Arrêté du 4 novembre 2014 relatif aux conditions générales d'utilisation par les organisations syndicales des technologies de l'information et de la communication dans la fonction publique de l'Etat

JORF n°0256 du 5 novembre 2014
texte n° 34




Arrêté du 4 novembre 2014 relatif aux conditions générales d'utilisation par les organisations syndicales des technologies de l'information et de la communication dans la fonction publique de l'Etat

NOR: RDFF1410068A
ELI: https://www.legifrance.gouv.fr/eli/arrete/2014/11/4/RDFF1410068A/jo/texte


La ministre de la décentralisation et de la fonction publique,
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu la loi n° 83-634 du 13 juillet 1983 modifiée portant droits et obligations des fonctionnaires, ensemble la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l'Etat ;
Vu le décret n° 82-447 du 28 mai 1982 modifié relatif à l'exercice du droit syndical dans la fonction publique, notamment les articles 3-1 et 3-2 ;
Vu l'avis du Conseil supérieur de la fonction publique de l'Etat en date du 11 juin 2014,
Arrête :

  • Titre Ier : DISPOSITIONS GÉNÉRALES


    Dans les services ou groupes de services dont les personnels sont soumis aux dispositions du décret du 28 mai 1982 susvisé, l'accès aux technologies de l'information et de la communication par les organisations syndicales est autorisé, en application du présent arrêté, dans les conditions définies ci-après :
    1° Dans chaque ministère, par décision du ministre après avis du comité technique ministériel ;
    2° Au sein des directions départementales interministérielles, par décision du Premier ministre après avis du comité technique des directions départementales interministérielles ;
    3° Au sein des établissements publics et au sein des autorités administratives indépendantes, par décision du chef de service après avis du comité technique compétent.
    La décision du Premier ministre, du ministre ou du chef de service complète les conditions minimales prévues par le présent arrêté et définit les modalités d'utilisation de la messagerie électronique et des pages accessibles sur le site intranet d'un service ou d'un groupe de services, en précisant notamment les conditions d'accès des organisations syndicales et les règles techniques visant à préserver la liberté de choix des agents.


    Les technologies de l'information et de la communication mentionnées à l'article 1er sont constituées de la mise à disposition des organisations syndicales dans un service ou un groupe de services considéré d'au moins une adresse de messagerie électronique aux coordonnées de l'organisation syndicale ainsi que de pages d'information syndicale spécifiquement réservées, accessibles sur le site intranet d'un service ou d'un groupe de services déterminé en fonction de l'architecture du réseau.
    Si des nécessités du service ou des contraintes particulières liées à l'utilisation de ces technologies le justifient, tout ou partie de ces facilités peuvent, conformément à l'article 3-1 du décret du 28 mai 1982 susvisé, être réservées aux organisations syndicales représentatives au sens de l'article 3 de ce même décret.


    La connexion au réseau informatique du service est assurée, dans les conditions précisées par les décisions mentionnées à l'article 1er, depuis les équipements informatiques installés dans les locaux syndicaux.
    Sous réserve que le niveau de sécurité informatique et les équipements disponibles le permettent, ces décisions peuvent également autoriser la connexion d'équipements mobiles appartenant à l'administration et n'étant pas implantés dans le service ou groupe de services, ou la connexion d'équipements privés au réseau informatique du service.


    Les services ou groupes de services désignés à l'article 1er sont définis en fonction de l'architecture du réseau, des structures administratives ou de l'effectif des personnels qui y sont affectés.
    Chaque organisation syndicale autorisée, en application de l'article 2 ou de l'article 6, à utiliser la messagerie électronique ou le site intranet dans les conditions prévues au présent arrêté désigne, lors de sa demande, un ou plusieurs interlocuteurs référents, affectés au sein du service ou du groupe de services pour lequel la messagerie électronique ou le site intranet a été créé.


    La communication d'origine syndicale sur le réseau informatique du service doit être compatible avec les exigences de bon fonctionnement du réseau informatique et ne pas entraver l'accomplissement du service.
    Les échanges électroniques entre les agents et les organisations syndicales sont confidentiels.
    Dans le respect des règles générales de sécurité du système d'information, les messages électroniques en provenance des organisations syndicales parviennent à leurs destinataires sans blocage ni lecture par un tiers.
    L'administration ne recherche pas l'identification des agents qui se connectent aux pages d'information syndicale accessibles sur le site intranet. Elle ne collecte pas de données à des fins de mesure d'audience sur ces pages.

  • Titre II : RÈGLES PARTICULIÈRES EN PÉRIODE ÉLECTORALE


    A compter de la date de clôture du dépôt des candidatures et au plus tard un mois avant le jour du scrutin organisé pour le renouvellement d'une instance représentative du personnel, et jusqu'à la veille du scrutin, toute organisation syndicale dont la candidature a été reconnue recevable à l'élection considérée a accès, dans les services ou groupes de services concernés par le scrutin, aux mêmes technologies et dans les mêmes conditions.
    Lorsque la connexion ne peut pas être assurée dans les conditions prévues à l'article 3, un espace équipé d'un matériel informatique, d'une connexion au site intranet et d'un accès à la messagerie électronique est mis à la disposition des organisations syndicales candidates qui le demandent, au sein du service ou du groupe de services concerné.
    L'ensemble des dispositions du présent arrêté s'appliquent aux organisations syndicales visées au premier alinéa.

  • Titre III : UTILISATION DE LA MESSAGERIE ÉLECTRONIQUE


    Chaque organisation syndicale autorisée à accéder à la messagerie électronique, en application de l'article 2 ou de l'article 6, peut demander la création d'une adresse de messagerie électronique syndicale, au sein du service ou du groupe de services désigné par l'une des décisions mentionnées à l'article 1er.
    Les conditions de mise à disposition de la messagerie électronique sont définies en fonction de l'architecture du réseau de l'administration concernée ainsi que des impératifs techniques et de sécurité du système d'information qui peuvent nécessiter de contingenter les envois en nombre.
    Les décisions mentionnées à l'article 1er fixent les règles relatives à la taille des messages, à leur fréquence et au nombre des destinataires autorisé par envoi. Elles indiquent la fréquence de l'actualisation des données. L'envoi de pièces jointes à partir de la messagerie électronique syndicale peut être autorisé dans les limites fixées par ces mêmes décisions.


    I. - Sur demande du ou des interlocuteurs référents des organisations syndicales autorisées à bénéficier de l'accès à ce service en application de l'article 2 ou de l'article 6 et dans les conditions fixées à l'article 3-2 du décret du 28 mai 1982 susvisé, le responsable informatique du service ou du groupe de services considéré crée une ou plusieurs listes de diffusion composées des adresses de messageries professionnelles nominatives correspondant au périmètre autorisé par la décision du ministre, du Premier ministre ou du chef de service mentionnée à l'article 1er.
    Les données personnelles utilisées pour constituer les listes peuvent être, outre l'adresse de messagerie professionnelle nominative des agents et le service au sein duquel ils sont affectés, le corps auquel ils appartiennent ou, pour les personnels qui ne sont pas fonctionnaires, la catégorie dont ils relèvent.
    L'administration communique sur son site intranet, lorsqu'elle en dispose, une information relative à la mise à disposition des organisations syndicales d'une ou plusieurs listes de diffusion. Cette information rappelle que la liberté d'accepter ou de refuser un message électronique syndical doit pouvoir s'exercer à tout moment.
    Ces listes de diffusion ne peuvent pas être utilisées à d'autres fins que la diffusion d'information d'origine syndicale.
    Le nom de chaque liste de diffusion permet d'identifier l'organisation syndicale utilisatrice et le périmètre concerné par la liste.
    Le ou les interlocuteurs référents peuvent solliciter la publication d'une adresse d'abonnement sur une page intranet accessible aux agents, permettant de recevoir les messages d'origine syndicale.
    II. - Le ou les interlocuteurs référents désignés à l'article 4 gèrent la liste de diffusion conformément à la loi du 6 janvier 1978 susvisée.
    La liberté d'accepter ou de refuser un message électronique syndical doit pouvoir s'exercer à tout moment. Elle est rappelée de manière claire et lisible dans chaque message électronique envoyé par l'organisation syndicale.
    III. - L'origine syndicale de l'envoi est mentionnée dans l'objet de chaque message électronique.
    L'usage des accusés de réception et accusés de lecture est interdit.
    Lorsque l'administration a été en mesure de mettre à la disposition des organisations syndicales un outil de gestion des listes de diffusion, celles-ci doivent nécessairement y recourir dans le cadre de l'utilisation des listes mentionnées au I du présent article.
    Les modalités d'envoi des messages électroniques garantissent, en tout état de cause, vis-à-vis de l'ensemble des agents recevant ces messages, l'anonymat des autres destinataires.

  • Titre IV : PUBLICATION SUR LE SITE INTRANET DU SERVICE


    I. - Chaque organisation syndicale autorisée à accéder au site intranet en application de l'article 2 ou de l'article 6 peut demander la mise à la disposition d'une ou plusieurs pages d'information syndicale sur le site intranet du service ou du groupe de services désigné par l'une des décisions mentionnées à l'article 1er, lorsqu'un tel site existe.
    L'insertion sur ces pages de liens hypertextes vers des sites syndicaux extérieurs peut être autorisée dans les conditions précisées par les décisions mentionnées à l'article 1er.
    II. - Les pages d'information syndicale accessibles sur le site intranet du service ou du groupe de services concerné peuvent servir de support à des échanges avec et entre les agents ayant accès à ce site dans les conditions prévues par la décision mentionnée à l'article 1er. Dans ce cas, un ou plusieurs modérateurs sont désignés par l'organisation syndicale.

  • Titre V : ASSISTANCE TECHNIQUE. - FORMATION. - RESPONSABILITÉS


    L'administration fournit aux agents désignés par les organisations syndicales autorisées à accéder aux technologies de l'information et de la communication en application de l'article 2 ou de l'article 6, la formation nécessaire à l'utilisation de ces technologies ainsi qu'une assistance technique, dans les mêmes conditions qu'à tout utilisateur, pour assurer le bon usage de celles-ci au sein du service ou du groupe de services concerné.
    L'administration n'est pas responsable des problèmes techniques de réception qui pourraient être constatés lors de l'envoi de messages électroniques syndicaux.


    Les modalités de la fermeture de la messagerie électronique syndicale ou des pages d'information syndicale accessibles sur le site intranet sont fixées par les décisions mentionnées à l'article 1er.
    En cas de fonctionnement anormal de la messagerie électronique syndicale ou des pages d'information syndicale accessibles sur le site intranet susceptible de porter une atteinte significative au bon fonctionnement du réseau, les messages électroniques ou les flux de connexion peuvent être bloqués par l'administrateur du système d'information.


    L'administrateur du système d'information veille à la sécurité et au fonctionnement du système d'information. L'administration décide des dispositifs de surveillance à mettre en place pour respecter ces objectifs.
    Les agents sont informés des dispositifs de surveillance et de leurs finalités.
    Les organisations syndicales se conforment à la politique de sécurité du système d'information, notamment au respect des règles liées à la protection de l'intégrité du réseau informatique.


    Le présent arrêté sera publié au Journal officiel de la République française.


Fait le 4 novembre 2014.


Marylise Lebranchu