Arrêté du 10 octobre 2016 relatif au traitement de données à caractère personnel intitulé « registre national d'immatriculation des syndicats de copropriétaires » pris en application des articles R. 711-1 à R. 711-21 du code de la construction et de l'habitation

JORF n°0250 du 26 octobre 2016
texte n° 45




Arrêté du 10 octobre 2016 relatif au traitement de données à caractère personnel intitulé « registre national d'immatriculation des syndicats de copropriétaires » pris en application des articles R. 711-1 à R. 711-21 du code de la construction et de l'habitation

NOR: LHAL1626110A
ELI: https://www.legifrance.gouv.fr/eli/arrete/2016/10/10/LHAL1626110A/jo/texte


La ministre du logement et de l'habitat durable,
Vu le code de la construction et de l'habitation, notamment ses articles L. 129-1, L. 129-3, L. 129-4-1, L. 321-1, L. 511-2, L. 511-3, L. 615-6, L. 711-1 à L. 711-7, R. 134-2 et R. 711-1 à R. 711-21 ;
Vu le code de l'urbanisme, notamment son article L. 322-2 ;
Vu le code de commerce, notamment ses articles R. 123-220 à R. 123-223 ;
Vu le code de la santé publique, notamment ses articles L. 1331-24, L. 1331-26, L. 1331-26-1, L. 1334-2 et L. 1334-16 ;
Vu la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 modifiée fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment son article 27-II (4°) ;
Vu la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 portant diverses mesures d'amélioration des relations entre l'administration et le public et diverses dispositions d'ordre administratif, social et fiscal ;
Vu l'ordonnance n° 2004-632 du 1er juillet 2004 modifiée relative aux associations syndicales de propriétaires ;
Vu le décret n° 67-223 du 17 mars 1967 modifié pris pour l'application de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis ;
Vu le décret n° 2005-240 du 14 mars 2005 modifié relatif aux comptes du syndicat des copropriétaires ;
Vu le décret n° 2005-850 du 27 juillet 2005 relatif aux délégations de signature des membres du Gouvernement, notamment son article 1er ;
Vu l'arrêté du 15 septembre 2006 modifié relatif au diagnostic de performance énergétique pour les bâtiments existants proposés à la vente en France métropolitaine ;
Vu la délibération n° 2016-064 du 17 mars 2016 de la Commission nationale de l'informatique et des libertés,
Arrête :

  • Chapitre Ier : Le teneur du registre


    Il est créé par le ministère chargé du logement (direction de l'habitat, de l'urbanisme et des paysages) un traitement automatisé de données à caractère personnel dénommé « registre national d'immatriculation des syndicats de copropriétaires » dont les finalités sont définies à l'article L. 711-1 du code de la construction et de l'habitation.


    Le teneur du registre d'immatriculation est l'Agence nationale de l'habitat. Il est désigné à compter du 1er novembre 2016.
    Il assure la gestion du traitement automatisé de données mentionné à l'article 1er.

  • Chapitre II : Création de comptes de télédéclarants et demande de rattachement d'un syndicat de copropriétaires


    Les éléments d'identification devant être fournis par le représentant légal du syndicat de copropriétaires en vue de la création du compte de télédéclarant mentionnée à l'article R. 711-2 du code de la construction et de l'habitation figurent en annexe 1.
    Le teneur du registre crée un compte inactif dès réception de ces éléments d'identification.
    Pour disposer d'un compte de télédéclarant actif, le demandeur définit son mot de passe, puis active son compte avec un code envoyé par le teneur du registre à l'adresse postale fournie, dans un délai de deux mois suivant sa demande. Passé ce délai, le compte inactif est supprimé.
    Le nouveau télédéclarant accède à son compte par son adresse électronique et son mot de passe. Il peut modifier les données de son compte à tout moment, à l'exception de sa civilité, son nom et son prénom. En cas de modification nécessaire de ces informations, il en formule la demande au teneur du registre, qui peut demander une pièce justificative pour procéder à la modification.
    La liste des éléments d'identification devant être fournis par le notaire pour être habilité à accéder au registre figure en annexe 2.


    I. - Les informations devant être fournies pour la demande de rattachement mentionnée à l'article R. 711-3 du code précité diffèrent selon la qualité du télédéclarant qui réalise les formalités et le profil du télédéclarant concerné par le rattachement. Elles figurent en annexe 3.
    II. - Les pièces justificatives mentionnées au même article sont :
    1° Pour un syndic, le contrat de syndic signé des représentants du syndicat de copropriétaires et du syndic ou le procès-verbal signé de l'assemblée générale le désignant comme syndic de la copropriété, ou à défaut une copie certifiée conforme dudit procès-verbal.
    Dans le cas d'une gestion en syndicat coopératif, le procès-verbal signé ou certifié conforme de l'assemblée générale désignant les membres du conseil syndical, d'une part, et le procès-verbal signé ou certifié conforme du conseil syndical ayant élu en son sein le syndic, d'autre part ;
    2° Pour un administrateur provisoire, l'ordonnance de désignation.
    Le teneur du registre utilise ou exploite les données contenues dans ces pièces justificatives exclusivement aux fins du contrôle mentionné aux articles R. 711-4 à R. 711-6 du même code.

  • Chapitre III : De la déclaration : définition des informations à transmettre et accusé de réception


    La définition des données mentionnées à l'article R. 711-9 du code de la construction et de l'habitation que le syndic ou l'administrateur provisoire est tenu de fournir lors de l'immatriculation initiale et lorsqu'il met à jour le dossier d'immatriculation figure en annexe 4.
    Le seuil de dette des copropriétaires mentionné à l'article R. 711-9 du code de la construction et de l'habitation est fixé à trois cents euros.
    Les seules données requises pour l'immatriculation initiale du syndicat de copropriétaires répondant aux conditions fixées par le V de l'article R. 711-9 du code de la construction et de l'habitation figurent en annexe 5.
    La définition de la pièce à joindre pour justifier la disparition du syndicat de copropriétaires mentionnée aux articles R. 711-18 à R. 711-20 du même code figure en annexe 6.
    La définition des informations et des données d'identification mentionnées à l'article R. 711-11 du même code que les notaires sont tenus de fournir figure en annexe 7.


    Le cahier des charges détaillant les spécifications du fichier de transmission de données mentionné à l'article R. 711-8 du même code figure à l'annexe 8 et est consultable sur le site internet du registre national d'immatriculation des syndicats de copropriétaires, à l'adresse www.registre-coproprietes.gouv.fr.

  • Chapitre IV : Conservation des données


    I. - La durée de conservation des pièces justificatives mentionnées à l'article 4 et au II de l'article R. 711-13 du même code est de six mois à compter de leur transmission.
    II. - La durée de conservation de l'attestation mentionnée à l'article R. 711-15 du même code est :
    1° Pour l'attestation d'immatriculation initiale, sans limite sauf en cas de disparition du syndicat. Dans ce cas, l'attestation est conservée pendant trois ans après la date déclarée du fait générateur emportant la disparition du syndicat ;
    2° Pour les attestations de mise à jour du dossier d'immatriculation, cinq ans suivant leur établissement.

  • Chapitre V : Consultation du registre


    Les comptes de télédéclarants prévus à l'article 3 ouvrent accès, à raison de leurs attributions et pour les besoins exclusifs des missions qui leur sont confiées, aux syndics et aux administrateurs provisoires à l'ensemble des données portées au registre relatives aux syndicats de copropriétaires dont ils sont les représentants légaux et pour lesquels ils ont obtenu le rattachement de compte prévu à l'article R. 711-3.
    L'habilitation mentionnée à l'article 3 ouvre accès, à raison de leurs attributions et pour les besoins exclusifs des missions qui leur sont confiées, aux notaires aux informations mentionnées au 1° du II de l'article L. 711-2 pour l'ensemble des syndicats de copropriétaires.


    Les établissements publics de l'Etat mentionnés au troisième alinéa du I de l'article R. 711-16 ainsi que les collectivités territoriales et leurs groupements formulent leurs demandes d'accès auprès du teneur du registre mentionné à l'article 2.
    Leur demande précise la qualité du demandeur, le périmètre géographique de leur intervention et la finalité de l'utilisation des données. Ils s'engagent à réutiliser celles-ci conformément aux règles générales d'utilisation des données publiques définies dans la loi du 17 juillet 1978.
    Le teneur donne accès, gratuitement, aux informations dans un délai maximum d'un mois soit en fournissant un fichier, soit en fournissant un accès sécurisé avec un identifiant personnel et un mot de passe.


    I. - A compter du 1er juillet 2017, les données du registre mentionnées au premier alinéa de l'article R. 711-21 du code de la construction et de l'habitation sont mises à la disposition du public selon les modalités suivantes :
    1° Par téléchargement sur la plate-forme ouverte des données publiques françaises ;
    2° Par consultation de l'annuaire des copropriétés disponible sur le site internet du registre des copropriétés.
    II. - Le teneur met à la disposition du public, sur le site internet du registre des copropriétés, des données statistiques qu'il produit, agrégées à des seuils ne permettant pas l'identification des copropriétés.


    Toute modification des données contenues dans le traitement automatisé mentionné à l'article 1er fait l'objet d'un enregistrement comprenant l'identification de l'utilisateur, la date, l'heure et la nature de l'intervention dans ledit traitement. Les informations relatives à cet enregistrement sont conservées pendant cinq ans.

  • Chapitre VI : Droits d'accès, de rectification et d'opposition


    Les droits d'accès et de rectification prévus par les articles 39 et 40 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée s'exercent auprès du teneur du registre national d'immatriculation des syndicats de copropriétaires mentionné à l'article 2.


    Le droit d'opposition prévu à l'article 38 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée ne s'applique pas au registre national d'immatriculation des syndicats de copropriétaires.


    Le directeur de l'habitat, de l'urbanisme et des paysages est chargé de l'exécution du présent arrêté, qui sera publié au Journal officiel de la République française.

  • Annexe


    ANNEXES
    ANNEXE 1


    1° Eléments d'identification devant être fournis pour la création d'un compte de télédéclarant syndic professionnel, administrateur provisoire ou organisme d'habitations à loyer modéré exerçant une fonction de syndic :


    INTITULÉ DE LA DONNÉE

    DÉFINITION

    FORMAT

    Informations sur l'établissement

    Numéro SIRET de l'établissement mentionné au deuxième alinéa de l'article R. 123-222 du code de commerce

    14 chiffres

    Informations spécifiques aux organismes exerçant une fonction de syndic
    (champ non obligatoire pour les organismes HLM)

    Numéro de carte professionnelle

    20 caractères alphanumériques maximum

    Pour un établissement secondaire, numéro de récépissé de déclaration préalable

    20 caractères alphanumériques maximum

    Informations sur le dirigeant de l'établissement
    Dans le cas d'un établissement siège, les informations à fournir concernent le représentant légal de la société

    Civilité

    Choix entre Madame ou Monsieur

    Nom

    64 caractères alphanumériques maximum

    Prénom

    64 caractères alphanumériques maximum

    Adresse électronique

    Le format des adresses électroniques doit correspondre à la norme Angular

    Numéro de téléphone

    17 caractères alphanumériques maximum

    Informations (facultatives) sur le certificat utilisé pour les appels en webservice

    Le télédéclarant doit téléverser le certificat serveur client acquis auprès d'une autorité de certification habilitée à délivrer les certificats homologués au référentiel général de sécurité (RGS), afin que soient contrôlées puis renseignées automatiquement dans les données du compte de télédéclarant les informations suivantes :
    DN (distinguished name) du certificat
    DN (distinguished name) de l'autorité de certification ayant émis le certificat

    Le certificat téléversé doit être au format PEM et ne contenir uniquement que la clé publique
    Le DN (distinguished name) du certificat serveur client doit contenir le numéro unique d'identification de la société au registre du commerce et des sociétés (numéro SIREN)


    2° Eléments d'identification devant être fournis pour la création d'un compte de télédéclarant syndic non professionnel :


    INTITULÉ DE LA DONNÉE

    DÉFINITION

    FORMAT

    Informations sur le télédéclarant

    Civilité

    Choix entre Madame ou Monsieur

    Nom

    64 caractères alphanumériques

    Prénom

    64 caractères alphanumériques

    Adresse électronique

    Le format des adresses électroniques doit correspondre à la norme Angular

    Numéro de téléphone

    17 caractères alphanumériques maximum

    Adresse postale du télédéclarant

    Le télédéclarant est-il domicilié en France ?

    Choix entre oui ou non

    Complément d'adressage (facultatif)

    38 caractères alphanumériques maximum

    Immeuble, résidence (facultatif)

    38 caractères alphanumériques maximum

    Voie

    38 caractères alphanumériques maximum

    Lieu-dit

    38 caractères alphanumériques maximum

    Code postal

    5 chiffres pour une adresse française
    20 caractères alphanumériques maximum pour une adresse hors du territoire français

    Nom de la commune

    Caractères alphanumériques pour une adresse française
    38 caractères alphanumériques maximum pour une adresse hors du territoire français

    Pays (si l'adresse n'est pas en France)

    38 caractères alphanumériques maximum

    Informations (facultatives) sur le certificat utilisé pour les appels en webservice

    Le télédéclarant doit téléverser le certificat serveur client acquis auprès d'une autorité de certification habilitée à délivrer les certificats homologués au référentiel général de sécurité (RGS), afin que soient contrôlées puis renseignées automatiquement dans les données du compte de télédéclarant les informations suivantes :
    DN (distinguished name) du certificat
    DN (distinguished name) de l'autorité de certification ayant émis le certificat

    Le certificat téléversé doit être au format PEM et ne contenir uniquement que la clé publique

  • Annexe


    ANNEXE 2


    Données à renseigner par les notaires pour accéder au registre des copropriétés :
    Lors de la première connexion au système d'information du registre des copropriétés :
    Les données d'authentification envoyées au système d'information du registre des copropriétés par le biais du certificat d'authentification contenues dans le matériel dénommé « clé Real » ;
    Les civilités, nom et prénom de l'utilisateur de l'office notarial ;
    L'adresse électronique de l'utilisateur de l'office notarial.
    Si ceux-ci n'ont pas encore été renseignés par un notaire de l'office notarial :
    Le n° de SIRET de l'office notarial ;
    Un numéro de téléphone de l'office notarial.
    Lors des connexions suivantes :
    Les données d'authentification envoyées au système d'information du registre des copropriétés par le biais du certificat d'authentification contenues dans le matériel dénommé « clé Real ».

  • Annexe


    ANNEXE 3


    1° Définition des informations devant être fournies par le représentant légal lors de l'immatriculation initiale ou lorsqu'il n'a pas été déclaré par son prédécesseur :


    INTITULÉ DE LA DONNÉE

    DÉFINITION

    FORMAT

    Nature du rattachement demandé

    Le télédéclarant agit-il dans le cadre d'une mission d'administration provisoire ?

    Choix entre oui et non

    Données relatives à la pièce justificative mentionnée au II de l'article 4

    Choix du type de la pièce justificative mentionnée à l'article 4

    Choix entre le contrat ou le(s) procès-verbal (aux) ou l'ordonnance

    Nom de la pièce justificative
    (à l'initiative du télédéclarant)

    255 caractères alphanumériques maximum

    Format de la pièce justificative mentionnée à l'article 4

    Fichier au format PDF, dont la taille ne doit pas excéder 5 mégaoctets

    Date de début du mandat en cours pour un syndic ou de la mission en cours pour un administrateur provisoire

    Date de début de mandat mentionnée sur le contrat de syndic ou à défaut sur le procès-verbal de l'assemblée générale ayant approuvé le mandat du syndic
    ou
    Date de début de la mission mentionnée sur l'ordonnance de nomination signée par le juge en application de l'article 29-1 de la loi du 10 juillet 1965 ou de l'article 47 du décret du 17 mars 1967 susvisés

    Format de date
    JJ/MM/AAAA

    Date de fin du mandat en cours pour un syndic ou de la mission en cours pour un administrateur provisoire

    Date de fin de mandat mentionnée sur le contrat de syndic ou à défaut sur le procès-verbal de l'assemblée générale ayant approuvé le mandat du syndic
    ou
    Date de fin de la mission mentionnée sur l'ordonnance de nomination signée par le juge en application de l'article 29-1 de la loi du 10 juillet 1965 ou de l'article 47 du décret du 17 mars 1967 susvisés

    Format de date
    JJ/MM/AAAA


    2° Définition des informations devant être fournies par un syndic ou un administrateur provisoire renouvelant son mandat ou sa mission :


    INTITULÉ DE LA DONNÉE

    DÉFINITION

    FORMAT

    Date de début du mandat renouvelé pour un syndic ou de la mission prolongée pour un administrateur provisoire

    Date de début de mandat mentionnée sur le contrat de syndic ou à défaut sur le procès-verbal de l'assemblée générale ayant approuvé le mandat du syndic
    ou
    Date de début de la mission mentionnée sur l'ordonnance de nomination signée par le juge en application de l'article 29-1 de la loi du 10 juillet 1965 ou de l'article 47 du décret du 17 mars 1967 susvisés

    Format de date
    JJ/MM/AAAA

    Date de fin du mandat renouvelé pour un syndic ou de la mission prolongée pour un administrateur provisoire

    Date de fin de mandat mentionnée sur le contrat de syndic ou à défaut sur le procès-verbal de l'assemblée générale ayant approuvé le mandat du syndic
    ou
    Date de fin de la mission mentionnée sur l'ordonnance de nomination signée par le juge en application de l'article 29-1 de la loi du 10 juillet 1965 ou de l'article 47 du décret du 17 mars 1967 susvisés

    Format de date
    JJ/MM/AAAA


    3° Définition des informations devant être fournies par un syndic ou un administrateur provisoire déclarant son successeur :


    INTITULÉ DE LA DONNÉE

    DÉFINITION

    FORMAT

    Date de fin du mandat ou de la mission en cours du représentant légal déclarant son successeur

    Date de fin de mandat mentionnée sur le contrat de syndic ou à défaut sur le procès-verbal de l'assemblée générale ayant approuvé le mandat du syndic
    ou
    Date de fin de la mission mentionnée sur l'ordonnance de nomination signée par le juge en application de l'article 29-1 de la loi du 10 juillet 1965 ou de l'article 47 du décret du 17 mars 1967 susvisés

    Format de date
    JJ/MM/AAAA

    Nature du rattachement du prochain représentant légal

    Le télédéclarant agit-il dans le cadre d'une mission d'administration provisoire ?

    Choix entre oui ou non

    Informations concernant le successeur

    Le représentant légal est-il un syndic bénévole ou un télédéclarant professionnel mentionné au 1° de l'annexe 1 ?

    Choix entre syndic bénévole ou télédéclarant professionnel

    Pour un télédéclarant professionnel : la raison sociale, et les civilité, nom et prénom du représentant légal de la société ou du dirigeant de l'établissement
    Pour un syndic bénévole, ses civilité, nom et prénom

    Les formats sont indiqués à l'annexe 1

    Une adresse obligatoire (celle de l'établissement pour une personne morale) :
    - l'adresse électronique,
    - ou à défaut l'adresse postale.

    Les formats sont indiqués à l'annexe 1


    4° Définition des informations devant être fournies par un syndic ou un administrateur provisoire confirmant le rattachement du dossier d'immatriculation d'une copropriété à son compte de télédéclarant suite à la déclaration réalisée par son prédécesseur, sauf si ce dernier est le syndic provisoire de la copropriété :


    INTITULÉ DE LA DONNÉE

    DÉFINITION

    FORMAT

    Date de fin du mandat en cours pour un syndic ou de la mission en cours pour un administrateur provisoire

    Date de fin de mandat mentionnée sur le contrat de syndic ou à défaut sur le procès-verbal de l'assemblée générale ayant approuvé le mandat du syndic
    ou
    Date de fin de la mission mentionnée sur l'ordonnance de nomination signée par le juge en application de l'article 29-1 de la loi du 10 juillet 1965 ou de l'article 47 du décret du 17 mars 1967 susvisés

    Format de date
    JJ/MM/AAAA

    Date de début du mandat en cours pour un syndic ou de la mission en cours pour un administrateur provisoire

    Date de début de mandat mentionnée sur le contrat de syndic ou à défaut sur le procès-verbal de l'assemblée générale ayant approuvé le mandat du syndic
    ou
    Date de début de la mission mentionnée sur l'ordonnance de nomination signée par le juge en application de l'article 29-1 de la loi du 10 juillet 1965 ou de l'article 47 du décret du 17 mars 1967 susvisés

    Format de date
    JJ/MM/AAAA

    Nature du rattachement du prochain représentant légal

    Il s'agit soit d'un mandat de syndic, soit d'une mission d'administration provisoire

    Choix entre mandat de syndic ou mission d'administration provisoire


    5° Définition des informations devant être fournies par le premier représentant légal de la copropriété suite à la déclaration par le syndic provisoire ou à sa désignation par le notaire lors d'une immatriculation d'office :


    INTITULÉ DE LA DONNÉE

    DÉFINITION

    FORMAT

    Nature du rattachement demandé

    Le télédéclarant agit-il dans le cadre d'une mission d'administration provisoire ?

    Choix entre oui ou non

    Données relatives à la pièce justificative mentionnée au II de l'article 4

    Choix du type de la pièce justificative mentionnée à l'article 4

    Choix entre le contrat ou le(s) procès-verbal (aux) ou l'ordonnance

    Nom de la pièce justificative
    (à l'initiative du télédéclarant)

    255 caractères alphanumériques maximum

    Format de la pièce justificative mentionnée à l'article 4

    Fichier au format PDF, dont la taille ne doit pas excéder 5 mégaoctets

    Date de début du mandat en cours pour un syndic ou de la mission en cours pour un administrateur provisoire

    Date de début de mandat mentionnée sur le contrat de syndic ou à défaut sur le procès-verbal de l'assemblée générale ayant approuvé le mandat du syndic
    ou
    Date de début de la mission mentionnée sur l'ordonnance de nomination signée par le juge en application de l'article 29-1 de la loi du 10 juillet 1965 ou de l'article 47 du décret du 17 mars 1967 susvisés

    Format de date
    JJ/MM/AAAA

    Date de fin du mandat en cours pour un syndic ou de la mission en cours pour un administrateur provisoire

    Date de fin de mandat mentionnée sur le contrat de syndic ou à défaut sur le procès-verbal de l'assemblée générale ayant approuvé le mandat du syndic
    ou
    Date de fin de la mission mentionnée sur l'ordonnance de nomination signée par le juge en application de l'article 29-1 de la loi du 10 juillet 1965 ou de l'article 47 du décret du 17 mars 1967 susvisés

    Format de date
    JJ/MM/AAAA

  • Annexe


    ANNEXE 4


    Définition des données à déclarer lors de l'immatriculation initiale du syndicat de copropriétaires et de la déclaration annuelle mentionnée à l'article R. 711-10 du code de la construction et de l'habitation :
    Identification de la copropriété :


    INTITULÉ DE LA DONNÉE

    DÉFINITION

    FORMAT

    Nom d'usage de la copropriété

    50 caractères alphanumériques maximum

    Adresse de référence

    1re adresse figurant au règlement de copropriété

    Voie avec 1 seul numéro de rue
    Code postal
    Commune

    Adresses complémentaires facultatives

    Autres adresses figurant au règlement de copropriété

    Voie avec plage de numéros autorisée
    Code postal
    Commune

    Références cadastrales figurant sur le règlement de copropriété, telles qu'enregistrées au cadastre
    (champ obligatoire uniquement lorsque l'adresse est provisoire ou non localisée)

    Code postal

    5 chiffres

    Commune

    Caractères alphanumériques

    Commune absorbée

    Caractères alphanumériques

    Préfixe

    3 caractères alphanumériques maximum

    Section

    2 caractères alphanumériques maximum

    Numéro parcelle

    4 caractères alphanumériques maximum

    Date du règlement de copropriété

    Date figurant sur le règlement de copropriété

    Format de date
    JJ/MM/AAAA

    N° SIRET du syndicat de copropriétaires le cas échéant

    S'il existe, numéro d'identité du syndicat de copropriétaires mentionné au deuxième alinéa de l'article R. 123-222 du code de commerce

    14 chiffres

    Statut du syndicat de copropriétaires

    Résidence-service relevant de l'article 41-1 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée

    Choix entre oui ou non

    Pour un syndic non professionnel : syndicat coopératif relevant du deuxième alinéa de l'article 14 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée

    Choix entre oui ou non

    Syndicat principal ou syndicat secondaire au sens de l'article 27 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée

    Choix entre principal ou secondaire

    Si secondaire, n° d'immatriculation du principal

    Champ facultatif

    9 caractères
    (2 lettres, 7 chiffres)

    Nombre d'ASL auxquelles est rattaché le syndicat de copropriétaires

    Rattachement du syndicat de copropriétaires à l'une des associations prévues par l'ordonnance du 1er juillet 2004 susvisée

    Chiffre inférieur ou égal à 99

    Nombre d'AFUL auxquelles est rattaché le syndicat de copropriétaires

    Rattachement du syndicat de copropriétaires à l'une des associations prévues par l'article L. 322 du code de l'urbanisme

    Chiffre inférieur ou égal à 99

    Nombre d'unions de syndicats auxquelles est rattaché le syndicat de copropriétaires

    Rattachement du syndicat de copropriétaires à une union de syndicats mentionnée au II de l'article 28 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée

    Chiffre inférieur ou égal à 99

    Nombre total de lots

    Chiffre inférieur ou égal à 99999

    Nombre total de lots à usage d'habitation, de bureaux ou de commerces

    Chiffre inférieur ou égal à 99999

    Nombre de lots à usage d'habitation

    Il s'agit des lots à usage total ou partiel d'habitation.
    Le nombre de lots à usage d'habitation comprend ainsi les lots à usage mixte, incluant de l'habitation et une autre activité (par exemple habitation et profession libérale).

    Chiffre inférieur ou égal à 99999

    Nombre de lots de stationnement

    Tout type de stationnement : aérien ou protégé, y compris garages

    Chiffre inférieur ou égal à 99999


    Procédures administratives et judiciaires en cours :


    INTITULÉ DE LA DONNÉE

    DÉFINITION

    FORMAT

    Arrêtés relevant du code de la santé publique en cours

    Situations prévues aux articles L. 1331-24, L. 1331-26, L. 1331-26-1, L. 1334-2 ou L. 1334-16 du code de la santé publique

    Choix entre oui ou non

    Si oui : date de chaque arrêté

    Format de date
    JJ/MM/AAAA

    Si oui : date de chaque mainlevée

    Format de date
    JJ/MM/AAAA

    Arrêtés de péril sur les parties communes en cours

    Situations prévues aux articles L. 511-2 ou L. 511-3 du code de la construction et de l'habitation

    Choix entre oui et non

    Si oui : date de chaque arrêté

    Format de date
    JJ/MM/AAAA

    Si oui : date de chaque mainlevée (facultatif)

    Format de date
    JJ/MM/AAAA

    Arrêtés sur les équipements communs en cours

    Situations prévues aux articles L. 129-1 ou 129-3 ou L. 129-4-1 du code de la construction et de l'habitation

    Choix entre oui et non

    Si oui : date de chaque arrêté

    Format de date
    JJ/MM/AAAA

    Si oui : date de chaque mainlevée

    Format de date
    JJ/MM/AAAA

    Mandat ad hoc, si procédure en cours

    Tel que prévu à l'article 29-1-A de la loi du 10 juillet 1965 susvisée

    Choix entre oui et non

    Si oui : date de l'ordonnance de nomination

    Format de date
    JJ/MM/AAAA

    Si oui : date de fin de mission indiquée dans l'ordonnance de nomination

    Format de date
    JJ/MM/AAAA

    Ordonnance de carence

    Telle que prévue à l'article L. 615-6 du code de la construction et de l'habitation

    Choix entre oui et non

    Si oui : date de l'ordonnance du président du tribunal de grande instance

    Format de date
    JJ/MM/AAAA


    Données financières :


    INTITULÉ DE LA DONNÉE

    DÉFINITION

    FORMAT

    Date de début de l'exercice comptable

    Champ obligatoire lors de l'immatriculation si la durée du mandat n'est pas de douze mois, si la date annuelle de clôture d'exercice a été modifiée depuis la précédente déclaration de mise à jour annuelle et si la date de fin du dernier exercice comptable déclaré date de plus de 18 mois

    Format de date
    JJ/MM/AAAA

    Date de fin de l'exercice comptable

    Format de date
    JJ/MM/AAAA

    Date de l'assemblée générale approuvant les comptes

    Il s'agit de l'assemblée générale qui a approuvé les comptes du dernier exercice clos

    Format de date
    JJ/MM/AAAA

    Charges pour opérations courantes de l'exercice clos

    Montant correspondant au total I du budget réalisé pour l'exercice clos de l'annexe comptable n° 2 du décret du 14 mars 2005 susvisé

    Nombre à 10 chiffres maximum dans sa partie entière et à 2 décimales maximum

    Charges pour travaux et opérations exceptionnelles de l'exercice clos

    Montant correspondant au total II du budget réalisé pour l'exercice clos de l'annexe comptable n° 2 du décret du 14 mars 2005 susvisé

    Nombre à 14 chiffres maximum dans sa partie entière et à 2 décimales maximum

    Montant des dettes fournisseurs, rémunérations et autres

    Montant des factures parvenues lors du dernier exercice clos et non réglées, des rémunérations dues au titre du dernier exercice et non versées et des autres dettes du syndicat de copropriétaires (comptes 401 et comptes 42 à 44) figurant dans l'annexe 1 du décret du 14 mars 2005 susvisé

    Nombre à 12 chiffres maximum dans sa partie entière et à 2 décimales maximum

    Montant des impayés par les copropriétaires (*)

    Montant, après répartition des charges, des créances du syndicat de copropriétaires à l'encontre des copropriétaires sur l'ensemble des sommes exigées au titre du dernier exercice comptable clos, correspondant au montant ou au solde des comptes 450 et 459 figurant dans l'annexe 1 du décret du 14 mars 2005 susvisé

    Nombre à 12 chiffres maximum dans sa partie entière et à 2 décimales maximum

    Nombre de copropriétaires en situation d'impayé (*)

    Nombre total de copropriétaires débiteurs de plus de 300 € vis-à-vis du syndicat de copropriétaires à la date de fin de l'exercice comptable clos

    Entier positif ou nul

    Montant du fonds de travaux

    Montant du fonds de travaux prévu au II de l'article 58 de la loi n° 2014-366 du 24 mars 2014 et modifiant l'article 14-2 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée (dispositions applicables à partir du 1er janvier 2017).
    Dans l'attente de l'entrée en vigueur du fonds de travaux, la valeur à renseigner est 0 €.

    Nombre à 12 chiffres maximum dans sa partie entière et à 2 décimales maximum

    Présence de personnel(s) employé(s) par le syndicat de copropriétaires

    Choix entre oui et non


    (*) Données que les syndicats de copropriétaires relevant du deuxième alinéa de l'article 14-3 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 ne sont pas tenus de fournir.


    Données techniques :


    INTITULÉ DE LA DONNÉE

    DÉFINITION

    FORMAT

    Période de construction

    Période temporelle au cours de laquelle l'immeuble a été construit.

    Choix entre :
    Avant 1949
    De 1949 à 1960
    De 1961 à 1974
    De 1975 à 1993
    De 1994 à 2000
    De 2001 à 2010
    Après 2011
    Non connue

    Nombre de bâtiments par valeur d'Etiquette énergie

    La valeur d'Etiquette énergie est établie dans le cadre d'un audit énergétique pour les copropriétés de plus de 50 lots et dont le permis de construire a été déposé avant le 30 juin 2001, ou dans les diagnostics de performance énergétique « collectif » pour les copropriétés munies d'une installation collective de chauffage ou de refroidissement.
    Elle correspond à la valeur à jour du classement énergétique de chaque bâtiment prévu au e de l'article R. 134-2 du code de la construction et de l'habitation, selon la nomenclature prévue par l'article annexe 3.2 de l'arrêté du 15 septembre 2006 relatif au diagnostic de performance énergétique pour les bâtiments existants proposés à la vente en France métropolitaine.
    Pour chaque valeur d'Etiquette énergie, il est demandé de renseigner le nombre de bâtiments concernés, le terme « bâtiment » désignant une construction immobilière autonome.
    Si aucun diagnostic n'a été réalisé, le nombre total de bâtiments doit être reporté en face de la mention « non déterminé ».

    Nombre à 3 chiffres
    Le nombre total de bâtiments est strictement positif

    Type de chauffage

    Chauffage individuel, collectif ou mixte
    Chauffage mixte : chauffage collectif avec régulation individuelle

    Choix entre individuel, collectif ou mixte

    Pour un chauffage collectif (partiel ou total) : ce chauffage est-il urbain ?

    Choix entre oui ou non

    Pour un chauffage collectif (partiel ou total) non urbain : énergie utilisée

    Catégories mentionnées à l'annexe 3 de l'arrêté du 15 septembre 2006 relatif au diagnostic de performance énergétique pour les bâtiments existants proposés à la vente en France métropolitaine

    Choix entre bois de chauffage, gaz naturel, gaz propane, butane, fioul domestique, charbon, électricité et autre

    Nombre d'ascenseurs

    Entier positif ou nul

  • Annexe


    ANNEXE 5


    Définition des données financières requises pour l'immatriculation initiale du syndicat de copropriétaires répondant aux conditions fixées par le V de l'article R. 711-9 du code de la construction et de l'habitation :


    INTITULÉ DE LA DONNÉE

    DÉFINITION

    FORMAT

    Date de début de l'exercice comptable

    Date de début du premier exercice comptable

    Format de date
    JJ/MM/AAAA

    Date de fin de l'exercice comptable

    Date de fin du premier exercice comptable

    Format de date
    JJ/MM/AAAA

  • Annexe


    ANNEXE 6


    Définition des données requises lorsque le dernier représentant légal d'un syndicat de copropriétaires en déclare la dissolution :


    INTITULÉ DE LA DONNÉE

    DÉFINITION

    FORMAT

    Nature du fait générateur

    Nature du fait générateur :
    Scission
    Expropriation
    Réunion de l'ensemble des lots entre les mains d'un même propriétaire
    Autre situation

    Choix entre scission, expropriation ou réunion ou autre

    Motif à saisir par le télédéclarant dans le cas d'une « Autre situation »

    Texte libre

    Date du fait générateur

    Division : date de l'assemblée spéciale où la décision de division du syndicat de copropriétaires a été adoptée
    Expropriation : date de l'ordonnance d'expropriation à l'encontre du syndicat de copropriétaires
    Réunion de l'ensemble des lots entre les mains d'un même propriétaire et autre situation : décision de l'assemblée générale approuvant la décision

    Choix entre scission, expropriation ou réunion ou autre et
    Format de date
    JJ/MM/AAAA

    Pièce justificative

    Type de la pièce justificative :
    Procès-verbal de l'assemblée spéciale où la décision de division du syndicat de copropriétaires a été adoptée
    Procès-verbal de l'assemblée générale approuvant la décision
    Ordonnance d'expropriation à l'encontre du syndicat de copropriétaires
    Autre pièce

    Choix entre procès-verbal ou ordonnance ou autre pièce

    Format de la pièce justificative

    Fichier au format PDF, dont la taille ne doit pas excéder 5 mégaoctets

  • Annexe


    ANNEXE 7


    Définition des informations et des données d'identification mentionnées à l'article R. 711-11 du code de la construction et de l'habitation que les notaires sont tenus de fournir lors de l'immatriculation des nouvelles copropriétés ou de l'immatriculation d'office :


    RUBRIQUE

    INTITULÉ DE LA DONNÉE

    DÉFINITION

    FORMAT

    Si elles sont connues du notaire, informations sur le syndic (immatriculation d'office) ou le syndic provisoire (immatriculation d'une nouvelle copropriété)

    Données d'identification

    Le syndic ou le syndic provisoire est-il connu du notaire ?

    Choix entre oui ou non

    Catégorie du représentant légal

    Choix entre syndic bénévole ou télédéclarant professionnel mentionné au 1 de l'article annexe 1

    Civilité, nom et prénom du représentant légal de la société ou du dirigeant de l'établissement pour une personne morale

    Choix entre Madame ou Monsieur
    64 caractères alphanumériques pour le nom et pour le prénom

    Civilité, nom et prénom pour un syndic non professionnel

    Choix entre Madame ou Monsieur
    64 caractères alphanumériques pour le nom et pour le prénom

    Coordonnées

    Une adresse obligatoire (celle du dirigeant de l'établissement pour une personne morale) :

    - l'adresse électronique,

    Le format des adresses électroniques doit correspondre à la norme Angular

    - ou à défaut l'adresse postale.

    Le télédéclarant est-il domicilié en France ?

    Choix entre oui ou non

    Complément d'adressage (facultatif)

    38 caractères alphanumériques maximum

    Immeuble, résidence (facultatif)

    38 caractères alphanumériques maximum

    Voie

    38 caractères alphanumériques maximum

    Lieu-dit

    38 caractères alphanumériques maximum

    Code postal

    5 chiffres pour une adresse française
    20 caractères alphanumériques maximum pour une adresse hors du territoire français

    Nom de la commune

    Caractères alphanumériques pour une adresse française
    38 caractères alphanumériques maximum pour une adresse hors du territoire français

    Pays (si l'adresse n'est pas en France)

    38 caractères alphanumériques maximum

    Identification de la copropriété

    Nom d'usage de la copropriété

    50 caractères alphanumériques maximum

    Identification de la copropriété

    Adresse de référence

    1re adresse figurant au règlement de copropriété

    Voie avec 1 seul numéro de rue
    Code postal
    Commune

    Identification de la copropriété

    Adresses complémentaires
    facultatives

    Autres adresses figurant au règlement de copropriété

    Voie avec plage de numéros autorisée
    Code postal
    Commune

    Identification de la copropriété

    Références cadastrales figurant sur le règlement de copropriété, telles qu'enregistrées au cadastre

    Code postal

    5 chiffres

    Commune

    Caractères alphanumériques

    Commune absorbée

    Caractères alphanumériques

    Préfixe

    3 caractères alphanumériques maximum

    Section

    2 caractères alphanumériques maximum

    Numéro parcelle

    4 caractères alphanumériques maximum

    Identification de la copropriété

    Date du règlement de copropriété

    Date figurant sur le règlement de copropriété

    Format de date
    JJ/MM/AAAA

    Identification de la copropriété

    Nombre total de lots

    Chiffre inférieur ou égal à 99999

    Identification de la copropriété

    Nombre total de lots à usage d'habitation, de bureaux ou de commerces

    Chiffre inférieur ou égal à 99999

    Identification de la copropriété

    Nombre de lots à usage d'habitation

    Il s'agit des lots à usage total ou partiel d'habitation.
    Le nombre de lots à usage d'habitation comprend ainsi les lots à usage mixte, incluant de l'habitation et une autre activité (par exemple habitation et profession libérale).

    Chiffre inférieur ou égal à 99999

    Identification de la copropriété

    Nombre de lots de stationnement

    Tout type de stationnement : aérien ou protégé, y compris garages

    Chiffre inférieur ou égal à 99999

    Données techniques

    Nombre de bâtiments par valeur d'Etiquette énergie

    La valeur d'Etiquette énergie est établie dans le cadre d'un audit énergétique pour les copropriétés de plus de 50 lots et dont le permis de construire a été déposé avant le 30 juin 2001, ou dans les diagnostics de performance énergétique « collectif » pour les copropriétés munies d'une installation collective de chauffage ou de refroidissement.
    Elle correspond a la valeur à jour du classement énergétique de chaque bâtiment prévu au e de l'article R. 134-2 du code de la construction et de l'habitation, selon la nomenclature prévue par l'article annexe 3.2 de l'arrêté du 15 septembre 2006 relatif au diagnostic de performance énergétique pour les bâtiments existants proposés à la vente en France métropolitaine.
    Pour chaque valeur d'Etiquette énergie, il est demandé de renseigner le nombre de bâtiments concernés, le terme « bâtiment » désignant une construction immobilière autonome.
    Si aucun diagnostic n'a été réalisé, le nombre total de bâtiments doit être reporté en face de la mention « non déterminé ».

    Nombre à 3 chiffres
    Le nombre total de bâtiments est strictement positif


Fait le 10 octobre 2016.


Pour la ministre et par délégation :

Le sous-directeur des politiques de l'habitat,

Y. Ludmann