La consultation collective peut être employée quelle que soit la nature des prestations et quel que soit le montant des commandes individuelles ou des commandes groupées.

Elle peut être ouverte ou restreinte.

Elle est ouverte lorsqu'elle comporte un appel public à la concurrence.

Elle est restreinte lorsqu'elle ne s'adresse qu'aux candidats que le coordonnateur décide de consulter dans les conditions prévues à l'article 372 bis.

L'avis de consultation collective ouverte est, dans tous les cas, porté à la connaissance du public par une insertion faite, comme il est dit à l'article 38, soit dans le Bulletin officiel des Annonces des Marchés publics, soit dans toute autre publication habilitée à recevoir des annonces légales ainsi que, éventuellement, par affichage ou par un autre moyen de publicité.

Le délai de réception des offres ne peut être inférieur à trente-six jours à compter de la date d'envoi de l'avis de consultation collective à la publication ou au Bulletin officiel mentionnés à l'alinéa précédent. Ce délai peut être réduit à dix jours au moins, en cas d'urgence, par décision du coordonnateur.

L'avis de consultation collective, dont le modèle peut être fixé par arrêté du ministre de l'économie et des finances et des ministres de tutelle, fait connaître au moins :

1° L'objet du marché ;

2° Le lieu où l'on peut prendre connaissance des cahiers des charges, du règlement de la consultation, de la liste des adhérents au groupement et du tableau de leurs besoins respectifs ou bien les modalités d'obtention de ces documents ;

3° La date d'envoi de l'avis de consultation collective à la publication ;

4° Le lieu et la date limite de réception des offres ;

5° Le délai pendant lequel les candidats restent engagés par leurs offres ;

6° Les justifications à produire touchant les qualités et les capacités exigées des candidats ;

7° Eventuellement, les autres considérations qui peuvent entrer en ligne de compte, comme il est dit au troisième alinéa du b de l'article 375.

Si, pour un ensemble de consultations collectives que le coordonnateur prévoit de lancer au cours d'une période de douze mois pour des prestations de même nature, le montant estimé des commandes à passer par l'un quelconque des membres du groupement dépasse le seuil fixé par l'article 123 ou 321 du code des marchés publics, la consultation collective restreinte doit être précédée d'un appel public de candidatures. Cette disposition ne s'applique pas lorsque les fournitures à commander figurent sur les listes arrêtées selon les modalités prévues à l'article 377.

L'avis d'appel de candidatures est porté à la connaissance du public par une insertion faite, comme il est dit à l'article 38, soit au Bulletin officiel des annonces des marchés publics, soit dans toute autre publication habilitée à recevoir des annonces légales ainsi que, éventuellement, par affichage ou par un autre moyen de publicité.

Le délai de réception des candidatures ne peut être inférieur à vingt et un jours à compter de la date d'envoi de l'avis d'appel de candidatures à la publication ou au Bulletin officiel mentionnés à l'alinéa précédent. Ce délai peut être réduit à douze jours au moins, en cas d'urgence, par décision du coordonnateur.

L'avis d'appel de candidatures, dont le modèle peut être fixé par arrêté du ministre de l'économie et des finances et des ministres de tutelle, indique au moins :

1° La nature particulière et l'importance des prestations ;

2° Les justifications à produire touchant les qualités et capacités des candidats ;

3° La date d'envoi de l'avis d'appel de candidatures à la publication ;

4° Le lieu et la date limite de réception des candidatures.

Les plis contenant les candidatures sont ouverts par le bureau visé à l'article 374 ou, éventuellement, la commission départementale de coordination dans les conditions indiquées à cet article. Il est dressé un procès-verbal des opérations d'ouverture des plis qui ne peut être rendu public ni communiqué à aucun candidat.

En cas de consultation collective restreinte précédée d'un appel public de candidatures, le coordonnateur, sur le vu du procès-verbal de dépouillement des offres de candidatures visé à l'article précédent, arrête la liste des candidats admis à présenter une offre. Cette liste peut comprendre des noms de prestataires ou de fournisseurs n'ayant pas répondu à l'appel de candidatures.

L'avis adressé aux prestataires ou fournisseurs retenus contient les indications énumérées aux 1°, 2°, 4°, 5° et 7° du dernier alinéa de l'article 372.

Le délai accordé pour remettre les offres ne peut être inférieur à vingt et un jours à compter de l'envoi de l'avis. En cas d'urgence, ce délai peut être ramené à dix jours au moins par décision du coordonnateur.

L'offre à la consultation collective est le document par lequel le candidat s'engage à traiter avec les membres du groupement, une fois que le coordonnateur lui aura fait connaître que sa proposition a été retenue, dans les conditions fixées par le cahier des charges.

L'offre est placée sous double enveloppe cachetée.

L'enveloppe extérieure, qui porte l'indication de la consultation collective à laquelle se rapporte l'offre, contient la déclaration de soumissionner et, le cas échéant, les justifications visées au 6° de l'article 372.

L'enveloppe intérieure, sur laquelle est inscrit le nom du candidat, contient l'offre.

Les plis contenant les offres doivent être envoyés par la poste et recommandés. Toutefois, le cahier des charges peut en autoriser le dépôt dans une boîte à ce destinée.

A leur réception, les plis sont enregistrés, dans leur ordre d'arrivée, sur un registre spécial. Ils doivent rester cachetés jusqu'au moment de leur ouverture dans les conditions fixées à l'article 374. Ces prescriptions sont appliquées sous la responsabilité du coordonnateur.

Les plis contenant les offres sont ouverts par un bureau de dépouillement des offres à moins que la commission départementale de coordination ne décide de remplir les fonctions de ce bureau.

Ce bureau, créé par arrêté du préfet, comprend :

Le préfet ou son représentant, président ;

Le directeur départemental de la concurrence et des prix ou son représentant ;

Le coordonnateur ;

Au moins deux représentants des administrations ou établissements adhérents au groupement concerné par la consultation collective, désignés par le préfet, sur proposition des administrations ou établissements dont ils relèvent.

Les séances de ce bureau ne sont pas publiques, les candidats n'y sont pas admis.

Seuls peuvent être ouverts les plis qui ont été reçus, dans les conditions fixées à l'article 373, au plus tard à la date limite qui a été fixée pour la réception des offres.

Les offres contenues dans l'enveloppe intérieure, qui est alors ouverte, sont enregistrées dans toutes leurs parties essentielles, y compris les pièces jointes.

Le bureau ou, éventuellement, la commission départementale de coordination dresse un procès-verbal des opérations d'ouverture qui ne peut être rendu public ni communiqué à aucun candidat.

Le coordonnateur élimine les offres non conformes à l'objet de la consultation :

a) Le coordonnateur retient le candidat le moins disant si le règlement de la consultation l'a prévu. Si le prix le plus bas est offert par plusieurs candidats, le coordonnateur, après avis de la commission, peut décider, sans préjudice de l'exercice éventuel de droits de préférence, de consulter à nouveau les candidats les moins disants. S'il n'y a pas de nouvelle consultation, il est procédé à un tirage au sort pour désigner le candidat avec lequel les marchés seront conclus.

b) Lorsque le prix n'est pas le seul critère de la consultation, le coordonnateur choisit, après avis de la commission, l'offre qu'il juge la plus intéressante pour les membres du groupement, en tenant compte du prix des prestations, de leur coût d'utilisation, de leur valeur technique, des garanties professionnelles et financières présentées par chacun des candidats et du délai d'exécution.

Toutefois, le coordonnateur n'est pas tenu de consulter la commission départementale de coordination lorsque le montant total présumé des commandes n'excède pas le triple du seuil au-dessous duquel, par mesure générale, la passation d'un marché n'est pas obligatoire.

Le coordonnateur peut décider que d'autres considérations entreront en ligne de compte ; dans ce cas, elles devront avoir été spécifiées dans l'avis de consultation collective.

Dans le cas où plusieurs offres jugées les plus intéressantes sont tenues pour équivalentes, tous éléments considérés, le coordonnateur, pour départager les candidats, peut demander à ceux-ci de présenter de nouvelles offres. Hormis ce cas, le coordonnateur ne peut discuter avec les candidats que pour leur faire préciser ou compléter la teneur de leurs offres.

Le dépôt d'une offre comportant une variante par rapport à l'objet du marché tel qu'il a été défini par le cahier des charges peut être pris en considération, si une telle possibilité est expressément prévue dans ce cahier.

c) Le coordonnateur, dès qu'il a pris sa décision, avise tous les autres candidats du rejet de leurs offres dans le délai prévu à l'article 372 (5°) et peut leur communiquer les motifs du rejet. Il peut, en accord avec l'entreprise retenue, procéder à une mise au point du marché sans que les modifications entraînées puissent remettre en cause les conditions de l'appel à la concurrence ayant pu avoir un effet sur les offres.

Si le coordonnateur n'a pas obtenu de propositions qui lui paraissent acceptables, il déclare la consultation infructueuse après avoir pris l'avis de la commission ; il en avise tous les candidats. Il est alors procédé, après avis de la commission, soit par nouvelle consultation collective dans les mêmes conditions que pour la consultation initiale, soit par marché négocié. Si le coordonnateur est dans l'impossibilité de retenir un candidat après négociation directe, il en informe chacun des membres du groupement, qui peut alors traiter par marché négocié, quelles que soient la nature et la valeur des prestations ayant fait l'objet de la consultation.

Toutefois, le coordonnateur n'est pas tenu de consulter la commission départementale de coordination lorsque le montant total présumé des commandes n'excède pas le triple du seuil au dessous duquel par mesure générale, la passation d'un marché n'est pas obligatoire.

d) Lorsqu'elle est consultée, la commission départementale de coordination mentionne les motifs de sa décision dans un procès-verbal d'examen des offres signé par le président et chacun des membres présents à la séance.

Lorsque, dans un des cas prévus aux paragraphes b et c ci-dessus, le coordonnateur décide seul du choix du fournisseur, il consigne les motifs de sa décision dans un procès-verbal qu'il transmet sans délai au préfet, président de la commission départementale de coordination.

Les marchés passés après consultation collective font l'objet, pour chaque adhérent, d'un acte d'engagement établi en un seul original et conforme au modèle inséré au cahier des charges.

Le coordonnateur fait signer l'acte d'engagement concernant chaque adhérent par le candidat retenu après consultation collective. Il le transmet ensuite à chaque membre du groupement pour signature soit par la personne responsable si l'adhérent est un service de l'Etat ou un établissement public de l'Etat n'ayant pas le caractère industriel et commercial, soit par l'autorité compétente pour les collectivités visées à l'article 249.

Toutefois, lorsque, pour certains adhérents, le montant initial de la prestation à réaliser, après consultation collective, ne dépasse pas le seuil au-dessous duquel ils peuvent traiter sans marché écrit, le service, la collectivité ou l'établissement public peut traiter sur mémoires ou sur simples factures avec le titulaire, en se référant au contrat par lequel celui-ci s'est engagé.

Les marchés passés conformément aux dispositions du premier alinéa ci-dessus sont dispensés, le cas échéant, de l'approbation par les services de tutelle.

Les adhérents au groupement sont dispensés de la passation d'un marché pour l'exécution des fournitures désignées par arrêté des ministres de l'intérieur, de l'économie et des finances, de l'éducation nationale, de la santé publique et de la sécurité sociale.

Le coordonnateur indique à chaque adhérent, par l'envoi d'un certificat, les résultats de l'appel d'offres collectif.

L'adhérent passe ses commandes en se référant à l'appel d'offres collectif. Il joint le certificat à la facture lors du premier mandatement.