Décision n° 2018-07 du 29 janvier 2018 portant adoption du code de déontologie du Défenseur des droits

JORF n°0044 du 22 février 2018
texte n° 78



Décision n° 2018-07 du 29 janvier 2018 portant adoption du code de déontologie du Défenseur des droits

NOR: DFDX1803435S
ELI: Non disponible


Le Défenseur des droits,
Vu la loi organique n° 2011-333 du 29 mars 2011 relative au Défenseur des droits ;
Vu la loi n° 2011-334 du 29 mars 2011 relative au Défenseur des droits ;
Vu la loi n° 83-634 du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires, notamment son chapitre IV « des obligations et de la déontologie » ;
Vu la loi n° 2016-1691 du 9 décembre 2016 relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et la modernisation de la vie économique, notamment ses articles 6 et 8 ;
Vu la loi n° 2017-55 du 20 janvier 2017 portant statut général des autorités administratives indépendantes et des autorités publiques indépendantes, notamment ses articles 13 et 16 ;
Vu le décret n° 2011-905 du 29 juillet 2011 modifié, relatif à l'organisation et au fonctionnement des services du Défenseur des droits ;
Vu le décret n° 2017-105 du 27 janvier 2017 relatif à l'exercice d'activités privées par des agents publics et certains agents contractuels de droit privé ayant cessé leurs fonctions, aux cumuls d'activités et à la commission de déontologie de la fonction publique ;
Vu le décret n° 2017-519 du 10 avril 2017 relatif au référent déontologue dans la fonction publique ;
Vu le décret n° 2017-564 du 19 avril 2017 relatif aux procédures de recueil des signalements émis par les lanceurs d'alerte au sein des personnes morales de droit public ou de droit privé ou des administrations de l'Etat ;
Vu la circulaire du 15 mars 2017 relative au respect du principe de laïcité dans la fonction publique ;
Vu l'avis du comité technique du 7 décembre 2017,
Décide :

Article 1


Le présent code de déontologie du Défenseur des droits et ses annexes sont adoptés.

Article 2


La décision n° 2013-431 du 31 décembre 2013 portant adoption du code de déontologie du Défenseur des droits est abrogée.

Article 3


Le secrétaire général est chargé de l'exécution de la présente décision, qui sera publiée au Journal officiel de la République française.

  • Annexe


    ANNEXE
    CODE DE DÉONTOLOGIE


    Article 1er
    Dispositions générales


    Le présent code de déontologie fait partie intégrante du règlement intérieur du Défenseur des droits. Il rappelle les principes et les recommandations qui doivent dicter la conduite de celles et ceux qui travaillent au service du Défenseur des droits et interviennent en son nom, quel que soit le lien qui les unit à l'institution.
    Par suite, il a vocation à s'appliquer le plus largement, sans préjudice des textes législatifs et règlementaires ou des dispositions contractuelles par ailleurs applicables.
    Relèvent ainsi du champ d'application du présent code de déontologie :


    - le Défenseur des droits, qui veille à son respect ;
    - les adjoints du Défenseur des droits ;
    - les membres des collèges qui assistent le Défenseur des droits ;
    - l'ensemble des agents placés sous son autorité, quel que soit leur statut ;
    - les délégués ;
    - les collaborateurs occasionnels, stagiaires et apprentis ;
    - les salariés de prestataires privés, s'agissant, notamment, des dispositions relatives à la discrétion et au secret professionnels, au-delà même de leur période d'activité au sein de l'institution.


    L'ensemble des personnes ainsi visées sont désignées, dans le présent code, sous le terme de « collaborateurs » de l'institution.
    Tout manquement individuel aux règles ainsi fixées est susceptible d'entacher la crédibilité de l'institution et d'engager la responsabilité civile, pénale et professionnelle des collaborateurs.


    Article 2
    Engagement deontologique


    Lors de sa prise de fonctions, le collaborateur du Défenseur des droits se voit remettre les documents suivants :


    - le code de déontologie ;
    - la charte informatique ;
    - le guide commun de procédures ;
    - le guide de bon usage des médias sociaux ;
    - la charte de la laïcité dans les services publics.


    Lui est également remise la décision portant nomination du « référent déontologue » et du « référent lanceurs d'alerte » ainsi que les informations permettant de se mettre en rapport avec eux.
    Chaque collaborateur s'engage, d'une part, à prendre connaissance de ces documents et à respecter les prescriptions qui y figurent et, d'autre part, à signaler tout changement dans sa situation de nature à créer un conflit avec ses obligations déontologiques. Cet engagement personnel est signé puis classé dans son dossier de recrutement.
    L'entretien annuel d'évaluation peut être l'occasion de soulever toute interrogation concernant sa situation personnelle.


    Article 3
    Référent déontologue


    Tout collaborateur du Défenseur des droits a le droit de consulter le référent déontologue de l'institution, chargé de lui apporter tout conseil utile au regard du respect des obligations et des principes déontologiques auxquels il est soumis. Il peut apporter tous conseils aux personnes intéressées de nature à faire cesser un éventuel conflit d'intérêts.
    Les modalités de désignation du référent déontologue et les missions qui lui sont dévolues sont précisées en annexe I.


    Article 4
    Indépendance et impartialité


    Il convient de prévenir les situations dans lesquelles un doute légitime pourrait naître, même du seul point de vue des apparences, quant à l'indépendance et l'impartialité des interventions du Défenseur des droits.
    Dans le souci de prévenir les conflits d'intérêt, et conformément aux articles 25 ter à 25 sexies de la loi n° 83-634 du 13 juillet 1983 susvisée, les titulaires des emplois listés ci-dessous sont tenus d'adresser au président de la Haute autorité pour la transparence de la vie publique une déclaration de situation patrimoniale et une déclaration d'intérêts :


    - le Défenseur des droits ;
    - le Défenseur des enfants, adjoint au Défenseur des droits et vice-président du collège chargé de la défense et de la promotion des droits de l'enfant ;
    - l'adjoint au Défenseur des droits, vice-président du collège chargé de la lutte contre les discriminations et la promotion de l'égalité ;
    - l'adjoint au Défenseur des droits, vice-président du collège de la déontologie dans le domaine de la sécurité ;
    - le secrétaire général.


    Le référent déontologue du Défenseur des droits est destinataire des déclarations d'intérêts des membres des collèges au moment de leur nomination.
    Les collaborateurs du Défenseur des droits ne peuvent pas intervenir dans des situations où ils seraient partis prenantes à raison de leurs attaches familiales, de leur activité professionnelle ou associative, ou encore de leurs intérêts matériels ou moraux. En ce sens, ils ont l'obligation de veiller à ne pas se placer dans une situation qui les exposerait à un intérêt privé de nature à influencer, ou paraître influencer, l'exercice indépendant, impartial et objectif de leurs fonctions. Dans de telles situations, ils ont l'obligation de se dessaisir du dossier en cause et de le transmettre à un agent de même niveau hiérarchique ou de niveau supérieur. Dans le cas où le Défenseur des droits est lui-même concerné, il se dessaisit et transmet le dossier au secrétaire général.
    Afin de prévenir les risques de situations susceptibles de porter atteinte à l'indépendance et à l'impartialité de l'institution, une série d'incompatibilités est prévue.


    Article 5
    Incompatibilités statutaires relatives aux fonctionnaires, militaires, magistrats et agents publics


    Les agents recrutés par le Défenseur consacrent l'intégralité de leur activité professionnelle aux tâches qui leur sont confiées.
    Ils sont soumis à l'ensemble des droits et obligations des fonctionnaires et agents publics, tels que définis par la loi n° 83-634 du 13 juillet 1983 susvisée, notamment à son chapitre IV : « des obligations et de la déontologie ».
    Les règles relatives aux cumuls d'activités et à l'exercice d'activités privées sont fixées par le décret n° 2017-105 du 27 janvier 2017 susvisé.


    Article 6
    Incompatibilités specifiques relatives aux fonctions de délégués


    Les fonctions de délégués du Défenseur des droits sont incompatibles, dans la limite du ressort de la circonscription territoriale dans laquelle ils exercent leurs fonctions, avec l'exercice :


    - d'un mandat d'élu politique ;
    - de fonctions de médiateur nommé par une administration, par une collectivité territoriale, par un organisme investi d'une mission de service public ou à l'égard duquel la loi organique attribue des compétences au Défenseur des droits ;
    - de fonctions bénévoles exercées par délégation de l'autorité judiciaire : conciliateur de justice, délégué du procureur ou médiateur pénal ;
    - de professions judiciaires : magistrats, auxiliaires de justice et officiers ministériels (avocats, huissiers, notaires notamment) ainsi que des fonctions d'assesseurs de justice.


    Lors de leur désignation et à chaque renouvellement de celle-ci, les délégués s'engagent à ne pas exercer d'activités professionnelles ou bénévoles portante atteintes à l'image de l'institution. Ils déclarent leurs activités professionnelles et bénévoles au moment de leur désignation auprès de la direction du réseau territorial.
    Dans l'hypothèse d'un risque de conflit d'intérêt dans le cadre d'un dossier traité, les délégués en avertissent le directeur du réseau territorial et demandent à être dessaisis de ce dossier.
    La direction du réseau territorial est chargée de répondre à leurs interrogations quant à leur situation personnelle au regard des dispositions du présent code.


    Article 7
    Activités libres d'autorisation


    L'attention des collaborateurs du Défenseur des droits est attirée sur les conditions d'exercice d'activités qui ne sont pas soumises à autorisation préalable.
    Afin que l'exercice d'activités bénévoles sans but lucratif et de celles relatives à la production d'œuvres de l'esprit ne contrevienne pas aux valeurs de l'institution, les collaborateurs du Défenseur des droits doivent faire preuve de discernement et de prudence en la matière.
    Ainsi, il est recommandé, sous réserve des activités et œuvres n'ayant aucun rapport avec l'activité de l'institution, d'en informer le référent déontologue.


    Article 8
    Intégrité


    Les collaborateurs du Défenseur des droits ne peuvent solliciter, accepter ou se faire promettre d'aucune source, ni directement ni indirectement, des avantages matériels dont l'acceptation pourrait les mettre en conflit avec leurs obligations professionnelles.
    Ce devoir d'intégrité exclut toute complaisance, tout favoritisme et toute ingérence dans l'exercice de leurs fonctions.
    Les collaborateurs du Défenseur des droits ne peuvent se prévaloir de cette qualité ou d'avoir eu cette qualité dans leurs activités extraprofessionnelles pour obtenir un bénéfice moral ou d'influence à titre personnel du fait de cette appartenance.
    L'usage du nom « Défenseur des droits » dans tout document de propagande ou de publicité, quel qu'en soit le support, est réprimé dans les conditions prévues à l'article 11 de la loi n° 2011-334 du 29 mars 2011.


    Article 9
    Neutralité


    Le principe de neutralité du service public interdit aux collaborateurs du Défenseur des droits de faire de leur fonction l'instrument d'une propagande quelconque.
    Cette obligation de neutralité s'applique dans leurs rapports avec les réclamants et mis en cause afin de leur assurer un traitement égal, et également, dans le cadre de l'ensemble de leurs relations professionnelles.
    Nonobstant la liberté de conscience qui leur est garantie, les collaborateurs du Défenseur des droits ne peuvent manifester leurs convictions politiques, philosophiques, syndicales ou religieuses dans l'exercice de leurs fonctions.
    Les collaborateurs du Défenseur des droits veillent tout particulièrement au respect des principes constitutionnels de laïcité et d'égalité des usagers devant le service public.


    Article 10
    Obligation de réserve


    Les collaborateurs du Défenseur des droits doivent faire preuve de réserve et de retenue dans l'expression écrite et orale de leurs opinions personnelles à l'égard des réclamants et mis en cause et des autres agents publics.
    L'obligation de réserve dans l'expression publique d'opinions personnelles vise particulièrement les convictions politiques, philosophiques, syndicales ou religieuses.
    L'obligation de réserve s'applique à tous les collaborateurs du Défenseur des droits aussi bien durant leur service qu'en-dehors.
    Au cas particulier des collaborateurs qui se présentent en qualité de candidats à un mandat électif, ceux-ci s'abstiennent de faire état de tout lien avec l'Institution à l'occasion de prises de parole dans le cadre du débat électoral ou sur tout document ou matériel de propagande électorale.


    Article 11
    Secret professionnel


    En application de l'article 38 de la loi organique n° 2011-333 du 29 mars 2011 relative au Défenseur des droits, « le Défenseur des droits, ses adjoints, les autres membres des collèges, les délégués et l'ensemble des agents placés sous son autorité sont astreints au secret professionnel pour les faits, actes ou renseignements dont ils ont connaissance en raison de leurs fonctions (…) ».
    En conséquence, les collaborateurs du Défenseur des droits sont tenus de ne divulguer aucune information dont ils sont dépositaires du fait de leurs fonctions.
    Le secret professionnel s'exerce à l'égard des tiers quels qu'ils soient, y compris les collègues, sauf lorsqu'ils ont eux-mêmes à connaître des informations en cause.
    Le secret professionnel perdure après la cessation de fonctions des collaborateurs du Défenseur des droits quelle qu'ait été la durée ou la forme de cette collaboration.
    L'auteur de la violation d'un secret protégé par la loi engagerait sa responsabilité pénale personnelle.


    Article 12
    Discrétion professionnelle


    Les collaborateurs du Défenseur des droits, sans préjudice des règles applicables en matière de secret professionnel, doivent respecter une obligation de discrétion professionnelle.
    Il leur est ainsi interdit de divulguer, quel qu'en soit le moyen, des informations ou des documents dont ils ont eu connaissance dans l'exercice de leurs fonctions tant auprès d'agents de l'institution non concernés qu'au profit de personnes extérieures à celle-ci.
    Le respect de cette obligation s'impose aussi bien lorsque le collaborateur a eu connaissance des faits et informations par lui-même que par des tiers, que les documents ou faits présentent un caractère confidentiel ou non.
    Les collaborateurs du Défenseur des droits veillent tout particulièrement à préserver cette discrétion dans le cadre des sollicitations dont ils pourraient faire l'objet de la part de médias. Les réponses à de telles demandes devront faire l'objet d'un accord préalable de leur hiérarchie ou du Défenseur des droits.
    De même, sauf mandat exprès du Défenseur des droits, ses collaborateurs ne peuvent le représenter lors de leur participation à titre privé à des événements publics.


    Article 13
    Diligence, rigueur et comportement respectueux


    Les collaborateurs du Défenseur des droits s'attachent à exercer leurs attributions dans un souci permanent de tolérance et d'objectivité.
    Les collaborateurs du Défenseur des droits s'engagent à faire preuve de diligence, rigueur et compétence dans l'exercice de leurs fonctions et notamment dans l'instruction des réclamations qu'ils sont amenés à connaître.
    Concernant les relations avec les réclamants
    Les collaborateurs du Défenseur des droits s'attachent à mettre en œuvre les engagements du référentiel Marianne relatifs à la qualité d'accueil des usagers.
    Ils effectuent une analyse individualisée et impartiale des réclamations dont le traitement leur est confié dans le respect du principe du contradictoire en veillant à la motivation consciencieuse de leurs réponses.
    Ils respectent les règles de l'attention et de la courtoisie vis-à-vis de ceux qu'ils écoutent. Ils entretiennent des relations empreintes de délicatesse avec les réclamants et mis en cause, par un comportement respectueux de la dignité des personnes.
    Leur attitude doit rester, en toutes circonstances, empreinte de neutralité sans laisser transparaître de sentiment personnel favorable ou hostile.
    Concernant les relations avec les collègues
    Les collaborateurs du Défenseur s'attachent à ce que leurs échanges internes, que ce soit à l'oral ou à l'écrit, soient emprunts de réserve et de délicatesse. Leur attitude doit rester, en toutes circonstances, neutre, courtoise et respectueuse de la dignité des personnes.
    Toute forme de violence, verbale ou physique, est prohibée sur le lieu du travail.
    De tels actes sont susceptibles d'entraîner une sanction disciplinaire.


    Article 14
    Usage des médias sociaux


    Les collaborateurs du Défenseur des droits doivent faire un usage approprié des médias sociaux.
    Les recommandations du code de déontologie et de la charte informatique s'appliquent à l'usage de l'ensemble des médias sociaux (usage raisonnable, principe de loyauté, devoir de réserve, devoir de confidentialité notamment).
    Les collaborateurs du Défenseur des droits doivent faire preuve de mesure et de discernement dans leur usage des réseaux sociaux dès lors qu'ils font mention de cette qualité.
    Cette expression, lorsqu'elle porte sur des thématiques ou des sujets concernant l'Institution, ne doit pas porter atteinte à l'apparence d'impartialité et d'indépendance de celle-ci.
    Les obligations déontologiques précédemment exposées concernant l'expression publique des collaborateurs du Défenseur des droits s'appliquent dans les mêmes conditions concernant leur expression publique sur les réseaux sociaux.


    Article 15
    Lanceur d'alerte


    Les collaborateurs du Défenseur des droits constatant une défaillance grave au sein des services du Défenseur des droits peuvent, si leur signalement répond aux critères de l'article 6 de loi n° 2016-1691 du 9 décembre 2016 susvisée, transmettre une alerte au référent « lanceurs d'alerte » ou à son suppléant, conformément à la procédure de recueil des signalements décrite en annexe II.

  • Annexe


    Annexe I
    Missions dévolues au référent déontologue


    Article 1er
    Désignation du référent déontologue


    Le référent déontologue et son suppléant au sein de l'institution sont nommés par décision du Défenseur des droits pour une période de trois ans renouvelable.
    Ils sont choisis parmi les fonctionnaires, magistrats ou agents contractuels en contrat à durée indéterminée du Défenseur des droits.


    Article 2
    Missions générales du référent déontologue


    Le référent déontologue est chargé :


    - de rendre un avis, à la demande du Défenseur des droits, du secrétaire général ou des directeurs sur les questions relatives à l'application des règles de déontologie au sein de l'Institution ;
    - de faire toutes propositions de nature à prévenir ou faire cesser une situation de conflit d'intérêts ;
    - de faire des observations sur l'application des règles déontologiques fixées par le code de déontologie du Défenseur des droits ;
    - de proposer des modifications du code de déontologie ;
    - de rappeler à l'ensemble des collaborateurs les obligations et principes déontologiques ;
    - d'établir un rapport annuel sur ses activités ; ce rapport est remis au Défenseur des droits et transmis pour information au comité technique du Défenseur des droits.


    Il est systématiquement mis en copie des courriers du secrétaire général autorisant un cumul d'activité à un agent de l'Institution et reçoit chaque année un bilan des activités accessoires exercées par les agents de l'Institution établi par la RH.


    Article 3
    Référent laïcité


    Le référent déontologue est également chargé d'assurer les fonctions de « référent laïcité ». A ce titre, il peut être sollicité sur des questions portant sur le respect et la mise en œuvre pratique du principe de laïcité inscrit à l'article 25 du titre Ier du statut général de la fonction publique.


    Article 4
    Garanties accordées au référent déontologue


    La durée de la période de nomination du référent déontologue ne peut être modifiée qu'avec l'accord exprès de ce dernier.
    La décision portant nomination du référent déontologue ainsi que les informations permettant de se mettre en rapport avec lui sont portées à la connaissance de l'ensemble des collaborateurs au moment de leur recrutement et par une information permanente sur le site intranet.
    Le référent déontologue se voit attribuer les moyens matériels, (matériel informatique et bureau individuel notamment) permettant l'exercice effectif de ses missions.


    Article 5
    Engagements du référent déontologue


    Le référent déontologue est tenu au secret et à la discrétion professionnels dans les mêmes conditions que celles définies à l'article 26 de la loi du 13 juillet 1983 susvisée.
    Le référent déontologue s'engage à répondre aux saisines dont il fait l'objet dans les délais mentionnés à l'article 7.


    Article 6
    Conditions de saisine du référent déontologue


    Le référent déontologue peut être saisi par tous les collaborateurs du Défenseur des droits visés à l'article 1er du présent code de déontologie.
    Un collaborateur peut saisir le référent déontologue lors d'une démarche volontaire concernant sa situation personnelle.
    Un collaborateur peut saisir le référent déontologue s'il estime que des faits sont susceptibles d'être qualifiés de conflits d'intérêts conformément au 4e alinéa de l'article 6 ter A de la loi du 13 juillet 1983 susvisée. Dans ce cas, toutes les précautions sont prises pour garantir la confidentialité et l'intégrité du dossier.
    En cas de nécessité de communiquer avec des tiers, notamment pour effectuer des vérifications ou traiter un dossier concernant des faits susceptibles d'être qualifiés de conflit d'intérêt, toutes les précautions sont prises pour restreindre l'accès aux informations aux seules personnes qui doivent en connaître. Les tiers sont informés de la nécessité de respecter les règles de confidentialité.
    Un collaborateur peut saisir le référent déontologue sur des questions générales relatives à la déontologie et à la prévention des conflits d'intérêts.
    La saisine du référent déontologue se fait par courrier postal ou par courrier électronique, adressé directement au référent déontologue en précisant sur l'enveloppe ou dans l'objet du message électronique « PERSONNEL et CONFIDENTIEL ».
    Si le collaborateur a un lien hiérarchique avec le référent déontologue, il saisit son suppléant.


    Article 7
    Conditions d'instruction du dossier


    Le référent déontologue peut :


    - avoir recours à des personnes en interne ou en externe disposant de compétences dans un domaine d'expertise spécifique ;
    - saisir le service des ressources humaines pour obtenir toutes informations utiles à l'instruction de son dossier ;
    - saisir la commission de déontologie de la fonction publique ;
    - entendre tout collaborateur de l'Institution ;
    - entendre, à sa demande, l'organisation syndicale à l'origine d'une saisie ;
    - être sollicité par le pôle des ressources humaines sur une situation individuelle ;
    - donner tout conseil à un agent qui le demande.


    Les saisines relatives à la situation individuelle d'un agent, lorsqu'elles émanent de l'agent lui-même, font l'objet d'une réponse confidentielle dans un délai de deux mois.
    En cas de manquements avérés aux obligations déontologiques, le référent déontologue en informe le secrétaire général.

  • Annexe


    Annexe II
    Mise en place de la procédure de recueil des signalements émis par les lanceurs d'alerte concernant les services du Défenseur des droits

    • Chapitre Ier : Dispositions générales


      Article 1er
      Cadre réglementaire et légal


      Conformément aux dispositions du III de l'article 8 de la loi n° 2016-1691 du 9 décembre 2016 susvisée et du III de l'article 1er du décret n° 2017-564 du 19 avril 2017 susvisé, la présente annexe a pour objet de déterminer la procédure de recueil des signalements d'une alerte émise par les collaborateurs du Défenseur des droits tels que définis à l'article 1er du présent code de déontologie.


      Article 2
      Définition du lanceur d'alerte


      Un lanceur d'alerte est une personne physique qui révèle ou signale, de manière désintéressée et de bonne foi, un crime ou un délit, une violation grave et manifeste d'un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par la France, d'un acte unilatéral d'une organisation internationale pris sur le fondement d'un tel engagement, de la loi ou du règlement, ou une menace ou un préjudice graves pour l'intérêt général, dont elle a eu personnellement connaissance.
      Ce signalement ne peut pas porter sur des faits, informations ou documents, quel que soit leur forme ou leur support, couverts par le secret de la défense nationale, le secret médical ou le secret des relations entre un avocat et son client.


      Article 3
      Impératif de confidentialité


      Les procédures mises en œuvre pour recueillir les signalements garantissent une stricte confidentialité de l'identité des auteurs du signalement, des personnes visées par celui-ci et des informations recueillies par l'ensemble des destinataires du signalement.
      Les éléments de nature à identifier le lanceur d'alerte ne peuvent être divulgués, sauf à l'autorité judiciaire, qu'avec le consentement de celui-ci.
      Les éléments de nature à identifier la personne mise en cause par un signalement ne peuvent être divulgués, sauf à l'autorité judiciaire, qu'une fois établi le caractère fondé de l'alerte.


      Article 4
      Protection du lanceur d'alerte


      Dès lors qu'il agit dans le respect des dispositions du chapitre II du titre Ier de la loi n° 2016-1691 du 9 décembre 2016 susvisée, le lanceur d'alerte bénéficie des protections instituées par cette loi.
      Aucun collaborateur du Défenseur des droits tel que défini à l'article 1er du présent code de déontologie ne peut être sanctionné ou faire l'objet d'une mesure discriminatoire directe ou indirecte pour avoir signalé une alerte dans le respect des dispositions de la présente annexe.

    • Chapitre II : Procédure d'alerte


      Article 5
      Informations pouvant être divulguées par le lanceur d'alerte


      L'exigence de confidentialité à laquelle sont astreints les collaborateurs du Défenseur des droits ne fait pas obstacle à ce que tout collaborateur du Défenseur des droits signale, dans les conditions définies par la présente annexe, tout fait, information ou document porté à sa connaissance répondant aux critères du chapitre Ier de la présente annexe.


      Article 6
      Nomination du référent


      Le référent « lanceurs d'alerte » et son suppléant sont nommés par décision du Défenseur des droits.
      Le signalement est transmis par son auteur, soit au supérieur hiérarchique direct, soit au supérieur hiérarchique indirect, soit au référent « lanceurs d'alerte », soit à son suppléant.


      Article 7
      Procédure de lancement de l'alerte


      Le signalement est adressé exclusivement par un bureau de poste, sans passer par le service du courrier interne, par écrit, et sous double enveloppe.
      Sur la première enveloppe - dite enveloppe extérieure - figure l'adresse du Défenseur des droits, le nom de la personne destinataire du signalement avec la mention « personnel et confidentiel ».
      Sur la deuxième enveloppe - dite enveloppe intérieure - figure :
      1° Lors du premier échange la mention « signalement d'une alerte au titre de la loi du 9 décembre 2016 » et sa date de transmission ;
      2° Pour les autres échanges, le numéro du dossier communiqué conformément à l'article 10.
      Tous les échanges ultérieurs avec le destinataire de l'alerte s'effectuent dans les mêmes conditions.
      L'auteur de l'alerte prend toutes les précautions nécessaires pour assurer la confidentialité des informations relatives au signalement. Pour effectuer une alerte aucun outil de travail ne doit être utilisé comme notamment un ordinateur, une messagerie, une imprimante, un scanner professionnels.
      Dans l'enveloppe intérieure l'auteur fait part des faits justifiant le signalement et transmet les informations ou documents, quels que soient leur nature ou leur support, permettant d'apprécier le bien-fondé du signalement.
      Il peut s'agir de tout type de document figurant sur n'importe quel support (papier, électronique), de photos, d'enregistrements.
      L'auteur du signalement fournit, le cas échéant, les informations permettant les échanges avec le destinataire de l'alerte.
      Il peut s'agir notamment, d'un ou plusieurs des éléments suivants :
      1° Son identité,
      2° Une adresse non professionnelle ;
      3° Une boîte postale.


      Article 8
      Procédure suivie par le référent pour communiquer avec le lanceur d'alerte


      Le destinataire de l'alerte communique avec l'auteur du signalement exclusivement par un bureau de poste, sans passer par le service du courrier interne, et par écrit, sous double enveloppe transmise en recommandé avec accusé de réception.
      Sur la première enveloppe - dite enveloppe extérieure - figure les coordonnées permettant d'échanger avec l'auteur du signalement.
      Sur la deuxième enveloppe - dite enveloppe intérieure - figure :
      1° Lors du premier échange la mention : « signalement d'une alerte au titre de la loi du 9 décembre 2016 » et sa date de réception ;
      2° Pour les autres échanges, le numéro du dossier.
      Tous les échanges ultérieurs avec l'auteur du signalement s'effectuent dans les mêmes conditions.
      Les échanges avec des tiers s'effectuent dans les mêmes conditions.


      Article 9
      Garanties de confidentialité du traitement de l'alerte


      Toutes les précautions sont prises pour garantir la confidentialité et l'intégrité du dossier.
      En cas de nécessité de communiquer avec des tiers, notamment pour effectuer des vérifications ou traiter l'alerte, toutes les précautions sont prises pour restreindre l'accès aux informations aux seules personnes qui doivent en connaître. Les tiers sont informés de la nécessité de respecter les règles de confidentialité.
      Le dossier est conservé sous double pli cacheté. L'enveloppe extérieure est revêtue d'une mention relative à son caractère confidentiel. L'enveloppe intérieure comporte la même mention avec le numéro du dossier et un bordereau d'émargement des personnes susceptibles, outre le destinataire de l'alerte, d'en avoir pris connaissance pour le traitement du signalement. Cette enveloppe est revêtue de la signature, du nom et du prénom apposés par la dernière personne ayant accédé au dossier.


      Article 10
      Accusé de réception de l'alerte


      Si l'auteur du signalement a donné des éléments d'identification permettant des échanges, le destinataire du signalement :
      1° En accuse réception sans délai ;
      2° Indique :
      a) Le numéro d'identification du dossier ;
      b) Le délai dans lequel l'auteur sera informé de la recevabilité de son signalement ;
      3° précise les modalités suivant lesquelles l'auteur sera informé des suites données au signalement à l'issue de l'instruction de l'alerte pouvant nécessiter des opérations de vérification.


      Article 11
      Traitement de l'alerte


      Le destinataire de l'alerte peut selon le cas :
      1° Constater que le signalement est irrecevable en la forme ou manifestement infondé ;
      2° Estimer qu'il appelle des investigations complémentaires ;
      3° Décider d'engager une procédure destinée à remédier à la situation objet du signalement ou à éviter le renouvellement de celle-ci.


      Article 12
      Saisine des autorités administratives et judiciaires


      A défaut de traitement du signalement par le destinataire de l'alerte dans un délai raisonnable, l'auteur du signalement peut adresser celui-ci à toute autorité administrative compétente pour faire cesser les faits à l'origine de l'alerte, au procureur de la République en cas d'infraction pénale ou au juge administratif pour les autres litiges. A défaut de traitement de leur part dans un délai de trois mois, le signalement peut alors être rendu public.
      Ces mêmes autorités peuvent être saisies directement du signalement, en cas de danger grave et imminent ou en présence d'un risque de dommages irréversibles. Le signalement peut alors être simultanément rendu public.
      Il est recommandé d'effectuer cette saisine dans les conditions prévues à l'article 7 de la présente annexe.


      Article 13
      Clôture de la procédure d'alerte


      Si aucune suite n'est donnée au signalement :
      1° L'auteur du signalement et les personnes visées sont informés de cette clôture dans des conditions permettant de préserver la confidentialité de l'auteur du signalement ;
      2° Les éléments du dossier permettant l'identification de l'auteur du signalement et celles des personnes visées sont détruits ou occultés, au plus tard dans les deux mois de la clôture de l'ensemble des opérations de recevabilité ou des opérations de vérification.


Fait le 29 janvier 2018.


J. Toubon