Arrêté du 21 décembre 2012 relatif à la composition du dossier individuel des agents publics géré sur support électronique

NOR : RDFF1239419A
ELI : https://www.legifrance.gouv.fr/eli/arrete/2012/12/21/RDFF1239419A/jo/texte
JORF n°0001 du 1 janvier 2013
Texte n° 72
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La ministre de la culture et de la communication et la ministre de la réforme de l'Etat, de la décentralisation et de la fonction publique,
Vu la loi n° 83-634 du 13 juillet 1983 modifiée portant droits et obligations des fonctionnaires, notamment son article 18 ;
Vu le décret n° 79-1037 du 3 décembre 1979 modifié relatif à la compétence des services d'archives publics et à la coopération entre les administrations pour la collecte, la conservation et la communication des archives publiques ;
Vu le décret n° 2011-675 du 15 juin 2011 relatif au dossier individuel des agents publics et à sa gestion sur support électronique ;
Vu l'avis de la Commission nationale de l'informatique et des libertés en date du 5 juillet 2012,
Arrêtent :


  • Le dossier individuel des agents publics, géré sur support électronique, se compose des documents figurant dans la nomenclature cadre annexée au présent arrêté ainsi que des informations attachées à ces documents, permettant d'établir la traçabilité des opérations de gestion y afférentes en application de l'article 5 du décret du 15 juin 2011 susvisé.
    Chaque document du dossier géré sur support électronique est classé par référence à cette nomenclature.


  • Une durée de conservation pour la gestion courante est fixée pour chaque type de document.
    Au terme de sa conservation en gestion courante, chaque document fait l'objet soit d'un archivage intermédiaire, soit d'une destruction, selon les indications figurant dans la dernière colonne de la nomenclature.
    L'archivage intermédiaire prend fin à l'issue de la durée d'utilité administrative du document, fixée à quatre-vingt ans à compter de la date de naissance de l'agent.
    Au terme de leur durée d'utilité administrative, les documents font l'objet d'un versement dans un service public d'archives au titre des archives définitives, ou sont éliminés sous le contrôle scientifique et technique de l'Etat sur les archives.
    Les informations attachées aux documents sont soumises aux mêmes règles de conservation ou de destruction.
    Les observations libres, annexées aux documents en application de l'article 13 du décret du 15 juin 2011 susvisé, sont soumises aux mêmes règles de gestion que les documents qu'elles commentent ou complètent.
    La durée de conservation des traces de consultation est de trois ans.


  • Le présent arrêté sera publié au Journal officiel de la République française.


Fait le 21 décembre 2012.


La ministre de la réforme de l'Etat,
de la décentralisation
et de la fonction publique,
Marylise Lebranchu
La ministre de la culture
et de la communication,
Aurélie Filippetti

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