Décret n° 2012-342 du 8 mars 2012 portant création d'un traitement automatisé de données à caractère personnel dénommé « SIRHEN » relatif à la gestion des ressources humaines du ministère de l'éducation nationale, de la jeunesse et de la vie associative et du ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche




Décret n° 2012-342 du 8 mars 2012 portant création d'un traitement automatisé de données à caractère personnel dénommé « SIRHEN » relatif à la gestion des ressources humaines du ministère de l'éducation nationale, de la jeunesse et de la vie associative et du ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

NOR: MENH1127509D
Version consolidée au 16 février 2019

Le Premier ministre,
Sur le rapport du ministre de l'éducation nationale, de la jeunesse et de la vie associative et du ministre de l'enseignement supérieur et de la recherche,
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment ses articles 27 et 38 ;
Vu la loi n° 83-634 du 13 juillet 1983 modifiée portant droits et obligations des fonctionnaires, ensemble la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l'Etat ;
Vu le décret n° 86-83 du 17 janvier 1986 modifié relatif aux dispositions générales applicables aux agents non titulaires de l'Etat pris pour l'application de l'article 7 de la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l'Etat ;
Vu le décret n° 2007-903 du 15 mai 2007 portant création d'un service à compétence nationale à caractère interministériel dénommé opérateur national de paye ;
Vu l'avis de la Commission nationale de l'informatique et des libertés en date du 21 juillet 2011 ;
Le Conseil d'Etat (section de l'administration) entendu,
Décrète :


Les ministres chargés de l'éducation, de l'enseignement supérieur, de la recherche, de la jeunesse et de la vie associative sont autorisés à mettre en œuvre un traitement automatisé de données à caractère personnel dénommé « SIRHEN » ayant pour objet :
1° La gestion administrative et financière des personnels ;
2° La gestion des moyens (emplois, postes et heures) ;
3° Le pilotage national et académique, par la production d'indicateurs statistiques.


Les catégories de données à caractère personnel et d'informations enregistrées dans le traitement sont énumérées à l'annexe au présent décret.

Sont destinataires des informations strictement nécessaires à leur mission, dans la limite de leurs attributions et du besoin d'en connaître, les agents chargés des ressources humaines, des services centraux et déconcentrés ainsi que les inspecteurs de l'éducation nationale des ministères de l'éducation nationale, de la jeunesse et de la vie associative et du ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche, individuellement désignés et spécialement habilités par l'autorité administrative responsable du traitement.
Sont en outre destinataires des seules informations nécessaires au calcul et à la liquidation de la paye les agents dûment habilités des trésoreries générales.


Les données à caractère personnel mentionnées à l'article 2 sont conservées dans le traitement automatisé de données à caractère personnel dénommé « SIRHEN » jusqu'à la cessation définitive des fonctions de l'agent, à l'exception des catégories de données suivantes :
1° Données relatives aux absences, conservées pour une durée n'excédant pas deux ans à compter de la date de reprise de l'agent ;
2° Données relatives aux sanctions disciplinaires, conservées jusqu'à leur effacement du dossier administratif de l'agent.


Les droits d'accès et de rectification prévus par les articles 39 et 40 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée s'exercent auprès des services de gestion du personnel des services centraux et déconcentrés du ministère de l'éducation nationale, de la jeunesse et de la vie associative et du ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche.


Le droit d'opposition prévu à l'article 38 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée ne s'applique pas au présent traitement.


Les traces des consultations, mises à jour et échanges sont conservées pendant la même durée que les données à caractère personnel auxquelles elles sont associées.


Le ministre de l'éducation nationale, de la jeunesse et de la vie associative et le ministre de l'enseignement supérieur et de la recherche sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution du présent décret, qui sera publié au Journal officiel de la République française.

  • Annexe

    DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ET INFORMATIONS RELATIVES AUX PERSONNELS DU MINISTÈRE DE L'ÉDUCATION NATIONALE, DE LA JEUNESSE ET DE LA VIE ASSOCIATIVE ET DU MINISTÈRE DE L'ENSEIGNEMENT SUPÉRIEUR ET DE LA RECHERCHE ENREGISTRÉES DANS LE TRAITEMENT

    I. - Données relatives à l'identification des personnes

    A. ― Identification du personnel

    1° Nom de famille, le cas échéant, nom marital ou d'usage, et prénoms.
    2° Sexe.
    3° Coordonnées personnelles (adresse, téléphone, courriel).
    4° Coordonnées des personnes à contacter en cas d'urgence.
    5° Date et lieu de naissance.
    6° Nationalité.
    7° Date de cessation de fonctions, et lieu de décès, le cas échéant.
    8° Numéro d'inscription au répertoire national d'identification des personnes physiques (pour les seules opérations effectuées dans le cadre de la préparation de la liquidation de la paye).
    9° Identifiant ministériel de l'agent (matricule).

    B. ― Situation familiale

    1° Concernant le conjoint ou le partenaire de l'agent :

    ― nom de famille, le cas échéant, nom marital ou d'usage, et prénoms ;
    ― adresse ;
    ― date et lieu de naissance ;
    ― corps, grade, indice du conjoint, lorsqu'il est employé par le ministère chargé de l'éducation nationale, de la jeunesse, de la vie associative ou celui chargé de l'enseignement supérieur et de la recherche ;
    ― coordonnées personnelles et professionnelles ;
    ― taux d'incapacité permanente ou taux d'invalidité ;
    ― situation professionnelle ;
    ― date de fin du lien matrimonial et, le cas échéant, nouvelle situation matrimoniale des ex-conjoints ;

    2° Concernant les enfants et/ou les autres personnes à la charge de l'agent :

    ― nom(s), prénoms ;
    ― sexe ;
    ― date et lieu de naissance ;
    ― numéro d'inscription au répertoire national d'identification des personnes physiques des enfants ;
    ― rang de l'enfant dans la fratrie ;
    ― lien de filiation ;
    ― adresse ;
    ― date, taux d'incapacité permanente ou taux d'invalidité et mode de garde ;
    ― date du décès, le cas échéant.

    II. ― Données relatives à la vie professionnelle

    A. ― Formation. ― Diplômes. ― Distinctions

    1° Etudes poursuivies, diplômes détenus et date d'obtention.
    2° Distinctions honorifiques.
    3° Actions de formation continue.
    4° Situation militaire : durée et date des services militaires ou dans la réserve opérationnelle ou du volontariat international.

    B. ― Carrière

    1° Catégorie, corps, grade, échelon et chevron.
    2° Affectations et fonctions exercées.
    3° Compétences et aptitudes professionnelles.
    4° Positions statutaires et situations administratives.
    5° Données relatives au contrat.
    6° Modalités de service et d'exercice.
    7° Logement par nécessité absolue de service.
    8° Congés et absences.
    9° Compte épargne-temps.
    10° Evaluations et entretiens professionnels.
    11° Avancements et promotions.
    12° Réductions et majorations d'ancienneté.
    13° Services antérieurs.
    14° Coordonnées professionnelles (adresse, téléphone, courriel).
    15° Elections professionnelles.
    16° Décharge d'activité pour exercer les fonctions de représentant syndical.
    17° Date et type de cessation définitive de fonctions.
    18° Bonifications pour pension de retraite.
    19° Activités accessoires autorisées.

    C. ― Sanctions

    Sanctions disciplinaires.

    III. - Données à caractère économique et financier

    1° Coordonnées bancaires.

    2° Eléments de rémunération (traitement, indemnités, primes, remboursement de frais, retenues éventuelles).

    3° Droits à prestations familiales et sociales, droit au supplément familial de traitement, ressources déclarées à cette fin.

    IV. - Données relatives à la santé

    1° Aptitude médicale et handicap éventuel : type de handicap, date de début, date de fin, taux d'incapacité, taux d'invalidité, adaptation du poste (oui ou non).

    2° Accidents et maladies professionnelles.

    NOTA :

    Dans sa décision n° 361042 du 28 mars 2014, le Conseil d'Etat a annulé les dispositions des troisième et sixième alinéas du 1° du B du I de l'annexe du décret n° 2012-342 du 8 mars 2012.


Fait le 8 mars 2012.


François Fillon


Par le Premier ministre :


Le ministre de l'éducation nationale,

de la jeunesse et de la vie associative,

Luc Chatel

Le ministre de l'enseignement supérieur

et de la recherche,

Laurent Wauquiez