir circulaire FP/n° 1118 du 8 mars 1973)

      OUI

      Pacte civil de solidarité (PACS)

      OUI

      Attestation de rupture de PACS

      OUI

      Attestation de scolarité des enfants

      OUI

      3. Situation militaire

      Certificat de position militaire

      OUI

      Etat signalétique et des services

      OUI

      4. Recrutement Titularisation

      4.1 Recrutement fonctionnaire - contractuel

      Extrait de casier judiciaire (bulletin n° 2)

      OUI

      Certificat médical d'aptitude (sans aucune mention de pathologie à l'origine d'un éventuel handicap)

      OUI

      Etat des services accomplis

      OUI

      Engagement à servir l'Etat

      OUI

      Rapport sur la manière de servir pendant le stage

      OUI

      Déclaration de cumul des pensions

      OUI

      Acte portant titularisation/classement

      OUI

      Acte portant nomination/reclassement

      OUI

      Contrat de travail et avenants

      OUI

      Curriculum vitae

      OUI

      Diplômes

      OUI

      4.2 Recrutement art. L. 4139-2 du code de la défense

      Dossier de candidature

      OUI

      Lettre de recrutement

      OUI

      Notice de renseignements

      OUI

      Arrêté de détachement prononcé par l'administration d'origine

      OUI

      Intégration

      - Demande

      OUI

      - Arrêté

      OUI

      - Notification

      OUI

      4.4 Non titularisation

      Acte portant réintégration dans le corps d'origine

      OUI

      Notification

      OUI

      Accusé de réception de la notification de réintégration

      OUI

      Acte portant décision de licenciement

      OUI

      Notification de licenciement

      OUI

      Accusé de réception de la notification de licenciement

      OUI

      5. Changement de position statutaire ou mobilité- réintégration

      5.1 Détachement / intégration

      Demande de l'organisme d'accueil

      OUI

      Candidature de l'agent et avis de la hiérarchie

      OUI

      Notice de renseignements

      OUI

      Acte portant détachement

      OUI

      Acte portant nomination dans l'administration d'accueil

      OUI

      Lettre d'information de l'administration d'origine

      OUI

      Certificat de cessation de paiement

      NON

      Visa du contrôle budgétaire et comptable

      NON

      Acte portant intégration dans le corps d'accueil

      OUI

      5.2 Mise à disposition

      Candidature de l'agent (y compris réserve sanitaire)

      NON (MAD entrante) / OUI (MAD sortante)

      Acte portant mise à disposition et avis de la hiérarchie

      NON (MAD entrante) / OUI (MAD sortante)

      Convention de mise à disposition (y compris pour exercice dans la réserve sanitaire)

      NON (MAD entrante) / OUI (MAD sortante)

      5.3 Disponibilité

      Demande de mise en disponibilité et pièces justificatives

      OUI

      Demande de renouvellement

      OUI

      Acte portant mise en disponibilité/ ou maintien en disponibilité

      OUI

      5.4 Congé parental

      Demande de congé parental (initiale et renouvellement)

      OUI

      Acte de mise congé parental

      OUI

      5.5 Hors cadre

      Candidature de l'agent

      OUI

      Acte portant position hors cadre (+ ajout de la "publication de l'arrêté" si obligatoire)

      OUI

      5.6 Réintégration

      Demande de réintégration

      OUI

      Réponse de l'administration après demande de réintégration

      OUI

      Acte portant réintégration

      OUI

      Certificat d'aptitude physique (nécessaire dans certains cas de réintégration)

      OUI

      6. Haute autorité pour la transparence de la vie publique / Commission de déontologie

      Saisine de la Haute autorité pour la transparence de la vie publique / Commission de déontologie

      OUI

      Avis de la Haute autorité pour la transparence de la vie publique / Commission de déontologie

      OUI

      Pièces pour la saisine de la Haute autorité pour la transparence de la vie publique / Commission de déontologie

      OUI

      7. Cumul d'emploi public

      Déclaration de cumul d'emploi public

      NON

      Décision de l'administration

      NON

      8. Cumul pour création ou reprise d'entreprise

      Déclaration d'exercice d'une activité privée

      NON

      Demande d'autorisation d'exercice d'une activité privée

      NON

      Décision de l'administration

      NON

      9. Cumul d'activité accessoire

      Demande d'autorisation

      NON

      Décision de l'administration

      NON

      10. Changement de modalités de temps de travail

      Demande de travail à temps partiel y compris demande de surcotisation

      OUI

      Décision/notification de temps partiel et avenants de changement de quotité

      OUI

      Décision d'autorisation de surcotisation

      OUI

      11. Gestion des congés et absences

      Demande de congé maternité ou adoption

      NON

      Décision de congé maternité ou d'adoption

      NON

      Demande de congé paternité ou d'adoption

      NON

      Décision de congé paternité ou d'adoption

      NON

      Demande de congé de formation professionnelle

      NON

      Décision ou avenant de congé de formation professionnelle

      NON

      Attestation d'assiduité

      NON

      Demande de congé ordinaire de maladie (NB : au bout de 3 mois, l'agent passe à ½ traitement. La durée maximale du congé ordinaire de maladie est d'un an)

      NON

      Demande de congé longue maladie

      NON

      Demande de congé de grave maladie (agents non titulaires)

      NON

      Décision de congé de longue maladie

      NON

      Décision de congé de grave maladie

      NON

      Demande de congé de longue durée

      NON

      Décision de congé de longue durée

      NON

      Demande de reprise de temps partiel thérapeutique

      NON

      Décision de temps partiel thérapeutique

      NON

      Demande de congés bonifiés/ administratifs

      NON

      Décision de congés bonifiés/ administratifs

      NON

      Demande de congé de solidarité familiale (effacer les éventuelles mentions relatives à l'identité du tiers aidé)

      NON

      Décision de congé de solidarité familiale (effacer toute information susceptible de révéler l'identité des tiers concernés)

      NON

      Demande de congé de proche aidant

      NON

      Décision de congé de proche aidant

      NON

      Demande de congé sans traitement pour mobilité

      NON

      Demande de congé sans traitement pour convenance personnelle

      NON

      Arrêté de congé sans traitement / sans rémunération

      NON

      Demande de congé de formation syndicale

      NON

      Décision de congé de formation syndicale

      NON

      Demande d'autorisation de décharges syndicales

      NON

      Autorisation de décharges syndicales

      NON

      Demande de congé de représentation (association, mutuelle)

      NON

      Décision de congé de représentation

      NON

      Demande d'autorisation d'absence pour motif médical ou autre

      NON

      Autorisation d'absence

      NON

      Demande de congé de présence parentale

      NON

      Certificat médical pour congé de présence parentale

      NON

      Acte portant congé présence parentale

      NON

      Demande de congé pour exercice de la réserve (sauf réserve sanitaire : rubrique 5.3)

      NON

      Décision de congé réserve

      NON

      12. Evaluation - notation/avancement d'échelon

      Notification individuelle d'avancement d'échelon

      NON

      Réduction/majoration d'ancienneté

      OUI

      Fiche de notation

      OUI

      Compte rendu d'évaluation (compte rendu de l'entretien d'évaluation ou compte rendu de l'entretien professionnel)

      NON

      Dossier d'appel de notation/recours

      OUI

      13. Avancement/ Promotion

      Demande de l'agent/fiche de candidature

      OUI

      Rapport d'aptitude

      OUI

      Arrêté ou décision

      OUI

      Notification individuelle de changement de grade/corps/cadre d'emploi

      OUI

      14. Mutation - affectation

      Demande de mutation/fiche de vœux d'affectation lors du recrutement

      OUI

      Pièces justificatives en cas de demande prioritaire de mutation

      OUI

      Décision de mutation ou arrêté d'affectation

      OUI

      Décision de reclassement

      OUI

      Notification mutation / reclassement

      OUI

      15. Gestion des compétences

      Attestation de formation

      NON

      Fiche individuelle de formation récapitulative ou passeport de formation

      NON

      Compte rendu des entretiens de formation

      NON

      Attestation de bilan de compétence

      NON

      Suivi d'utilisation du droit individuel à la formation (DIF)

      NON

      16. Discipline

      Dossier d'enquête et pièces annexes

      OUI

      Rapport au conseil de discipline

      OUI

      Arrêté portant sanction (sauf avertissement)

      OUI

      Notification

      OUI

      Recours

      OUI

      17. Cessation de fonction

      Demande de radiation

      OUI

      Arrêté de radiation des cadres

      OUI

      Notification de l'arrêté de radiation des cadres

      OUI

      Demande d'admission à la retraite

      OUI

      Décision d'admission à la retraite

      OUI

      Notification d'admission à la retraite

      OUI

      Décompte provisoire des droits à pensions

      OUI

      Demande de cessation progressive d'activité

      OUI

      Acte portant cessation progressive d'activité (la DGFIP a précisé : uniquement en reprise)

      OUI

      Demande de démission

      OUI

      Arrêté/notification de démission

      OUI

      Décision/notification de révocation

      OUI

      Décision/notification de licenciement pour insuffisance professionnelle

      OUI

      Décision/notification d'abandon de poste

      OUI

      18. Services publics - activités privées

      Déclaration de services publics

      OUI

      Etats des services accomplis dans d'autres administrations

      OUI

      Dossier de validation de services

      OUI

      Etat des trimestres validés dans une activité privée

      OUI

      19. Distinctions honorifiques

      Distinctions honorifiques

      NON

      Lettre de félicitations (suite à des distinctions honorifiques ou autres)

      NON

      20. Accident de service / Maladie professionnelle

      Déclaration d'accident de service ou maladie professionnelle

      NON

      Rapport d'enquête suite à accident de service

      NON

      Allocation temporaire d'invalidité

      NON

      Notification du taux d'IPP

      NON

      21. Evénements divers

      Demande de consultation du dossier

      NON

      Autres correspondances de l'agent et réponses de l'administration

      NON

      Interventions, projet de réponse et réponse définitive

      NON

      Recours hiérarchique et recours gracieux

      NON


Fait le 21 avril 2023.


A. Duclos-Grisier

Extrait du Journal officiel électronique authentifié PDF - 233,3 Ko
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