PROCÉDURE D'ATTRIBUTION ET DE RENOUVELLEMENT DE LA DISTINCTION PALACE

1. Demande d'attribution et de renouvellement de la distinction Palace

L‘établissement candidat transmet sa demande à l'organisme mentionné à l'article L. 141-2 du code du tourisme qui en accuse réception et en assure l'instruction. Le dossier de demande, disponible sur le site www.atout-france.fr, comporte notamment les éléments suivants :

- l'identité de l'entreprise, de l'exploitant et de l'établissement qui sollicite l'attribution de la distinction ;
- la description de l'activité de l'établissement candidat et les indicateurs relatifs à cette activité ;
- le rapport et la grille de contrôle du classement en catégorie 5 étoiles ;
- une note explicitant comment les critères d'appréciation de l'annexe 3 sont remplis ;
- l'engagement par l'établissement candidat de permettre la visite du rapporteur et du contre-rapporteur de la commission d'attribution dans les trois mois à compter de la transmission du dossier complet et de prendre en charge les frais liés à leur séjour.

L'organisme mentionné à l'article L. 141-2 du code du tourisme délivre par écrit ou par voie électronique un accusé de réception à l'établissement demandeur lors de la réception de son dossier complet.
Lorsque le dossier de demande est incomplet, l'organisme mentionné à l'article L. 141-2 du code du tourisme lui adresse par écrit ou par voie électronique, au plus tard huit (8) jours à compter de la réception du dossier de candidature, une demande de complément d'informations en précisant les pièces manquantes.
La demande de renouvellement de la distinction est transmise à l'organisme mentionné à l'article L. 141-2 du même code au plus tard quatre mois avant le terme de validité fixé par la décision initiale. La demande de renouvellement est examinée selon la même procédure qu'une demande initiale.

2. Eligibilité de la demande

L'organisme mentionné à l'article L. 141-2 du code du tourisme dispose d'un délai d'un mois à compter de la date de réception du dossier complet pour se prononcer sur l'éligibilité de l'établissement candidat, après examen de la conformité de son dossier aux conditions prévues à l'article 2 de l'arrêté. Il avertit par un courrier motivé, indiquant les délais et voies de recours, l'établissement candidat inéligible dans les quatorze (14) jours maximum de la signature de son rapport.
L'organisme mentionné à l'article L. 141-2 du code du tourisme transmet son rapport sur l'établissement candidat éligible aux membres de la commission d'attribution. Il comprend au moins la note explicitant comment les critères d'appréciation de l'annexe 3 sont remplis. Chacun des membres de la commission a accès à l'ensemble des pièces constituant le dossier. Cette transmission, qui comprend également pour information la liste des établissements non éligibles, intervient le même jour que la convocation des membres de la commission par son président, soit au plus tard trente (30) jours ouvrés avant ladite réunion.
Les personnes chargées au sein de l'organisme mentionné à l'article L. 141-2 du code du tourisme de l'instruction des candidatures sont soumises à l'obligation de discrétion en ce qui concerne tous les faits, informations et documents dont ils ont connaissance à l'occasion de l'exercice de leurs fonctions.

3. Fonctionnement de la commission d'attribution
3.1. Visite des établissements demandeurs

Préalablement à la tenue de la réunion prévue au point 2 de la présente annexe, le président nomme un rapporteur et un contre-rapporteur de la commission parmi les personnalités qualifiées pour procéder à la visite dudit établissement. Le sous-directeur du tourisme et le directeur général de l'organisme mentionné à l'article L. 141-2 du code du tourisme ne peuvent participer à ladite visite.
Durant leur visite, les membres de la commission se conforment à des règles d'éthique et de déontologie professionnelle fixées par l'organisme mentionné à l'article L. 141-2 du code du tourisme. Ils ne peuvent être accompagnés d'aucun autre membre qui ne ferait pas partie de ladite commission.
Les frais liés à la visite sont assumés par l'établissement candidat sur justificatifs selon des modalités définies par le secrétariat de la commission. Le déroulement de la visite répond à des modalités définies par le secrétariat de la commission. Ces modalités sont transmises aux hôtels classés en catégorie 5 étoiles qui souhaitent déposer leur candidature.
Au plus tard quatorze (14) jours avant la tenue de la réunion prévue au point 2 de la présente annexe, les membres missionnés pour la visite établissent un rapport écrit reprenant, en particulier, chacun des critères d'appréciation de l'annexe 3, énonçant la nature, la date et le lieu de leurs constatations sur place et répondant à un format établi par le secrétariat de la commission.

3.2. Rôle de la commission

La commission d'attribution examine les candidatures éligibles sur la base du rapport écrit mentionné au point 3.1 et émet un avis conforme pour l'attribution ou non de la distinction Palace à l'établissement candidat.
La commission se réunit en tant que de besoin pour examiner les candidatures à la distinction Palace . Le secrétariat assure l'envoi aux membres de la commission des convocations, de l'ordre du jour des réunions et des documents y afférents.
Sauf cas de force majeure, tout membre de la commission, qui ne peut participer à la réunion in situ ou par visioconférence pour laquelle il a été convoqué, doit en informer immédiatement le président.
La qualité de membre de la commission des personnalités qualifiées prend fin par le décès ou la démission.
La démission d'un membre de la commission doit être adressée immédiatement au ministre chargé du tourisme.
En cas d'empêchement du président de la commission ou de vacance, ses fonctions sont assurées par son suppléant.
En cas de vacance, la nomination du nouveau président intervient dans le délai d'un mois à compter de la saisine du ministre chargé du tourisme.
Le ministre chargé du tourisme peut exclure un membre de la commission en cas d'absentéisme répété ou non justifié ou bien en cas de manquement à l'éthique professionnelle et la confidentialité après qu'il en ait été préalablement avisé et invité à se faire entendre.

3.3. Conditions de participation à l'examen d'une candidature et au vote

Les membres de la commission ne peuvent prendre part à l'instruction ou aux délibérations portant sur une demande dans laquelle ils ont un intérêt personnel, direct ou indirect.
En cas de situation de conflit d'intérêt du président de la commission, ses fonctions sont assurées par son suppléant.
Les membres de la commission sont soumis à l'obligation de discrétion en ce qui concerne tous les faits, informations et documents dont ils ont connaissance à l'occasion de l'exercice de leurs fonctions. La même obligation s'applique aux débats et délibérations auxquels ils participent.
Le secrétariat de la commission veille au respect de l'ensemble des dispositions du présent article.

3.4. Déroulement de l'examen d'une candidature par la commission

La commission est saisie des candidatures éligibles à la distinction Palace , dont l'instruction a été réalisée conformément aux règles prévues au présent arrêté et ses annexes.
L'ordre du jour de chaque réunion de la commission est arrêté par son président. Il est joint, ainsi que les documents mentionnés au point 2 de la présente annexe, à la convocation de ses membres.
Les réunions de la commission ne sont pas publiques. Les débats sont confidentiels.
La commission entend le rapporteur et le contre-rapporteur ayant effectué la visite de l'établissement candidat et présentent leurs conclusions sur la base de leur rapport écrit.
Le candidat est ensuite entendu par les membres de la commission afin de présenter sa candidature. Il peut être accompagné ou représenté par toute personne de son choix.
L'audition dure au maximum vingt (20) minutes. Une fois l'audition terminée, le candidat se retire de la réunion. Les membres de la commission débattent ensuite de la candidature avant de passer au vote sur celle-ci.
Les membres de la commission qui ne peuvent être présents à la réunion peuvent valablement assister à la réunion et voter par visioconférence.
La commission s'appuie sur l'ensemble des critères d'appréciation exposés en annexe 3 qui forment un faisceau d'indices .
S'il l'estime nécessaire, le président de la commission peut décider de recueillir l'avis d'un ou de plusieurs experts sur un dossier inscrit à l'ordre du jour. A cette fin, il convoque le ou les experts au moins 48 heures avant la date de la réunion de la commission.
Les experts n'ont pas voix délibérative. Ils ne peuvent assister qu'à la partie des débats relatifs aux dossiers pour lesquels ils ont été convoqués. Ils sont soumis à l'obligation de discrétion en ce qui concerne tous les faits, informations et documents dont ils ont connaissance à l'occasion des débats auxquels ils ont participé.
Le secrétariat de la commission veille au respect de l'ensemble des dispositions du présent article.
Il est soumis à l'obligation de discrétion en ce qui concerne tous les faits, informations et documents dont il a connaissance à l'occasion de l'exercice de ses fonctions. La même obligation s'applique aux débats et délibérations auxquels il assiste ou participe.

3.5. L'avis de la commission

La commission d'attribution examine les candidatures éligibles et émet un avis conforme pour l'attribution ou non de la distinction Palace à l'établissement candidat.
La commission ne délibère valablement que lorsque lorsqu'au moins 60 % des membres de la commission sont présents physiquement ou par visioconférence.
L'avis de la commission repose sur un vote à main levée de ses membres. L'avis est pris à la majorité absolue des suffrages exprimés.
En cas d'égal partage des voix, la voix du président est prépondérante.
Toutefois, le président de la commission peut, après un vote unanime des membres de la commission, décider de procéder à une troisième visite de l'établissement candidat. Il en informe l'établissement candidat dans les sept (7) jours suivant la réunion.
Cette troisième visite est organisée, sauf fermeture saisonnière de l'établissement, dans les soixante (60) jours ouvrés suivant la réunion de la commission ayant abouti à ce vote.
Le membre de la commission chargé de procéder à cette visite est désigné lors de cette réunion à la majorité absolue des suffrages exprimés. Il ne peut s'agir des deux (2) membres de la commission ayant procédé à la première visite, du sous-directeur du tourisme ou du directeur général de l'organisme mentionné à l'article L. 141-2 du code du tourisme.
Une fois la visite effectuée, une nouvelle réunion est organisée au plus tard le soixantième (60e) jour ouvré suivant la première réunion.
L'avis de la commission d'attribution pour chaque candidature est formalisé par un procès-verbal transmis par le président de la commission au ministre chargé du tourisme dans les quarante-huit (48) heures suivant l'émission dudit avis. Le ou les rapports de visite sont joints à cet avis. Les procès-verbaux sont authentifiés par la signature du président de la commission.
Le secrétariat de la commission veille au respect de l'ensemble des dispositions du présent article.

3.6. Procédure simplifiée

Toute candidature n'ayant pas abouti, après examen de la commission, à l'attribution de la distinction Palace peut être déposée une nouvelle fois, sans qu'il soit nécessaire pour l'établissement candidat de communiquer les éléments du dossier ayant permis de conclure à son éligibilité lors de la première instruction.
Le président de la commission exige, le cas échéant, de l'établissement éligible la communication des éléments complémentaires nécessaires au réexamen de son dossier par la commission.
La procédure d'examen de la candidature répond aux mêmes règles que celles prévues aux points 3.1 à 3.5 de la présente annexe.
La procédure simplifiée n'est offerte qu'une seule fois au candidat concerné.