(Demande d’autorisation n° 1720203)
La Commission nationale de l'informatique et des libertés,
Saisie par le ministre de l’intérieur d’une demande d’autorisation concernant un dispositif composé de deux traitements automatisés de données à caractère personnel ayant pour finalités la gestion des candidatures ainsi que le suivi des mandats électoraux et des fonctions électives ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu le code électoral ;
Vu le code général des collectivités territoriales ;
Vu le code du patrimoine ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment ses articles 8-IV et 25-I-1° ;
Vu la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 modifiée portant diverses mesures d’amélioration des relations entre l’administration et le public et diverses dispositions d’ordre administratif, social et fiscal ;
Vu la loi n° 2013-403 du 17 mai 2013 relative à l’élection des conseillers départementaux, des conseillers municipaux et des conseillers communautaires, et modifiant le calendrier électoral ;
Vu le décret n° 2001-777 du 30 août 2001 portant création au ministère de l’intérieur d’un fichier des élus et des candidats aux élections au suffrage universel ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu la délibération n° 01-020 du 15 mai 2001 modifié portant avis conforme sur le projet de décret en Conseil d’Etat autorisant la création par le ministre de l’intérieur d’un fichier des élus et candidats aux élections au suffrage universel et portant application des dispositions du 3ème alinéa de l’article 31 de la loi du 6 janvier 1978 (devenu article 8 de la loi modifiée) ;
Après avoir entendu M. Jean-François CARREZ, commissaire, en son rapport, et M. Jean-Alexandre SILVY, commissaire du Gouvernement, en ses observations,
Formule les observations suivantes :
La Commission a été saisie par le ministre de l’intérieur d’une demande d’autorisation relative à deux traitements automatisés de données à caractère personnel ayant pour finalités la gestion des candidatures ainsi que le suivi des mandats électoraux et des fonctions électives. Cette demande vise à mettre jour le dispositif créé par le décret n° 2001-777 du 30 août 2001 modifié, pris après l’avis de la Commission en date du 15 mai 2001. Ce dispositif est désormais composé de deux traitements de données à caractère personnel distinguant les opérations liées à la gestion des candidatures (« Application Elections ») et celles liées au suivi des mandats électoraux et des fonctions électives (« Répertoire national des élus » - RNE).
Certaines données concernées relèvent de l’article 8 de la loi « Informatique et Libertés » et leur traitement se justifie par l’intérêt public. Ce dispositif doit donc faire l’objet d’une autorisation de la Commission, en application des dispositions de l’article 25-I-1° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, afin de déroger à l’interdiction de traiter des données personnelles à caractère politique. La Commission prend acte de l’engagement du ministre d’adopter un décret en Conseil d’Etat abrogeant le décret n° 2011-777 du 30 août 2001 modifié actuellement en vigueur.
Sur les finalités du dispositif :
Mis en œuvre par le ministère de l’intérieur et les représentants de l’Etat dans les départements de métropole et d’outre-mer, en Nouvelle-Calédonie et dans les collectivités d’outre-mer, ce dispositif a pour finalité générale l’organisation et le suivi des fonctions électives et des mandats électoraux. Il doit permettre également de réaliser des travaux d’analyse, d’étude statistique et d’information des pouvoirs publics en ce qui concerne les candidatures, les mandats et les fonctions électives.
Les élections concernées sont les suivantes : les élections présidentielles, législatives et sénatoriales (y compris la désignation des membres des collèges électoraux) ; les élections des représentants au Parlement européen ; les élections régionales et départementales ; les élections des conseillers à l’Assemblée de Corse, des membres du congrès et des assemblées de province de Nouvelle-Calédonie, à l’assemblée de Polynésie française, à l’assemblée territoriale des îles de Wallis et Futuna, des conseillers territoriaux de Saint-Barthélemy, de Saint-Martin et de Saint-Pierre-et-Miquelon, aux assemblées de Guyane et de Martinique, des conseillers de Paris ; les élections des conseillers communautaires et municipaux ; les élections aux conseils de secteur ou d’arrondissement de Paris, Lyon et Marseille.
Sont également concernés par le dispositif les titulaires d’un mandat de président ou de vice-président d’un conseil régional ou départemental ou d’une des assemblées précitées ; les titulaires d’un mandat de président ou de vice-président d’un établissement public de coopération intercommunale à fiscalité propre ; les titulaires d’un mandat de maire ou d’adjoint au maire de communes, de maire ou d’adjoint au maire de secteur ou d’arrondissement et les membres des collèges électoraux sénatoriaux.
Les données des titulaires de fonctions exécutives suivantes, électives ou non, sont en outre enregistrées dans les traitements précités : chaque membre du Gouvernement ; président ou membre du conseil exécutif de Corse ; président, vice-président ou membre du gouvernement de Nouvelle-Calédonie et de la Polynésie française ou membre du conseil exécutif de l’assemblée de Martinique ; ainsi que les élus détenteurs d’un des mandats ou fonctions mentionnées à l’alinéa 2 du I de l’article 3 de la loi organique du 6 novembre 1962.
La Commission relève enfin que les candidats aux fonctions électives et aux mandats électoraux de toutes les communes, même celles de moins de 1.000 habitants, désormais inclus dans le périmètre de l’obligation de déclaration de candidature, sont concernés par ce dispositif.
L’« Application Elections » permet d’enregistrer les candidatures, de centraliser et de diffuser les résultats des différents scrutins concernés. Plus précisément, cet outil poursuit les finalités suivantes :

1. suivre les candidatures enregistrées en vue de l’information du Parlement, du Gouvernement, des représentants de l’Etat et des citoyens ;
2. centraliser les résultats de chaque tour de scrutin et leur conservation sous forme électronique ;
3. appliquer la législation sur l’interdiction des candidatures multiples ;
4. appliquer la législation sur le financement de la vie politique ;
5. appliquer la législation sur l’égal accès des femmes et des hommes aux mandats électoraux et fonctions électives ;
6. appliquer la législation sur la présentation des candidatures à l’élection présidentielle ;
7. habiliter les partis et groupements politiques à participer à une campagne, notamment à une campagne audiovisuelle, en vue :
8. d’une élection générale ou partielle lorsqu’elle est ouverte aux partis et groupements politiques ;
9. d’un référendum, lorsque les partis et groupements politiques sont représentés au sein d’un groupe parlementaire ou en fonction de leurs résultats électoraux ;
10. d’un référendum local en application des dispositions de l’article L.O. 1112-10 du code général des collectivités territoriales ;
11. d’une consultation organisée en application des articles 72-1, 72-4 et 73 de la Constitution.

Quant au « Répertoire national des élus » (RNE), relatif aux candidats proclamés élus, les finalités poursuivies sont les suivantes :

1. suivre les mandats et fonctions exercés par les élus en vue de l’information du Parlement, du Gouvernement, des représentants de l’Etat et des citoyens ;
2. appliquer la législation sur le cumul des mandats ;
3. appliquer la législation sur le financement de la vie politique ;
4. appliquer la législation sur l’égal accès des femmes et des hommes aux mandats électoraux et fonctions électives ;
5. appliquer la législation sur la présentation des candidatures à l’élection présidentielle ;
6. habiliter les partis et groupements politiques à participer à une campagne, notamment à une campagne audiovisuelle, en vue :
7. d’une élection générale ou partielle lorsqu’elle est ouverte aux partis et groupements politiques ;
8. d’un référendum, lorsque les partis et groupements politiques sont représentés au sein d’un groupe parlementaire ou en fonction de leurs résultats électoraux ;
9. d’un référendum local en application des dispositions de l’article L.O. 1112-10 du code général des collectivités territoriales ;
10. d’une consultation organisée en application des articles 72-1, 72-4 et 73 de la Constitution ;
11. appliquer la législation sur l’honorariat des élus locaux ;
12. suivre les titulaires successifs des mandats électoraux et des fonctions exécutives locales en vue de l’information des pouvoirs publics et des citoyens.

La Commission estime que ces finalités, similaires à celles énoncées par le décret n° 2001-777 du 30 août 2011, sont déterminées, explicites et légitimes et relèvent en outre d’un intérêt public certain, de nature à justifier le traitement de données faisant apparaître les appartenances politiques des candidats aux mandats et fonctions électoraux, ainsi que des personnes détentrices de ces derniers.
Sur la nature des données traitées :
S’agissant des éléments d’identification des personnes, sont enregistrés dans les traitements les nom, prénom, sexe, nationalité, date et lieu de naissance, profession ainsi que les coordonnées postales, téléphoniques et électroniques. Ces dernières sont en effet nécessaires aux échanges entre le ministère et les candidats et mandataires élus.
S’agissant du scrutin, sont enregistrés, le cas échéant, le sigle, l’acronyme et le titre de la liste sur laquelle ces personnes sont candidates ou ont été élues, ainsi que leur rang de présentation, et le nombre de suffrage obtenus. Sont également traités les mandats électoraux et fonctions électives actuellement ou anciennement détenues, les fonctions gouvernementales actuellement ou anciennement détenues, ainsi que les distinctions honorifiques attribuées aux personnes concernées.
En ce qui concerne le traitement des données relevant de l’article 8 de la loi « Informatique et Libertés », sont enregistrées, le cas échéant, l’étiquette politique déclarée par le ou les candidats lors du dépôt de candidature, ainsi que celle déclarée par le ou les remplaçants.
Afin de bénéficier de l’aide publique prévue par la loi n° 88-227 du 11 mars 1988 modifiée relative à la transparence financière de la vie politique, sont également enregistrés, pour les parlementaires et membres des assemblées territoriales, le groupe de rattachement et la nature du lien avec ce groupe, ainsi que le parti ou groupement politique de rattachement.
Ces deux dernières catégories de données sont également enregistrées concernant les candidats et les élus. Elles permettent en effet au ministère, d’une part, d’organiser la répartition des habilitations aux campagnes audiovisuelles entre les différents partis ou groupements politiques et, d’autre part, d’informer plus clairement le public et de faciliter les comparaisons.
La « nuance politique » est enfin enregistrée dans les deux applications. Cette nuance, attribuée par l’administration, vise à placer tout candidat ou élu sur une grille politique représentant les courants politiques et se distingue ainsi des étiquettes et des groupements politiques. Elle permet aux pouvoirs publics et aux citoyens de disposer de résultats électoraux faisant apparaître les tendances politiques locales et nationales et de suivre ces tendances dans le temps.
Dans la mesure où cette donnée n’est pas, contrairement aux deux catégories précitées de données à caractère politique, rendue publique par les personnes concernées, son traitement, justifié par l’intérêt public, doit être autorisé par la Commission.
La Commission prend acte du fait que pour les personnes élues au Conseil municipal dans des communes de moins de 1.000 habitants, à l’exception du Maire et des membres du conseil municipal également conseillers communautaires, aucune information sur l’appartenance politique n’est enregistrée ni dans l’« Applications Elections », ni dans le « RNE » (ni sigle, titre de la liste ou rang de présentation sur la liste, ni étiquette politique ou « nuance politique » attribuée par le ministère).
La Commission considère que les données traitées sont adéquates, pertinentes et non excessives au regard des finalités pour lesquelles elles sont collectées.
Sur la durée de conservation des données :
S’agissant des coordonnées postales, téléphoniques et électroniques des candidats et élus
Pour « Application Elections », ces données relatives aux candidats non élus sont détruites au plus tard au terme du mandat pour lequel les candidats se sont présentés, et ce afin d’établir l’identité des remplacements en cours de mandat. Elles peuvent néanmoins être détruites avant ce terme, par exemple si le candidat est déclaré inéligible.
Pour le « Répertoire national des élus », ces données relatives aux personnes élues sont conservées pendant la durée de leur mandat, sans préjudice du fait que l’élu puisse être titulaire de plusieurs mandats ou déclarer une nouvelle candidature.
La Commission estime que ces durées de conservation sont nécessaires au contrôle des limitations de cumul de mandats.
S’agissant des autres données à caractère personnel
Pour les données collectées à l’occasion d’une procédure référendaire, la durée de conservation est de 2 ans après le scrutin.
Pour les données des candidats collectées dans le cadre des autres scrutins, la durée est de 20 ans après la date de l’élection à laquelle ils se sont présentés.
Pour les données relatives aux élus, cette durée est de 30 ans après la fin du dernier mandat exercé.
A l’expiration de ces durées de conservation, les données sont versées aux Archives nationales en charge de sélectionner les données qui, présentant un intérêt historique ou scientifique, doivent être conservées définitivement, et celles qui doivent être détruites. La Commission rappelle que toute utilisation de ces archives doit faire l’objet des formalités préalables prévues à l’article 36 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Le ministère justifie ces durées de conservation par la finalité statistique des traitements. La conservation de ces données serait en effet nécessaire aux travaux d’analyse, d’étude statistique et d’information des pouvoirs publics, concernant les élections, les mandats électoraux et les candidatures, ainsi que leur évolution dans le temps.
Les candidatures, résultats des élections et mandats qui en résultent constituent des informations à caractère public. Les informations enregistrées dans les traitements du ministère de l’intérieur ont vocation à être rendues directement accessibles en ligne au public. Ces durées de conservation n’appellent dès lors pas d’observation supplémentaire de la part de la Commission.
Sur les destinataires des données :
Sont destinataires de l’ensemble des données traitées :

• le Gouvernement et les agents de l’ensemble des services de l’Etat chargés d’organiser ces scrutins et pour le strict accomplissement de leurs missions. Il s’agit des agents des préfectures compétentes selon la circonscription électorale à mobiliser et des agents des différentes structures compétentes pour organiser l’élection et appliquer la législation électorale ;
• le Conseil constitutionnel afin d’appliquer la législation sur la présentation des candidatures à l’élection présidentielle ;
• la Commission nationale des comptes de campagne et des financements politiques (CNCCFP) pour les données et informations nécessaires à l’application des dispositions relatives tant au plafonnement et au financement des campagnes électorales qu’à la transparence financière de la vie politique. Le ministère précise ainsi faire droit à une demande explicite de la CNCCFP, l’accès de cette commission à ces données nécessitant jusqu’alors une double saisie dans des logiciels distincts.

La Commission rappelle qu’il conviendra de procéder à une modification de la présente autorisation si le ministère était sollicité par d’autres organismes publics, tels que la Haute autorité pour la transparence de la vie politique récemment créée, afin d’être rendus destinataires de données issues de ce dispositif.
En outre, la Commission relève que ces données sont communicables aux tiers titulaires de droit d’accès en application de l’article 4 de la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 modifiée, sous réserve du respect des dispositions de ses articles 10 à 13. Chaque titulaire formulant une demande de communication auprès du ministère de l’intérieur, d’une des préfectures (région comme département) ou d’un des services compétents pour les élections en territoires d’outre-mer, peut ainsi accéder à l’ensemble des données traitées par les deux applications, à l’exception des coordonnées postales, téléphoniques et électroniques.
De même, en ce qui concerne les données exclues du droit de communication au public (coordonnées postales, téléphoniques et électroniques), la Commission rappelle que ces données ne devront pas faire l’objet d’une publication ou d’une autre forme de mise à disposition du public sur Internet par le responsable de traitement.
Sur l'information des personnes :
L’information des candidats et des élus se fait au moyen de formulaires ou de notifications qui contiennent toutes les mentions énumérées à l’article 32-I de la loi « Informatique et Libertés », ainsi que la grille des nuances politiques retenue pour l’enregistrement des résultats des élections et les modalités particulières pour accéder au classement qui leur est affecté par l’administration en vue d’en demander une éventuelle rectification.
La Commission recommande que soient mises en œuvre des mesures d’informations supplémentaires, afin d’assurer une meilleure lisibilité du dispositif pour les personnes concernées. A titre illustratif, chaque modèle de document, par exemple ceux utilisés pour collecter les données ou pour notifier la grille de nuance politique et les droits « Informatique et Libertés » aux candidats, pourrait être complété par des mentions précisant :

• d’une part, les catégories de données qui ne sont pas rendues accessibles aux personnes titulaires d’un droit d’accès au sens de la loi « Cada » ;
• et, d’autre part, le fait que les données de ce dispositif de gestion des candidatures et de suivi des mandats électifs peuvent être mises à disposition sur le portail gouvernemental open data.

Sur les droits d'accès, de rectification et d'opposition des personnes :
Le traitement répondant à une obligation légale, la Commission prend acte que le droit d’opposition prévu à l’article 38 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée n’est pas applicable au dispositif mis en œuvre par le ministère de l’intérieur.
Les candidats et élus disposent d’un droit d’accès et de rectification aux données les concernant. Ces droits s’exercent sur demande auprès du ministère de l’intérieur, par courrier postal ou par courriel, ou auprès du service des élections de la préfecture qui a enregistré la candidature, ou de la Préfecture de Paris si la personne réside à l’étranger.
Un délai de 3 jours minimum est nécessaire pour prendre en compte la demande de rectification des données, ce qui ne permet pas d’y faire droit pour diffuser les résultats si la demande est présentée dans les 3 jours précédents le tour du scrutin.
Les candidats et élus en étant informés lors du dépôt de leur candidature, la Commission ne formule aucune observation sur cette limitation technique.
Sur la sécurité des données et la traçabilité des actions :
Dans la limite de leurs attributions et pour le strict accomplissement des missions qui leur sont confiées, les agents chargés de la mise en œuvre des traitements accèdent à distance à l’ensemble des données enregistrées dans les deux traitements qui composent le dispositif. Le premier de ces traitements transmet automatiquement au second les données des candidats élus et, inversement, le second transmet au premier traitement les données des élus lorsque ceux-ci présentent une nouvelle candidature. Pour ce faire, le réseau sécurisé du ministère de l’intérieur est utilisé.
L’authentification du personnel autorisé est mise en œuvre par l’utilisation d’un identifiant et d’un mot de passe. La Commission rappelle que les mots de passe doivent disposer d’un minimum de huit caractères et être composés de trois types de caractères distincts parmi les minuscules, majuscules, chiffres ou caractères spéciaux. De plus, ceux-ci doivent être modifiés par l’utilisateur dès sa première connexion, puis régulièrement. Enfin, les mots de passe ne doivent pas être conservés en clair dans une base de données ou un fichier. A cet égard, la Commission recommande de conserver l’empreinte de la fonction de hachage HMAC à clé secrète.
Des mesures de traçabilité sont mises en œuvre lorsque sont réalisées des opérations de création, de mise à jour et de suppression des données. Afin de vérifier que seules les personnes autorisées ont accès aux données, et de détecter les comportements susceptibles d’être source de détournement des finalités pour lesquelles les traitements ont été autorisés, la Commission estime que la traçabilité devrait également concerner les consultations et les exports de données, tout particulièrement en ce qui concerne les catégories qui ne sont pas rendues accessibles à des tiers.
Les données exclues du droit de communication au public sont systématiquement chiffrées avant leur transmission.
Sous réserve des précédentes observations, les mesures de sécurité décrites par le responsable de traitement sont conformes à l’exigence de sécurité prévue par l’article 34 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
La Commission rappelle toutefois que cette obligation nécessite la mise à jour des mesures de sécurité au regard de la réévaluation régulière des risques.
Dans ces conditions, la Commission autorise le ministère de l’intérieur à mettre en œuvre un système composé de deux traitements automatisés de données à caractère personnel ayant pour finalités la gestion des candidatures et le suivi des mandats électifs de la République Française.
La Présidente
Isabelle FALQUE-PIERROTIN