Arrêté du 3 juillet 2003 relatif au titre professionnel de secrétaire assistant(e) - Article Annexe

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Annexe
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A N N E X E


INFORMATIONS REQUISES POUR L'INSCRIPTION DU TITRE PROFESSIONNEL AU RÉPERTOIRE NATIONAL DES CERTIFICATIONS PROFESSIONNELLES


Intitulé


Titre professionnel de secrétaire assistant(e).
Niveau IV.
Code NSF : 324 t.


Résumé du référentiel d'emploi


Le (la) secrétaire prend en charge les travaux administratifs et la logistique de son service.
Il (elle) saisit, met en forme des documents à l'aide des outils bureautiques, a en charge la reproduction, la transmission et la mémorisation des informations, répond aux demandes d'information, filtre et transmet les communications, organise matériellement les réunions, les déplacements, les séminaires, etc.
Dans tous les cas, il (elle) rationalise, fait évoluer son poste de travail avec les outils bureautiques et télématiques et élabore des procédures d'organisation.
Le métier s'exerce avec un degré d'autonomie et de responsabilité qui varie selon l'organisation, la taille et le domaine d'activité de l'entreprise. La majeure partie de l'activité s'effectue en conversationnel avec un écran informatique et un clavier.
Cependant, les relations avec les autres services et les communications parfois nombreuses en provenance de l'extérieur influent sur le rythme de travail et imposent des interruptions fréquentes de l'activité en cours.
L'impact du secteur d'activité dans lequel exerce le (la) secrétaire n'a que peu d'influence sur son métier. Le fait que les secrétaires changent de secteur d'activité pratiquement chaque fois qu'ils (elles) changent d'entreprise nécessite une capacité d'adaptation en tant que savoir-faire spécifique du métier.
D'une manière générale, c'est la taille de l'entreprise qui est déterminante.
Cela se traduit par :
- un recentrage de l'activité des secrétaires sur les fonctions de secrétariat dans les grandes entreprises ;
- une plus grande polyvalence des secrétaires dans les structures PME-PMI ;
- une spécialisation des secrétaires dans le domaine d'activité de l'entreprise au sein des plus petites.
Le fait de travailler pour un encadrement et un personnel télétravailleur est également un facteur porteur d'incidences sur le métier :
- il contribue à renforcer la polyvalence, l'autonomie, le rôle de courroie d'informations dans l'entreprise ;
- il implique une utilisation accrue des outils d'information et de communication et l'arrivée de nouvelles tâches directement liées à cette utilisation, en particulier le tri et le traitement des informations.


Capacités attestées et descriptif
des composantes de la certification
1. Organiser son poste bureautique
et produire tout document à l'aide de logiciels de bureau


Assurer le fonctionnement courant de son poste bureautique.
Saisir/modifier et présenter tout document à l'aide des applications bureautiques.
Organiser et assurer un classement bureautique pour le partage et la conservation de l'information.


2. Traiter et assurer le suivi
d'événements et de dossiers


Rédiger des écrits professionnels simples et à caractère répétitif.
Recevoir, collecter, traiter l'information pour en assurer la transmission.
Concevoir des documents types et automatiser des tâches bureautiques pour optimiser le poste de travail.
Identifier, planifier les opérations et tâches pour la réalisation d'un événement ou d'un dossier.
Contribuer à la gestion du temps de son responsable et d'une équipe de travail.
Gérer son temps et organiser son espace de travail.
Gérer les ressources matérielles courantes d'un service ou d'une entreprise.


3. Assurer le suivi administratif
dans différents services


Rédiger des écrits professionnels à caractère exceptionnel.
Traiter des informations selon les procédures administratives achats/ventes.
Régler les premiers niveaux de dysfonctionnement ou les litiges simples administratifs ou commerciaux.
Etablir des tableaux de suivi et des statistiques liées à l'activité du service ou de l'entreprise pour faciliter une prise de décision.
Assurer le suivi administratif du personnel.


Secteurs d'activités ou types d'emploi
accessibles par le détenteur du titre


Tous secteurs.


Code(s) ROME


12132 - Secrétaire bureautique polyvalent.


Réglementation de l'activité


Néant.


Autorité responsable de la certification


Ministère chargé de l'emploi.