La Commission nationale de l'informatique et des libertés,
Vu le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données ou RGPD) ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment son article 8-I-2°.b) ;

Après avoir entendu le rapport de M. Philippe GOSSELIN, commissaire, et les observations de M. Damien MILIC, commissaire adjoint du Gouvernement ;

Adopte un référentiel relatif aux traitements de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de la protection de l’enfance et des jeunes majeurs de moins de vingt-et-un-ans et figurant en annexe.

La Présidente

Marie-Laure DENIS

ANNEXE
RÉFÉRENTIEL RELATIF AUX TRAITEMENTS DE DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL MIS EN ŒUVRE DANS LE CADRE DE LA PROTECTION DE L'ENFANCE ET DES JEUNES MAJEURS DE MOINS DE VINGT-ET-UN ANS
Adopté le 20 janvier 2022

1. À qui s’adresse ce référentiel ?

1/ Ce référentiel s’adresse aux organismes privés ou publics quelle que soit leur forme juridique, ci-après les organismes, qui accueillent, hébergent et/ou accompagnent sur le plan social, médico-social, éducatif et/ou judiciaire les mineurs et majeurs de moins de vingt et un ans (voire vingt-cinq ans pour les jeunes nécessitant une protection particulière), ci-après jeune(s) majeur(s) ainsi que, le cas échéant, leurs familles.

2/ Dans ce contexte, ces organismes sont amenés à mettre en œuvre des traitements automatisés en tout ou en partie ainsi que des traitements non automatisés de données à caractère personnel en tant que responsable de traitement, ce qui les soumet au respect des règles relatives à la protection des données.

3/ Les organismes mettant en œuvre des traitements dans ce cadre doivent s’assurer de leur conformité :

• aux dispositions du règlement général sur la protection des données (RGPD) ainsi qu’à celles de la loi du 6 janvier 1978 modifiée (LIL) ;
• aux autres règles éventuellement applicables, conformément à la réglementation en vigueur, notamment le code de l’action sociale et des familles (CASF), le code de la santé publique (CSP), le code de procédure pénale (CPP), le code civil et le code des archives publiques.

4/ Sont exclus du champ d’application du référentiel, en raison de leurs spécificités, les traitements mis en œuvre par les départements dans le cadre des procédures d’adoption.

2. Portée du référentiel

5/ Ce référentiel porte sur les traitements de données à caractère personnel mis en œuvre couramment par les organismes dans le cadre de l’accompagnement social, médico-social, éducatif et/ou judiciaire qu’ils fournissent aux mineurs et majeurs de moins de vingt et un ans (voire vingt-cinq ans pour les jeunes nécessitant une protection particulière) ainsi que, le cas échéant, à leurs familles.

6/ Il a pour objectif de fournir aux organismes mettant en œuvre de tels traitements un outil d’aide à la mise en conformité à la réglementation relative à la protection des données à caractère personnel.

7/ Les traitements mis en œuvre par les organismes dans le cadre de l’accompagnement social, médico-social, éducatif et/ou judiciaire doivent être inscrits dans le registre prévu à l’article 30 du RGPD (voir modèle de registre).

8/ Ce référentiel n’a pas de valeur contraignante. Il permet en principe d’assurer la conformité des traitements de données mis en œuvre par les organismes aux principes relatifs à la protection des données, dans un contexte d’évolution des pratiques à l’ère du numérique.

9/ Les organismes qui souhaiteraient s’écarter du référentiel au regard des conditions particulières tenant à leur situation peuvent le faire.

10/ Il leur appartient néanmoins de justifier de l’existence d’un tel besoin et des mesures mises en œuvre afin de garantir la conformité des traitements à la réglementation en matière de protection des données à caractère personnel notamment lors d’un contrôle réalisé par les services de la CNIL.

11/ Il appartient, en tout état de cause, aux acteurs concernés de s’assurer qu’ils respectent les autres réglementations qui peuvent par ailleurs trouver à s’appliquer (p. ex. : CASF, CSP, CPP).

12/ Ce référentiel constitue également une aide à la réalisation d’une analyse d’impact relative à la protection des données (AIPD).

13/ Les organismes peuvent également se reporter aux outils méthodologiques proposés par la CNIL sur son site web en vue de faciliter la mise en conformité des traitements mis en œuvre. Ils seront ainsi à même de définir les mesures permettant d’assurer la nécessité et la proportionnalité de leurs traitements (points 3 à 7), de garantir les droits des personnes (points 8 et 9) et la maîtrise de leurs risques (point 10). L’organisme pourra également s’appuyer sur les lignes directrices de la CNIL sur les AIPD. Si l’organisme en a désigné un, le délégué à la protection des données (DPD/DPO) devra être consulté.

3. Objectifs poursuivis par les traitements (finalités)

14/ Les traitements mis en œuvre doivent répondre à un objectif précis et être justifiés au regard des missions et des activités des organismes.

15/ Les traitements relatifs à l’accueil, l’hébergement et/ou l’accompagnement sur le plan social, médico-social, éducatif et/ou judiciaire des mineurs et jeunes majeurs ainsi que, le cas échéant, de leurs familles peuvent notamment être mis en œuvre afin :

• a) de fournir les prestations définies dans le cadre d’un contrat/projet conclu entre l’organisme et le représentant légal du mineur ou entre le jeune majeur et/ou son représentant légal et, le cas échéant, d’assurer la gestion du dossier administratif de la personne concernée (gestion des rendez-vous médicaux et/ou sociaux, gestion des visites familiales, etc.) ;

• b) d’offrir un accompagnement social, socio-éducatif, judiciaire et médico-social adapté aux difficultés rencontrées par le mineur ou jeune majeur et, le cas échéant, sa famille, notamment dans le cadre de l’élaboration et la mise en œuvre d’un projet personnalisé (article L. 311-3 du CASF), d’un suivi dans l’accès aux droits (p. ex. : assistance dans les démarches à effectuer) et, le cas échéant, d’une orientation vers des structures compétentes ;

• c) d’échanger et de partager les informations strictement nécessaires, dans le respect des dispositions de l’article L. 1110-4 du CSP et des dispositions du CASF, permettant de garantir la coordination et la continuité de l’accompagnement et du suivi des personnes entre les intervenants sociaux, médicaux et paramédicaux ;

• d) d’instruire, de gérer et, le cas échéant, de verser les prestations sociales légales ou facultatives ;

• e) d’assurer l’évaluation de la situation de la minorité de la personne concernée par les services de l’ASE des départements conformément aux dispositions des articles L. 112-3 alinéa 5 et R. 221-11 du CASF ;

• f) de gérer le recueil, le traitement et l’évaluation des informations préoccupantes relatives à l’enfance en danger par les CRIP des départements conformément aux dispositions des articles L. 226-1 et suivants du CASF, et le cas échéant d’assurer la transmission :
  • des informations vers l’Observatoire national de l’enfance en danger (ONPE) ainsi que les observatoires départementaux de la protection de l’enfance (ODPE) conformément aux dispositions des articles L. 226-3-3 du CASF
  • des informations relatives à un mineur et à sa famille entre départements quand ce mineur a fait l’objet par le passé, au titre de la protection de l’enfance, d’une information préoccupante, d’un signalement ou d’une prise en charge dans un autre département que celui dans lequel il réside, conformément aux dispositions de l’article L. 221-3 du CASF.

• g) d’instruire et de gérer les demandes, les renouvellements, les suspensions et, le cas échéant, les retraits d’agrément des assistants familiaux et maternels, conformément aux dispositions de l’article L. 421-3 du CASF ;

• h)d’instruire et d’assurer le suivi de l’accueil durable et bénévole par un tiers d’un enfant pris en charge par le service de l’aide sociale à l’enfance conformément aux dispositions du décret n° 2016-1352 du 10 octobre 2016 relatif à l’accueil durable et bénévole d’un enfant par un tiers prévu à l’article L. 221-2-1 du CASF ;

• i) d’assurer la surveillance et le contrôle des établissements et services d’accueil de mineurs conformément aux dispositions de l’article L. 227-4 du CASF et L. 2324-1 du CSP, s’agissant des enfants de moins de six ans ;

• j) d’assurer la gestion administrative (nombre de places disponibles, capacité d’accueil de l’établissement etc.), financière et comptable de l’établissement, du service ou de l’organisme ;

• k) d’établir des statistiques, des études internes et des enquêtes de satisfaction aux fins d’évaluation de la qualité des activités et des prestations et des besoins à couvrir.

16/ Les informations recueillies pour l’une de ces finalités ne peuvent pas en principe être réutilisées pour poursuivre un objectif qui serait incompatible avec la finalité initiale. Tout nouvel usage des données doit en effet respecter les principes de protection des données à caractère personnel, en particulier le principe de finalité des traitements (par exemple, les traitements mis en œuvre pour les finalités énoncées ci-dessus ne doivent pas donner lieu à des interconnexions ou échanges autres que ceux nécessaires à l’accomplissement de celles-ci).

4. Bases légales du traitement

17/ Chaque finalité du traitement doit reposer sur l’une des bases légales fixées par la réglementation (article 6.1 du RGPD). (voir, pour une explicitation de la règle : La licéité du traitement : l’essentiel sur les bases légales prévues par le RGPD).

18/ Il appartient au responsable de traitement de déterminer la ou les bases légales adéquates avant toute opération de traitement, après avoir mené une réflexion, qu’il pourra documenter, au regard de sa situation spécifique et du contexte de mise en œuvre du traitement. Ayant un impact sur l’exercice de certains droits prévus par le RGPD, ces bases légales font partie des informations qui doivent être portées à la connaissance des personnes concernées.

19/ Le tableau reproduit ci-dessous vise à apporter aux responsables de traitement une aide pour identifier les bases légales susceptibles d’être utilisées dans les cas les plus courants.

20/ Ces éléments doivent être adaptés à la situation spécifique de chaque organisme concerné. Ainsi, par exemple, selon que l’organisme en question relève du secteur privé ou public, certains traitements répondant pourtant à une même finalité (par exemple, ceux liés à l’instruction, la gestion et, le cas échéant, au versement des aides facultatives) peuvent être fondés sur des bases légales différentes (par exemple, intérêt légitime dans le secteur privé, exécution d’une mission d’intérêt public dans le secteur public).

5. Données à caractère personnel concernées

5.1. Principes de pertinence et de minimisation des données

21/ En vertu du principe de minimisation des données, le responsable de traitement doit veiller à ce que seules les données strictement nécessaires à la poursuite des finalités du traitement soient effectivement collectées et traitées. Sont en principe considérées comme pertinentes, pour des finalités rappelées ci-dessus, les catégories de données suivantes relatives :

• a) à l’identification des mineurs et jeunes majeurs, le cas échéant, de leurs représentants légaux ;

• b) à la vie personnelle ;

• c) au parcours professionnel et de formation dans le cadre de l’aide à l’insertion professionnelle des personnes ;

• d) aux conditions de vie matérielle ;

• e) à la couverture sociale ;

• f) aux coordonnées bancaires, dans la mesure où ces informations sont nécessaires au versement d’une prestation ;

• g) à l’évaluation sociale et médico-sociale de la personne concernée ;

• h) à l’évaluation de la situation de minorité ;

• i) à l’enfance en danger et aux informations préoccupantes ;

• j) au type d’accompagnement et aux actions mis en œuvre ;

• k) à l’identification des personnes concourant à la prise en charge sociale et médico-sociale et à l’entourage susceptible d’être contacté ;

• l) à la gestion des demandes et renouvellements, retraits et suspensions d’agrément des assistants maternels et familiaux ;
• m) à l’instruction et au suivi de l’accueil durable et bénévole par un tiers d’un enfant pris en charge par le service de l’aide sociale à l’enfance.

22/ De manière générale, le responsable de traitement ne doit collecter que les données dont il a réellement besoin et ne doit le faire qu’à partir du moment où ce besoin se concrétise (pour une illustration, voir le tableau ci-dessous au point 25).

5.2. Le traitement du numéro de sécurité sociale (NIR), des données sensibles et des données relatives aux condamnations pénales et aux infractions

23/ Certaines catégories de données appellent une vigilance renforcée en raison de leur caractère particulièrement sensible. Bénéficiant d’une protection spécifique, elles ne peuvent être collectées et traitées que dans des conditions strictement définies par les textes. Il s’agit :

• du NIR, qui fait l’objet d’une réglementation spécifique et ne peut, être enregistré dans le traitement que dans le cadre des échanges avec les professionnels de santé ou les organismes de sécurité sociale, de prévoyance. À cet égard, le décret en Conseil d’Etat n° 2019-341 du 19 avril 2019, pris après avis de la CNIL, détermine les catégories de responsables de traitement et les finalités de ces traitements au vu desquelles ces derniers peuvent être mis en œuvre lorsqu’ils portent sur des données comportant le NIR (voir aussi Tout savoir sur le décret cadre NIR dans le champ de la protection sociale ) ;

• de l’identifiant national de santé ou INS (articles L. 1111-8-1 et R. 1111-8-1 et suivants du code de la santé publique) qui ne peut être utilisé que pour répertorier et retrouver les données de santé et les données administratives rattachées à une personne bénéficiant ou appelée à bénéficier d’une prise en charge sanitaire ou médico-sociale. L’INS ne peut être utilisé que par les professionnels, les établissements, services ou organismes participant à la prévention ou aux soins dont les conditions d’exercice ou les activités sont régies par le CSP (professionnels de santé libéraux, établissements de santé, etc.), par les professionnels du secteur social et médico-social, par les établissements ou services sociaux ou médico-sociaux ou par les professionnels constituant une équipe de soins au sens de l’article L. 1110-12 du CSP et intervenant dans la prise en charge sanitaire ou médico-sociale de l’usager ;

• des données relatives aux infractions, condamnations pénales et mesures de sûreté connexes qui ne peuvent être traitées que dans certains cas et dans le respect des dispositions légales relatives aux données d’infractions (art. 46 de la LIL) ;

• des données dites sensibles , qui révèlent la prétendue origine raciale ou l’origine ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale, les données génétiques, les données biométriques, les données concernant la santé ou celles concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne physique. Ces données ne peuvent pas être collectées, sauf exception prévue par les textes.

24/ Il convient de distinguer le consentement en tant qu’exception prévue par le RGPD autorisant la collecte de données sensibles, du consentement en tant que base légale ou base juridique qui autorise légalement la mise en œuvre du traitement.

25/ Le tableau reproduit ci-dessous fournit des illustrations des données que la CNIL considère comme étant en principe adaptées selon les finalités du traitement.

26/ Après s’être assuré de la pertinence et de la proportionnalité des données à caractère personnel qu’il traite, l’organisme doit par ailleurs s’assurer, tout au long de la durée de vie du traitement, de la qualité de ces données qui doivent être exactes, mises à jour et toujours nécessaires à l’objectif poursuivi.

6. Destinataires des données et accès aux informations

27/ Les données à caractère personnel ne peuvent être rendues accessibles qu’aux seules personnes habilitées à en connaitre au regard de leurs attributions.

28/ D’une manière générale, les habilitations d’accès doivent être documentées par les organismes, et les accès aux différents traitements doivent faire l’objet de mesures de traçabilité. Voir point 10 relatif à la sécurité.

6.1. Les personnes accédant aux données pour le compte du responsable de traitement

29/ Seules les personnes habilitées au titre de leurs missions ou de leurs fonctions peuvent accéder aux données à caractère personnel traitées, et ce dans la stricte limite de leurs attributions respectives et de l’accomplissement de ces missions et fonctions.

30/ Il peut s’agir, par exemple, des professionnels et de tout membre du personnel du même établissement, du même service concourant à une ou plusieurs des finalités susvisées, dans la limite de leurs attributions respectives et des règles encadrant le partage et l’échange d’informations conformément aux dispositions des articles L. 1110-4 du CSP et L. 226-2-2 du CASF (p. ex. : les agents habilités au sein des CRIP des départements peuvent accéder aux informations relatives aux informations préoccupantes dans le cadre de l’enfance en danger ; les agents habilités qui exercent la mission de l’aide sociale à l’enfance au sein des départements ; les services en charge de l’instruction des demandes d’agréments des assistants maternels et familiaux au sein des départements).

6.2. Les destinataires des données

31/ Le RGPD définit les destinataires comme tout organisme qui reçoit la communication des données .

32/ Avant toute communication des informations, le responsable de traitement doit, d’une part, s’interroger sur la finalité de la transmission pour s’assurer de sa pertinence et de sa légitimité et, d’autre part, vérifier que les données communiquées sont adéquates, pertinentes et non excessives au regard de la finalité poursuivie.

33/ Dans le cadre de ce référentiel, peuvent notamment être destinataires des données (liste non exhaustive) :

• s’agissant de données traitées par une personne soumise au secret professionnel, les professionnels et tout membre du personnel membre de la même équipe de soins ou non et n’exerçant pas au sein du même établissement, sous réserve dans ce dernier cas du recueil du consentement de la personne concernée, conformément aux dispositions de l’article
  L. 1110-4 du CSP, qui participent à une ou plusieurs des finalités susvisées ;

• les professionnels et tout membre du personnel d’un établissement externe soumis au secret professionnel et qui mettent en œuvre la politique de la protection de l’enfance définie à l’article L. 112-3 du CASF ou qui lui apportent leur concours, conformément aux dispositions de l’article L. 226-2-2 du CASF ;

• les structures partenaires qui accompagnent les jeunes adultes dans leur projet de logement et/ou de réinsertion sociale (l’Union nationale des comités locaux pour le logement autonome des jeunes, les centres d’hébergement et de réinsertion sociale, etc.) ;

• l’observatoire départemental de la protection de l’enfance (ODPE) et l’Observatoire national de la protection de l’enfance (ONPE), dans les conditions fixées par le décret n° 2016-1966 du 28 décembre 2016 organisant la transmission d’informations sous forme anonyme aux ODPE et à l’ONPE ;

• les services de la préfecture dès lors que le président du conseil départemental sollicite le concours de l’Etat dans la réalisation de la procédure d’évaluation de la minorité, conformément aux dispositions de l’article R. 211-11 du CASF ;

• le ministère de la justice, s’agissant notamment de la transmission du nombre total de mineurs privés temporairement ou définitivement de la protection de leur famille, qui ont été confiés au président du conseil départemental sur décision judiciaire et sont présents au sein de l’ASE au 31 décembre de l’année précédente ou qui feront l’objet d’un accueil provisoire d’urgence, conformément aux dispositions de l’article R. 221-14 du CASF ;

• les autorités judiciaires (ex. : les services de la protection judiciaire de la jeunesse, etc.) ;

• les organismes instructeurs et payeurs de prestations sociales ;

• les organismes financeurs et gestionnaires, s’agissant exclusivement de données préalablement anonymisées, à l’exception de ceux autorisés par une disposition légale ou réglementaire à obtenir la communication de données à caractère personnel des personnes accompagnées.

6.3. Les sous-traitants

34/ Le RGPD définit le sous-traitant comme La personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement .

35/ Il peut s’agir, par exemple, des prestataires de services informatiques (hébergement, maintenance, etc.) ou encore de tout organisme offrant un service ou une prestation impliquant un traitement de données à caractère personnel pour le compte d’un autre organisme (p. ex. : la gestion de la paie des salariés ou des agents).

36/ À cet égard, le responsable de traitement qui souhaite avoir recours à un sous-traitant doit veiller à ne faire appel qu’à des organismes présentant des garanties suffisantes. Un contrat définissant les caractéristiques du traitement ainsi que les différentes obligations des parties en matière de protection des données doit être établi entre elles (article 28 du RGPD).

37/ Pour en savoir plus, un guide du sous-traitant , édité par la CNIL, rappelle ces obligations et donne des exemples de clauses à intégrer dans les contrats.

6.4. Les tiers autorisés

38/ Les autorités légalement habilitées sont susceptibles, dans le cadre d’une mission particulière ou de l’exercice d’un droit de communication, de demander au responsable de traitement la communication de données à caractère personnel (p. ex. : les organismes de sécurité sociale dans le cadre de la lutte contre la fraude, les administrations de la justice, de la police, de la gendarmerie).

39/ Dans ce cas, le responsable du traitement doit s’assurer du caractère contraignant de la disposition sur laquelle se fonde l’autorité et ne transmettre que les données prévues par le texte ou, si ce dernier ne les liste pas, les seules données indispensables au regard de la finalité du droit de communication en question.

40/ Pour en savoir plus, l’organisme a la possibilité de consulter le guide pratique tiers autorisés sur le site de la CNIL.

6.5. Les transferts de données à caractère personnel en dehors de l’Union européenne

41/ Pour assurer la continuité de la protection des données à caractère personnel, leur transfert en dehors de l’Union européenne (UE) est soumis à des règles particulières. Ainsi, conformément aux dispositions des articles 44 et suivants du RGPD, toute transmission de données hors de l’UE doit :

• être fondée sur une décision d'adéquation ;
• ou être encadrée par des règles internes d'entreprise ( BCR ), des clauses types de protection des données, un code de conduite ou un mécanisme de certification approuvés par la CNIL ;
• ou être encadrée par des clauses contractuelles ad hoc préalablement autorisées par la CNIL ;
• ou répondre à une des dérogations prévues à l'article 49 du RGPD.

42/ Pour en savoir plus, l’organisme a la possibilité de consulter la rubrique Transférer des données hors de l’UE sur le site de la CNIL.

7. Conservation des données

43/ Une durée de conservation précise des données doit être fixée en fonction de chaque finalité ; ces données ne peuvent en effet pas être conservées pour une durée indéfinie.

44/ La durée de conservation de données ou, lorsqu’il est impossible de la fixer, les critères utilisés pour déterminer cette durée, font partie des informations qui doivent être communiquées aux personnes concernées.

45/ Dans ces conditions, il incombe au responsable du traitement de déterminer cette durée en amont de la réalisation du traitement.

7.1 Les durées de conservation

46/ En principe, il est recommandé que les données collectées et traitées pour les besoins de l’accompagnement social et médico-social des mineurs et jeunes majeurs ne soient pas conservées dans la base active au-delà de deux ans à compter du dernier contact émanant de la personne ayant fait l’objet de cet accompagnement (p. ex. : dernier courriel ou courrier envoyé par la personne concernée/son représentant légal), sauf dispositions législatives ou réglementaires contraires ou cas particulier. Cette durée de conservation est celle préconisée par la Commission s’agissant de l’ensemble des finalités visées par le référentiel à l’exception des traitements ayant pour objet :

• d’assurer l’évaluation de la situation de la minorité de la personne concernée ;
• de gérer le recueil, le traitement et l’évaluation des informations préoccupantes relatives à l’enfance en danger ;
• d’instruire et gérer les demandes et renouvellements d’agrément des assistants maternels et familiaux.

47/ Les données peuvent en outre être conservées plus longtemps que les durées mentionnées ci-dessus, en archivage intermédiaire, dans certains cas particuliers, notamment si le responsable du traitement en a l’obligation légale (par exemple, pour répondre à des obligations comptables, sociales ou fiscales) ou s’il a besoin de se constituer une preuve en cas de contentieux et dans la limite du délai de prescription/forclusion applicable, en matière de discrimination par exemple. La durée de l’archivage intermédiaire doit cependant répondre à une réelle nécessité, dûment justifiée par le responsable de traitement après une analyse préalable de différents facteurs, notamment le contexte, la nature des données traitées et le niveau de risque d’un éventuel contentieux.

48/ Lorsque les données passent de la base active à la base d’archivage intermédiaire , elles ne doivent plus être consultables par tous les opérationnels initialement prévus mais seulement par des personnes spécialement habilitées, ayant un intérêt à en connaître en raison de leurs fonctions (par exemple, le service en charge du contentieux).

49/ À l’expiration de ces périodes, les données sont détruites de manière sécurisée ou archivées dans des conditions définies en conformité avec les dispositions du code du patrimoine relatives aux obligations d’archivage des informations du secteur public pour les organismes soumis à ces dispositions d’une part, ou conformément aux dispositions de la délibération de la CNIL portant adoption d’une recommandation concernant les modalités d’archivage électronique de données à caractère personnel pour les organismes relevant du secteur privé, d’autre part.

50/ Dans le secteur public (pour les structures publiques et pour les organismes privés chargés d’une mission de service public), la CNIL recommande de prendre attache avec le service des archives départementales territorialement compétent (pour les services déconcentrés et les collectivités territoriales et leurs groupements) ou la mission des archives du ministère de tutelle (pour les services de l’administration centrale) qui pourront renseigner sur les obligations qui sont applicables au responsable de traitement et le guider dans leur mise en œuvre (détermination de la durée d’utilité administrative et du sort final).

51/ Le tableau suivant contient des exemples pour lesquels la durée de conservation est en principe adéquate au regard des textes ou considérée comme telle pour la Commission (liste non exhaustive) :

7.2 La conservation de données anonymisées

52/ La réglementation relative à la protection des données à caractère personnel ne s’applique pas, notamment en ce qui concerne les durées de conservation, aux données anonymisées. Il s’agit des données qui ne peuvent plus, par quiconque, être mises en relation avec la personne physique à laquelle elles se rapportent.

53/ L’anonymisation doit être distinguée de la pseudonymisation pour laquelle il est techniquement possible de retrouver l’identité de la personne concernée grâce à des données tierces. En effet, l’opération de pseudonymisation est réversible, contrairement à l’anonymisation, qui repose sur un processus irréversible.

54/ Ainsi, le responsable du traitement peut conserver sans limitation de durée les données anonymisées. Dans ce cas, l'organisme concerné doit garantir le caractère anonymisé des données de façon pérenne.

55/ Pour en savoir plus, l’organisme a la possibilité de consulter les guides de la CNIL suivants :

• Sécurité : Archiver de manière sécurisée ;
• Limiter la conservation des données ;
• Guide pratique : les durées de conservation .

L’anonymisation est un traitement qui consiste à utiliser un ensemble de techniques de manière à rendre impossible, en pratique, toute identification ou réidentification de la personne par quelque moyen que ce soit et ce de manière irréversible. Aussi, une fois anonymisées, les données ne peuvent plus être reliées à une personne (Pour en savoir plus, vous pouvez vous référer aux lignes directrices sur l’anonymisation).

8. Information des personnes

56/ Un traitement de données à caractère personnel doit être mis en œuvre en toute transparence vis-à-vis des personnes concernées.

8.1 Contenu de l’information à délivrer

57/ L’information communiquée aux personnes doit se faire dans les conditions prévues par les articles 12, 13 et 14 du RGPD.

58/ Dès le stade de la collecte des données à caractère personnel, les personnes concernées doivent notamment être informées de l’existence du traitement, de ses caractéristiquesessentielles (parmi lesquelles l’identité du responsable du traitement et l’objectif poursuivi) et des droits dont elles disposent.

59/ Des exemples de mentions d’information sont disponibles sur le site de la CNIL et peuvent être consultés dans la rubrique RGPD : exemples de mentions d'information .

8.2 Les modalités de l’information

60/ Afin de respecter pleinement les principes de loyauté et de transparence et conformément aux dispositions des articles 13 et 14 du RGPD, les personnes doivent en principe être directement informées au moment où les données sont collectées.

61/ Si le RGPD n’impose aucune forme spécifique, une information écrite doit être privilégiée, de manière à pouvoir justifier de son contenu, ainsi que du moment où elle a été délivrée.

62/Dans le cadre de l’accompagnement social et médico-social des personnes, le responsable de traitement procède à l’information des mineurs et jeunes majeurs et, le cas échéant, de leurs représentants légaux par tout moyen approprié (p. ex. : mentions d’informations insérées au sein du livret d’accueil de l’établissement/foyer, du CJM, du contrat d’occupation, du projet pour enfant, des formulaires de demandes de prestations sociales, des courriers adressés aux usagers), dans un langage compréhensible et selon des modalités appropriées et adaptées à l’âge des mineurs ou jeunes majeurs (p. ex. : pictogramme, à l’oral, images ludiques, dessins, textes simplifiés, traduction dans la langue du pays d’origine pour les MNA) conformément aux dispositions de l’article 12 du RGPD. De manière générale, la Commission recommande une information orale en plus d’une information écrite afin de s’assurer de la bonne compréhension par la personne concernée des informations communiquées.

63/ Les enfants devront être informés en des termes clairs et simples qu’ils peuvent aisément comprendre.

9. Droits des personnes

64/ Les personnes concernées disposent des droits suivants, qu’elles exercent dans les conditions prévues par le RGPD (pour aller plus loin, voir la rubrique qui s’intitule Comprendre mes droits sur le site de la CNIL) :

• le droitd’accès permet à la personne concernée de savoir si des données la concernant sont traitées par le responsable de traitement et, dans cette hypothèse, d’obtenir des précisions sur les conditions de ce traitement et, à sa demande, d’obtenir une copie des données la concernant détenues par ce responsable ;

• le droit de rectification permet à la personne concernée de demander la rectification des informations inexactes ou incomplètes la concernant ;

• le droit à l’effacement permet à la personne concernée de demander l’effacement de données la concernant sous réserve des conditions d’exercice de ce droit en application des dispositions de l’article 17 du RGPD (p. ex. : les données sont effacées par le responsable de traitement pour respecter les délais de conservation fixés par les textes législatifs ou réglementaires ; la personne a retiré le consentement sur lequel est fondé le traitement) ;

• le droit à lalimitation du traitement (par exemple, lorsque la personne conteste l’exactitude de ses données, celle-ci peut demander à l’organisme le gel temporaire du traitement de ses données, le temps que celui-ci procède aux vérifications nécessaires) ;

• le droit à la portabilité, dans les conditions prévues par le RGPD, offre à la personne concernée la possibilité de récupérer directement une partie des données la concernant dans un format ouvert et lisible par machine afin de les réutiliser à des fins personnelles ou de les transmettre à un autre professionnel. Ce droit ne s’applique que si les trois conditions suivantes sont réunies : limitation aux seules données à caractère personnel fournies par la personne concernée ; application que si les données sont traitées de manière automatisée (exclusion des fichiers par voie papier) et sur la base du consentement préalable de la personne concernée ou de l’exécution d’un contrat conclu avec la personne concernée ; respect des droits et libertés de tiers éventuels ;

• le droit des’opposer au traitement des données les concernant, sous réserve des conditions d’exercice de ce droit prévues à l’article 21 du RGPD (si le traitement est nécessaire au respect d'une obligation légale à laquelle le responsable du traitement est soumis, la personne ne pourra pas s’opposer au traitement de ses données à caractère personnel).

En ce qui concerne les traitements relatifs à l’accompagnement social et/ou médico-social, la personne concernée pourra s’opposer au traitement de ses données, à condition d’invoquer des raisons tenant à sa situation particulière, et uniquement lorsque le traitement est mis en œuvre sur la base légale de l’intérêt légitime du responsable de traitement ou pour l’exécution d’une mission d’intérêt public ou d’une mission relevant de l’exercice de l’autorité publique (p. ex. : le responsable de traitement peut refuser à la personne concernée l’exercice de son droit d’opposition dès lors que le traitement des informations la concernant s’inscrit dans le cadre de l’instruction et la gestion des demandes et des renouvellements d’agrément des assistants maternels et familiaux).

Le responsable du traitement pourra refuser de donner suite à cette demande d’opposition s’il démontre qu’il dispose d’intérêts légitimes et impérieux qui prévalent sur les droits et libertés du demandeur.

65/ Le responsable du traitement doit répondre aux demandes reçues dans les meilleurs délais et dans un délai d’un mois maximum. Si un délai supplémentaire est nécessaire pour traiter la demande (par exemple, en raison de sa complexité), la personne concernée doit en être informée dans ce même délai d’un mois. Dans tous les cas, une réponse doit être apportée dans un délai qui ne peut pas dépasser trois mois.

66/ L’exercice des droits par les personnes doit être facilité par le responsable de traitement et être gratuit. Les personnes concernées doivent être informées de leur possibilité d’adresser une réclamation à la Commission nationale de l’informatique et des libertés si elles ne sont pas satisfaites du traitement de leurs données à caractère personnel.

10. Sécurité

67/ L’organisme doit prendre toutes les précautions utiles au regard des risques présentés par son traitement pour préserver la sécurité des données à caractère personnel et, notamment au moment de leur collecte, durant leur transmission et leur conservation, empêcher qu’elles soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès.

68/ En particulier, dans le contexte spécifique de ce référentiel, l’organisme est invité à mettre en œuvre les mesures suivantes, ou à être en mesure de justifier de la mise en place de mesures équivalentes ou de leur absence de nécessité ou de possibilité (les particuliers traitant un volume faible de données prennent, par exemple, les mesures élémentaires de sécurité pour assurer la sécurité et la confidentialité des données qu’ils traitent) :

69/ Pour ce faire, le responsable de traitement pourra utilement se référer au Guide de la sécurité des données personnelles. À noter que la mise en place d’un dispositif de gestion des habilitations des utilisateurs du logiciel permet de limiter les accès aux seules données qui leur sont strictement nécessaires. Ainsi, des niveaux d’habilitation différenciés doivent être créés en fonction des besoins des utilisateurs pour remplir leurs missions. De plus, un dispositif de gestion des traces et des incidents permet d’identifier un accès frauduleux ou une utilisation abusive des données personnelles ou de déterminer l’origine d’un accident. Le responsable de traitement sera ainsi mieux à même de pouvoir réagir face à une violation des données.

11. Analyse d’impact relative à la protection des données (AIPD)

70/ Les traitements ayant pour finalité l’accompagnement social et médico-social des personnes figurent dans la liste des types d’opérations de traitement pour lesquelles une AIPD est requise : ils doivent par conséquent systématiquement donner lieu à la réalisation préalable d’une AIPD.

71/ Ce référentiel constitue une aide à la réalisation d’une AIPD. Celle-ci repose, à cet égard, sur deux piliers :

• les principes et droits fondamentaux fixés notamment par le RGPD et la loi Informatique et Libertés et devant être respectés quels que soient la nature, la gravité et la vraisemblance des risques encourus ;
• la gestion des risques sur la vie privée qui permet de déterminer les mesures techniques et d’organisation appropriées pour protéger les données.

Pour réaliser une étude d’impact, le responsable de traitement pourra également s’appuyer sur :

- les principes contenus dans ce référentiel ;

- ainsi que sur les outils méthodologiques proposés par la CNIL sur son site web.

Si l’organisme en a désigné un, le DPD/DPO devra être consulté.

72/ Conformément à l’article 36 du RGPD, le responsable de traitement doit consulter la CNIL préalablement à la mise en œuvre du traitement si l’analyse d’impact indique qu’il ne parvient pas à identifier des mesures suffisantes pour réduire les risques à un niveau acceptable.