En application du II de l'article 1er du décret du 19 avril 2017 susvisé, le présent arrêté fixe la procédure commune de recueil des signalements applicable aux fonctionnaires titulaires et stagiaires, aux agents contractuels de droit public ou de droit privé affectés dans les directions d'administration centrale et les services déconcentrés du ministère de la transition écologique et solidaire et du ministère de la cohésion des territoires et des relations avec les collectivités territoriales, à l'exclusion des agents affectés à la direction générale de l'aviation civile. Les agents affectés dans les directions départementales interministérielles et gérés par ces deux ministères relèvent des dispositions du présent arrêté.
Les services à compétence nationale rattachés à ces deux ministères mettent en œuvre la procédure de recueil des signalements prévue par le présent arrêté.
Les établissements publics placés sous la tutelle de ces mêmes ministères peuvent appliquer les dispositions du présent arrêté, après décision en ce sens des organes compétents de ces établissements.

Le collège référent déontologue, instauré par l'arrêté du 28 décembre 2017 susvisé, exerce la fonction de référent alerte prévue à l'article 4 du décret du 19 avril 2017 susvisé.

Lorsque le signalement est adressé au supérieur hiérarchique direct ou indirect, celui-ci le transmet, sans délai et dans des conditions qui garantissent sa confidentialité, au référent alerte, sauf opposition expresse et préalable de l'auteur du signalement. Le supérieur hiérarchique informe l'auteur du signalement de cette transmission. Le référent alerte devient alors le seul destinataire du signalement au sens du présent arrêté.

I. - Si le signalement est adressé directement au référent alerte, il est transmis par courrier postal et sous double enveloppe, sans passer par le service du courrier interne, à l'adresse suivante : « ministère de la transition écologique et solidaire, secrétariat général, direction des ressources humaines, bureau de l'appui juridique, secrétariat du référent déontologue, Arche Sud, 92055 La Défense Cedex ». La première enveloppe, dite enveloppe extérieure, doit porter la mention « CONFIDENTIEL ». La deuxième enveloppe, dite enveloppe intérieure, porte la mention : « Signalement d'une alerte au titre de la loi du 9 décembre 2016 » et la date de transmission du signalement par l'agent. Pour les échanges ultérieurs, figure seulement sur l'enveloppe intérieure le numéro du dossier attribué par le secrétariat du collège.
II. - Les échanges entre l'auteur du signalement et le destinataire sont opérés selon la même modalité que celle précisée au I.

Pour être recevable, le signalement est daté, signé et comporte les éléments suivants :
1° L'identité de l'auteur du signalement, ses fonctions, son statut, son service d'affectation, les coordonnées postales, téléphoniques et courriels personnels et professionnels ;
2° Le cas échéant, l'identité et les fonctions de la ou des personnes faisant l'objet du signalement ;
3° L'exposé détaillé des faits, dommages éventuels et circonstances dans lesquelles l'auteur a eu personnellement connaissance des faits à l'occasion de l'exercice de ses fonctions. Ces faits doivent relever du champ d'application du premier alinéa de l'article 6 de la loi du 9 décembre 2016 susvisée ;
4° Le cas échéant, l'identité et les fonctions des victimes ou témoins des faits, avec leur consentement ;
5° Toute information ou tout document sur quelque support que ce soit susceptible d'étayer le signalement.

Le secrétariat du collège référent déontologue, qui assure le secrétariat du référent alerte, accuse réception sans délai, par un courrier, du signalement et informe son auteur de la date de réception du signalement, du délai raisonnable prévisible nécessaire à l'examen de la recevabilité de son signalement et des garanties de confidentialité mentionnés respectivement aux articles 7 et 8. Ce délai tient compte des informations ou documents fournis lors de l'envoi du signalement. Ce délai peut être prolongé si des éléments complémentaires sont demandés à l'auteur du signalement pour l'examen de recevabilité.

I. - Le référent alerte peut désigner des agents chargés de la vérification de la recevabilité du signalement.
Le référent alerte ou la personne qu'il désigne pour instruire le dossier procède à l'examen du signalement et des pièces fournies à son appui. Le référent alerte ou la personne qu'il a désignée est chargé des relations avec l'auteur du signalement et, le cas échéant, avec les autres personnes concernées et peut solliciter des informations ou documents complémentaires nécessaires à cet examen de recevabilité.
II. - En cas d'irrecevabilité du signalement, une réponse motivée est signée par le président ou le vice-président et est adressée à son auteur par le secrétariat du référent alerte. Elle conduit à la clôture du dossier de l'alerte.
III. - Si un signalement est recevable, le référent alerte ou la personne désignée au deuxième alinéa du I détermine les délais prévisibles à l'issue desquels l'auteur est informé des suites données à son signalement. Le secrétariat du référent alerte informe l'auteur du signalement de ces délais.
Lorsqu'il apparaît que le signalement ne nécessite pas la mise en œuvre de mesures destinées à mettre fin à la situation constatée, l'auteur du signalement et, le cas échéant, l'agent mis en cause si les faits avaient été portés à sa connaissance, sont informés qu'aucune suite n'y sera donnée et que la procédure d'alerte est clôturée.
Lorsque le signalement nécessite la mise en œuvre de mesures destinées à mettre fin à la situation constatée, le référent alerte saisit l'autorité compétente. Le secrétariat du référent alerte informe l'auteur du signalement des suites qui sont données à son alerte.

I. - Tout destinataire du signalement visé à l'article 3, le secrétariat du référent alerte et toute personne chargée de l'examen du signalement mentionnée à l'article 7 sont tenus à l'obligation de confidentialité, de la réception à la clôture du dossier, sous réserve des nécessités d'une information judiciaire ou d'une enquête préliminaire.
Les éléments d'identification de l'auteur du signalement, des personnes mises en cause, les faits objets du signalement ou les informations recueillies peuvent être divulgués dans les conditions fixées par l'article 9 de la loi du 9 décembre 2016 susvisée.
II. - En cas de nécessité de communiquer avec des tiers, notamment pour effectuer des vérifications ou solliciter une expertise, toutes les mesures appropriées sont prises pour restreindre l'accès aux informations aux seules personnes qui doivent en connaître. Ces informations sont limitées à celles strictement nécessaires aux seuls besoins de la vérification ou du traitement du signalement. Les tiers sont informés de la nécessité de respecter les règles de confidentialité.

Si aucune suite n'est donnée au signalement, les informations concernant le signalement, ainsi que celles concernant les personnes visées par ce dernier, seront détruites ou archivées, après anonymisation, dans un délai maximal de deux mois à compter de la clôture du dossier. Dans le cas où un signalement donne lieu à l'ouverture d'une procédure disciplinaire ou judiciaire, les données relatives à ce signalement sont conservées jusqu'au terme de la procédure et de ses éventuelles suites contentieuses, dans le cadre des règles d'archivage applicables à ces procédures.
Dans les tous les cas, l'accusé de réception mentionné à l'article 6 et émis par le référent alerte précise les conditions de conservation ou de destruction du signalement.

Le ministère de la transition écologique et solidaire, le ministère de la cohésion des territoires et des relations avec les collectivités territoriales ainsi que les établissements publics mentionnés à l'article 1er procèdent à la diffusion de la procédure de recueil des signalements d'alerte par publication sur leurs sites intranet ou par tout autre moyen propre à permettre sa connaissance et sa compréhension par l'ensemble des membres de leur personnel.
Cette information rappelle notamment le caractère facultatif du signalement d'alerte, ses garanties de confidentialité, les conditions de recevabilité du signalement ainsi que les coordonnées du collège référent déontologue. Elle indique également que l'utilisation abusive du dispositif peut exposer son auteur à des sanctions disciplinaires et peut engager sa responsabilité civile sur le fondement de l'article 1240 du code civil ainsi que sa responsabilité pénale sur le fondement de l'article 226-10 du code pénal en cas de dénonciation calomnieuse.
Elle précise les sanctions encourues.

La secrétaire générale du ministère de la transition écologique et solidaire et du ministère de la cohésion des territoires et des relations avec les collectivités territoriales est chargée de l'exécution du présent arrêté, qui sera publié au Journal officiel de la République française.