Arrêté du 28 décembre 2012 relatif à l'organisation de l'administration centrale du ministère des affaires étrangères - Article 12

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Article 12

La direction générale de l'administration et de la modernisation exerce une mission générale d'administration, d'organisation et de modernisation de l'administration centrale et des réseaux à l'étranger. Elle appuie la direction générale de la mondialisation, de la culture, de l'enseignement et du développement international dans la mise en œuvre des moyens budgétaires, financiers et en personnel propres à ses activités.

La direction générale de l'administration et de la modernisation assure la collecte et la synthèse de l'ensemble des informations relatives au réseau diplomatique, consulaire, de coopération et d'action culturelle, en liaison avec les autres directions et services concernés. Elle contribue à la coordination, à l'articulation et à la complémentarité des réseaux des services de l'Etat et de ses opérateurs à l'étranger dans le cadre des travaux du comité interministériel des réseaux internationaux de l'Etat et coordonne la préparation de son rapport annuel et des orientations prévisionnelles adoptées par le comité. Elle assure le secrétariat de la commission interministérielle chargée d'émettre un avis sur les opérations immobilières de l'Etat à l'étranger. Elle coordonne les contributions aux actions de coopération administrative internationale.

I. - Les missions des sous-directions et délégation de la direction des ressources humaines sont les suivantes :

La sous-direction de la politique des ressources humaines est responsable de la définition des politiques de gestion des ressources humaines et des politiques statutaires du ministère des affaires étrangères. Elle est responsable du recrutement des agents non titulaires recrutés sur des contrats de droit public dénommés Parcours d'accès aux carrières de la fonction publique territoriale, hospitalière et d'Etat. Elle est chargée de la politique de communication interne et du dialogue social avec les représentants du personnel. Elle organise les élections et les travaux des organismes consultatifs. Elle est chargée de la gestion prévisionnelle des emplois, des effectifs et des compétences et conduit les travaux dans ce domaine. Elle est chargée de la gestion du plafond d'emplois ministériel et de la politique des rémunérations. Elle prépare le budget en liaison avec la direction des affaires financières. Elle est chargée du dialogue de gestion avec les responsables de programme, les directions et les postes diplomatiques ou consulaires. Elle coordonne la maîtrise d'ouvrage en matière d'informatique des ressources humaines et administre les nomenclatures du système d'information des ressources humaines. Elle élabore les annuaires professionnels du département ministériel. Elle est chargée de l'instruction des dossiers de pension civile des fonctionnaires du ministère des affaires étrangères. Elle est compétente en matière d'accidents du travail et de service et de maladies professionnelles. Elle assiste le secrétaire du comité médical de la commission de réforme et elle assure le secrétariat de la commission des rentes.

La sous-direction des personnels est responsable des relations avec les fonctionnaires et agents non titulaires recrutés sur des contrats à durée indéterminée du ministère des affaires étrangères. Elle conduit le processus de recrutement, d'affectation et d'évaluation de ces personnels. Elle procède à l'affectation des personnels mis à disposition par les autres ministères et assure leur suivi. Elle est chargée de l'organisation des travaux des commissions administratives paritaires. Elle mène une mission de conseil et d'accompagnement auprès des agents du ministère en termes de recherche de postes, de mobilités, de débouchés et de réorientation de carrière et suit leurs parcours professionnels individualisés. Elle recherche, identifie et promeut les mobilités possibles à l'extérieur du ministère.

La sous-direction des personnels contractuels est responsable du recrutement des agents non titulaires recrutés sur des contrats à durée déterminée. Elle est chargée de contrôler la gestion des personnels recrutés sur des contrats soumis au droit local par les services dépendant du ministère des affaires étrangères implantés à l'étranger. Elle est également chargée du recrutement des volontaires internationaux affectés à l'étranger par le ministre des affaires étrangères et des experts techniques internationaux. Elle participe à l'instruction des dossiers relatifs à l'indemnisation du chômage des personnels du ministère des affaires étrangères privés d'emploi. Elle accompagne de façon individualisée les agents en fin de mission afin de faciliter leur retour à l'emploi après un parcours au ministère des affaires étrangères.

La sous-direction de la formation et des concours est responsable des actions de formation initiale ou continue ainsi que des concours et examens professionnels. Elle gère les instituts de formation du ministère des affaires étrangères et assure la gestion des stages effectués par des étudiants au sein des services du ministère. Elle administre l'institut diplomatique et consulaire. Le sous-directeur de la formation et des concours est directeur de l'institut de formation aux affaires administratives et consulaires.

La délégation pour la politique sociale est responsable de l'action sociale, de la médecine préventive et du suivi des questions relatives à l'hygiène et à la sécurité.

La délégation aux familles assure une mission de conseil et d'accompagnement des agents et de leurs familles, notamment dans le cadre de la préparation de leurs affectations.

II. - La direction des affaires financières est chargée, en tant que responsable de la fonction financière ministérielle, d'animer et de coordonner les travaux budgétaires et comptables du ministère des affaires étrangères en application des principes des finances publiques. Elle veille au déploiement des contrôles internes budgétaire et comptable pour assurer la qualité des comptabilités du ministère et la soutenabilité de son budget. Elle gère les moyens de fonctionnement des services à l'étranger et coordonne les actions de déconcentration des crédits. Elle assure les fonctions d'ordonnateur des dépenses et des recettes. Elle définit la stratégie des achats du ministère des affaires étrangères et veille, en liaison avec les services adjudicateurs, au respect des procédures de passation des marchés. Elle est le correspondant de la Cour des comptes pour le ministère des affaires étrangères.

La mission de la maîtrise des risques et de la comptabilité analytique est chargée de la conduite et de la promotion de la démarche de maîtrise des risques menée au sein du ministère. Elle met en place les processus de contrôle interne pour toutes les activités du ministère, notamment budgétaires et comptables. Elle mène les travaux de contrôle de gestion, avec l'appui des cellules opérationnelles de contrôle de gestion de chaque programme, et travaille à la mise en œuvre d'une comptabilité analytique du budget du ministère des affaires étrangères. Elle élabore, suit et analyse les indicateurs de gestion à des fins de pilotage et d'aide à la performance dans les postes et en administration centrale. Elle peut être sollicitée en matière d'analyse et de suivi des coûts en administration centrale et dans le réseau. Elle produit les indicateurs de performance destinés aux projets et rapports annuels de performance et contribue, en lien avec la sous-direction du budget, à l'élaboration de documents sur certaines missions transversales de l'Etat, notamment à l'étranger.

La sous-direction du budget est l'interlocutrice du ministère chargé du budget et des autres autorités extérieures en matière budgétaire et financière. Elle assure la synthèse de l'information financière dans le cadre pluriannuel. Elle veille à la préparation et à la programmation, par les responsables de programme, des budgets dont ils ont la charge. Elle suit et contrôle leur exécution.

La sous-direction du budget coordonne les réponses aux questions parlementaires adressées au ministère dans les domaines relevant des matières financière, comptable, budgétaire et de la performance en lien avec la mission de la maîtrise des risques et de la comptabilité analytique.

Elle assure, pour le compte de la direction générale des affaires politiques et de sécurité notamment, la gestion de certains crédits budgétaires. Elle contrôle les demandes de subventions et d'interventions financières.

En concertation avec la direction des ressources humaines, elle suit l'évolution de la masse salariale et des indemnités de résidence. Elle est consultée sur les aspects budgétaires concernant les rémunérations et est garante des textes relatifs à la rémunération des agents à l'étranger.

Elle participe à l'exercice de la tutelle, pour les aspects budgétaires et financiers, sur l'ensemble des établissements publics relevant du ministère des affaires étrangères.

La sous-direction de la comptabilité est responsable des opérations relatives à la dépense et à la recette publique incombant à l'ordonnateur. Elle assure, par l'intermédiaire du centre de services partagés financier ministériel, la traduction financière des décisions budgétaires et comptables dans l'application Chorus et garantit le suivi des crédits.

Correspondante de la Cour des comptes sur les questions comptables, elle est responsable de la comptabilité patrimoniale. Elle propose et met en œuvre les orientations en matière d'organisation financière et comptable en administration centrale et à l'étranger. Elle exerce la maîtrise d'ouvrage des systèmes d'information comptables et participe à leur mise en œuvre.

Conjointement avec le comptable assignataire du ministère des affaires étrangères, elle pilote le service facturier.

Elle assure le traitement comptable des dossiers de carrière et pension. Elle atteste, le cas échéant, les services pouvant être pris en compte dans la constitution du droit à pension.

La sous-direction des moyens des postes, des voyages et des missions s'assure de l'allocation des moyens financiers nécessaires au fonctionnement des services à l'étranger.

Dans ce cadre, elle détermine et met en place, après concertation avec les directions géographiques, les dotations globales de fonctionnement des postes. Elle centralise les données sur les moyens des postes à l'étranger. Elle coordonne les exercices de programmation financière et budgétaire et anime le dialogue de gestion, notamment avec les services administratifs et financiers des postes diplomatiques et consulaires.

Elle détermine et met en œuvre la politique de voyages et missions du ministère des affaires étrangères.

La mission des achats a compétence sur l'ensemble des achats du ministère. Elle est chargée de l'organisation et de la politique des achats. Elle assure le secrétariat du comité ministériel des achats et est l'interlocuteur de la direction des achats de l'Etat. Elle anime la filière achat et veille au respect des procédures de passation des marchés du ministère. Elle met à la disposition des services du ministère une expertise en matière de marchés publics en France et à l'étranger. Le chef de la mission des achats est le responsable ministériel des achats du ministère des affaires étrangères.

III. - La direction des systèmes d'information est chargée de la mise en œuvre de la politique des systèmes d'information. Elle en assure la conception, notamment en liaison avec les maîtrises d'ouvrage du ministère, le déploiement ainsi que l'exploitation. Elle gère les moyens qui lui sont dévolus à cette fin. Elle assure, pour l'ensemble du ministère et en liaison avec la direction de la sécurité diplomatique, la gestion centrale des articles contrôlés de sécurité des systèmes d'information et des documents associés.

La mission de la stratégie et de l'architecture des systèmes d'information définit l'architecture et la cohérence des systèmes d'information. Elle établit la programmation de la direction en liaison avec les maîtrises d'ouvrage du ministère. Elle définit également les normes techniques à suivre par le ministère en la matière. Elle assiste le haut fonctionnaire correspondant de défense et de sécurité dans l'élaboration de la politique de sécurité des systèmes d'information du ministère. Elle coordonne la veille technologique des systèmes d'information. Elle met en œuvre la politique de communication de la direction.

La mission de l'administration générale, qui veille à l'adéquation des moyens de la direction aux missions qui lui sont confiées, tient à jour le référentiel des compétences et participe à la gestion des personnels et des formations appropriées. Elle établit le budget en liaison avec les autres directions concernées et en suit l'exécution. Elle centralise les indicateurs nécessaires au contrôle de gestion. Elle anime le réseau des correspondants et des centres régionaux d'assistance des systèmes d'information et de communication.

La mission des projets des systèmes d'information élabore, selon les normes arrêtées par la mission de la stratégie et de l'architecture des systèmes d'information, les projets des systèmes d'information et effectue les tâches d'étude, de réalisation et de validation en coordination avec les maîtrises d'ouvrage concernées, en prenant en compte, en liaison avec la direction de la sécurité diplomatique, les besoins de sécurité.

La mission de l'infrastructure, des déploiements et des acquisitions acquiert et diffuse l'ensemble des matériels, logiciels et services requis par les systèmes d'information. Elle fournit aux utilisateurs un environnement de travail bureautique et de communication complet. Elle gère les articles contrôlés de sécurité des systèmes d'information et les documents associés en liaison avec la direction de la sécurité diplomatique.

La mission de l'exploitation des systèmes et de la satisfaction des utilisateurs garantit la continuité de service des systèmes d'information et particulièrement celle de la communication sécurisée. Elle administre les systèmes et les réseaux. Elle participe à la qualification technique des applications, à leur intégration au sein des systèmes d'information et à l'administration des comptes utilisateurs. Elle centralise leurs demandes d'assistance et apporte un appui logistique aux utilisateurs.

IV. - La direction des immeubles et de la logistique est responsable de l'ensemble des opérations relatives au patrimoine immobilier et mobilier relevant de la gestion du ministère des affaires étrangères. Elle peut apporter son concours au montage et au suivi d'opérations immobilières pour le compte d'autres administrations ou organismes publics.

La sous-direction des opérations immobilières à l'étranger est responsable des projets de construction, de rénovation, de restructuration et de gros entretien des immeubles utilisés par le ministère des affaires étrangères à l'étranger. Lorsque ces projets incluent des travaux de sécurisation, elle exerce ses missions en liaison avec la direction de la sécurité diplomatique. Elle assure le pilotage et la coordination du réseau des antennes du service à vocation régionale implantées dans certaines ambassades. En liaison avec la sous-direction des affaires domaniales et administratives, du patrimoine et de la décoration, elle prépare la programmation des opérations immobilières ainsi que les marchés nécessaires à l'exécution de ces opérations, en liaison avec le service central des achats, et en supervise l'exécution. Elle apporte son expertise lors d'opérations de réinstallation, d'acquisition, de cession, ou lors du montage d'opérations innovantes.

La sous-direction des affaires domaniales et administratives du patrimoine et de la décoration coordonne l'expertise domaniale, juridique et financière au profit des opérations immobilières du ministère à l'étranger. Elle instruit les projets d'acquisition, de prise à bail et d'aliénation des biens domaniaux utilisés par le ministère des affaires étrangères, assure, en coordination avec la direction des affaires financières, la programmation, la gestion des crédits et le suivi des loyers payés et perçus à l'étranger. Elle établit, avec les sous-directions des opérations immobilières et les directions géographiques concernées, les moyens budgétaires nécessaires aux opérations immobilières programmées. Elle assure le paiement des loyers en France. Elle gère l'ensemble des marchés et des crédits du service. Elle est également chargée de la conservation et de la restauration des objets mobiliers à caractère patrimonial, dans les bâtiments relevant, en France et à l'étranger, du ministère des affaires étrangères. Elle a la responsabilité, dans ces bâtiments, de l'inventaire, de la gestion, du contrôle et de la traçabilité de ces objets. Elle apporte son expertise scientifique et technique lors des travaux effectués dans les immeubles historiques relevant, en France et à l'étranger, du ministère des affaires étrangères. Elle assure l'entretien et le renouvellement périodique de la décoration de ces bâtiments.

La sous-direction des opérations immobilières en France et de la logistique est responsable des projets de construction, de rénovation, de restructuration et de gros entretien des immeubles utilisés par le ministère des affaires étrangères en France. Lorsque ces projets incluent des travaux de sécurisation, elle exerce ses missions en liaison avec la direction de la sécurité diplomatique. En liaison avec la sous-direction des affaires domaniales et administratives, du patrimoine et de la décoration, elle prépare la programmation des opérations immobilières en France. Elle est également responsable de la logistique des services de l'administration centrale. A ce titre, elle administre la maintenance et le petit entretien courant, gère le garage et le parc automobile et assure l'administration et l'exploitation des centres de conférences ministériels. Elle prépare les marchés nécessaires à l'exécution de ses missions en liaison avec le service central des achats et en supervise l'exécution.

V. - La direction de la sécurité diplomatique est le service de défense et de sécurité du ministère des affaires étrangères, au sens de l'article R. 1143-2 du code de la défense.

La mission de la sécurité de défense participe à l'élaboration de la politique de planification de défense et de sécurité. Elle conduit, en lien avec la sous-direction de la formation, les actions de formation relatives à la défense et à la sécurité. Elle est chargée de la définition et de l'application des mesures visant à assurer, à l'administration centrale, la protection des biens et des personnes. Elle anime la politique de sécurité des systèmes d'information et contrôle l'application de celle-ci. Elle est responsable de l'application des dispositions relatives à la sécurité de défense et à la protection du secret prévues par les articles R. 2311-1 et suivants du code de la défense.

La mission de la sécurité des réseaux internationaux coordonne la politique interministérielle de protection des biens et des personnes au sein des missions diplomatiques et des postes consulaires. Elle participe à l'élaboration de la stratégie de sécurité des établissements et bureaux des agences de l'Etat à l'étranger, en lien avec les services chargés de leur tutelle. Elle participe, en collaboration avec l'inspection générale des affaires étrangères, aux évaluations et au suivi des mesures mises en œuvre en matière de sécurité. Elle pilote l'action des bureaux régionaux de sécurité et de défense à l'étranger. Elle gère le parc automobile des véhicules blindés et la maintenance des systèmes de sécurité des missions diplomatiques et des postes consulaires.

La mission de la valise diplomatique assure l'acheminement du courrier de l'administration centrale et des correspondances officielles avec le réseau diplomatique et consulaire de manière à garantir leur caractère inviolable et secret.

VI. - La sous-direction des affaires juridiques internes met à la disposition des services du ministère des affaires étrangères une expertise en droit interne. Elle coordonne l'activité normative et promeut la qualité de la législation et de la réglementation. Elle est associée à toute consultation du Conseil d'Etat, sous réserve des attributions de la mission des accords et traités. Elle connaît de toute question contentieuse relative aux agents publics. Elle traite également, à la demande des services compétents, d'autres questions contentieuses. Elle représente alors le ministre devant les juridictions françaises. Elle instruit les procédures disciplinaires et assure le suivi des procédures pénales.

VII. - La délégation des affaires générales à Nantes est compétente à l'égard des personnels des services du ministère des affaires étrangères implantés à Nantes et pour le suivi des opérations des services de la direction générale de l'administration et de la modernisation et des autres directions du ministère. Elle représente le ministère auprès des administrations et autorités locales.

Le centre de services des ressources humaines est chargé de la gestion administrative des fonctionnaires et des agents non titulaires recrutés soit en application de l'article 4 de la loi n° 84-16 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l'Etat sur des contrats à durée déterminée ou indéterminée pour servir en administration centrale ou à l'étranger, soit en application de la loi n° 72-659 du 13 juillet 1972 relative à l'expertise technique internationale. Il est également chargé de la gestion administrative des volontaires internationaux affectés à l'étranger par le ministre des affaires étrangères. Il assure la comptabilité des traitements et la préliquidation de la paie.


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