Circulaire n° 5193/SG du 16 janvier 2007 relative aux subventions de l'Etat aux associations et conventions pluriannuelles d'objectifs

JORF n°14 du 17 janvier 2007 page 1018
texte n° 3




Circulaire n° 5193/SG du 16 janvier 2007 relative aux subventions de l'Etat aux associations et conventions pluriannuelles d'objectifs

NOR: PRMX0709930C
ELI: https://www.legifrance.gouv.fr/eli/circulaire/2007/1/16/PRMX0709930C/jo/texte

Paris, le 16 janvier 2007.

Le Premier ministre à Monsieur le ministre d'Etat,
Mesdames et Messieurs les ministres et ministres délégués

Référence : circulaires du 1er décembre 2000 relative aux conventions pluriannuelles d'objectifs entre l'Etat et les associations et du 24 décembre 2002 relative aux subventions de l'Etat aux associations.
Lors de la première conférence de la vie associative, qui s'est tenue le 23 janvier 2006, j'ai annoncé ma volonté de donner une nouvelle impulsion au partenariat entre l'Etat et les associations.
Je souhaite, à cet égard, que vous tiriez le meilleur parti des possibilités offertes par la circulaire du 24 décembre 2002 et que vous veilliez à la mise en oeuvre de ses prescriptions.
J'appelle notamment votre attention sur l'importance de l'utilisation du dossier commun de demande de subvention, sur le versement des avances et sur la sécurisation des financements dans le cadre de conventions pluriannuelles d'objectifs ainsi que sur la mise en place d'interlocuteurs référents ministériels, aux niveaux central et déconcentré.

1. Le dossier commun de subvention, institué par la circulaire du 24 décembre 2002, a été revu par la direction générale de la modernisation de l'Etat, en concertation avec les ministères intéressés, afin de l'adapter aux attentes des différents acteurs et d'en simplifier l'utilisation.
Ce nouveau dossier commun est disponible sur le site associations.gouv.fr . Il doit être utilisé par l'ensemble des administrations de l'Etat. Il convient également d'encourager les collectivités territoriales à s'en inspirer et à y recourir, en particulier lorsqu'elles financent des actions conjointement avec les services de l'Etat ou ses établissements publics.
En outre, un dispositif de demande de subvention en ligne sera prochainement mis en place. Expérimenté dans le département du Rhône, il devrait concerner 30 départements en 2007, avant sa généralisation prévue en 2008. Il permet notamment d'offrir un guichet unique aux associations subventionnées par plusieurs administrations et de leur éviter de préparer plusieurs dossiers.
Vous rappellerez enfin à vos services qu'ils ne sauraient, en aucun cas, réclamer d'autres éléments à l'appui de la demande que ceux mentionnés par la circulaire du 24 décembre 2002.

2. S'agissant des modalités d'attribution des subventions, l'article 10 de la loi du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations impose au service gestionnaire d'établir une convention avec l'association lorsque le montant annuel de la subvention dépasse 23 000 . Comme l'ont précisé les circulaires du 1er décembre 2000 et du 24 décembre 2002, ces conventions peuvent être pluriannuelles, dès lors que l'aide de l'Etat à une association consiste à soutenir son action dans la durée et qu'un financement sur une base pluriannuelle apparaît plus apte à renforcer l'efficacité globale de ce financement. En outre, une modalité spécifique d'avance sur subvention, représentant au maximum 50 % du montant de la subvention prévue pour l'exercice en cours versée avant le 31 mars de chaque année, sur demande de l'association, est prévue.
a) Il convient que, sous réserve que l'association en fasse la demande en temps utile, les possibilités de versements d'avance dans les conditions évoquées ci-dessus soient pleinement utilisées. Les crédits étant mis à la disposition des gestionnaires par les responsables de programmes dès le début de l'année depuis la mise en oeuvre de la loi organique relative aux lois de finances (LOLF), il ne saurait y avoir de retard imputable aux délais de mise à disposition des crédits aux gestionnaires.
b) Par ailleurs, de nombreuses associations font observer que, lorsqu'il y a lieu de renouveler une convention pluriannuelle, les délais d'évaluation peuvent entraîner une interruption d'une année entre deux conventions, la nouvelle convention ne pouvant être signée au moment où s'achève la convention initiale. Cette situation peut être préjudiciable tant sur le plan financier que pour la continuité d'actions ou de projets qui relèvent de missions d'intérêt général.
Aussi apparaît-il souhaitable que la durée maximale des conventions pluriannuelles d'objectifs puisse atteindre quatre ans, au lieu des trois années prévues par la circulaire du 1er décembre 2000, dès lors que la nature de l'action ou du projet nécessite un calendrier de réalisation de trois années pleines, et que cette durée apparaît plus apte à renforcer l'efficacité globale de l'évaluation. Vous pourrez allonger dans cette mesure la durée des conventions en cours.
c) Lorsque l'administration conclut une convention pluriannuelle d'objectifs, elle organise, en dehors de la subvention initiale correspondant à la première année d'exécution, un financement prévisionnel pour les années suivantes.
Il vous appartient de prévoir, à compter de 2007, une garantie minimale de financement pour toute nouvelle convention. Le montant minimum de cette garantie correspond au montant de la subvention de l'année de signature de la convention. Il convient que le montant maximum ne dépasse pas 75 % du montant total de la convention (y compris les montants prévisionnels). Cette garantie de financement constitue l'engagement ferme de l'Etat. Les autorisations d'engagement sont consommées à hauteur de cet engagement ferme.
Une gestion maîtrisée des subventions accordées suppose que soit mis en place un plan de financement des associations .
La construction de ce plan de financement doit veiller à n'autoriser aucun engagement qui ne soit couvert en année pleine par les crédits ouverts au titre de l'exercice considéré.

3. Enfin, l'interlocuteur référent unique dans les services de l'Etat, que la circulaire du 24 décembre 2002 vous a demandé de mettre en place, doit l'être sans délai dans les services qui n'en disposent pas déjà.
Cet interlocuteur peut jouer un rôle utile d'interface, de coordination, de suivi d'ensemble et de synthèse des partenariats associatifs de façon à harmoniser les méthodes de préparation des conventions, de collaboration et d'évaluation.
Son installation permettra de donner aux nouvelles procédures leur pleine efficacité de façon qu'elles répondent tant au souci des associations, qui souhaitent davantage de simplicité et de rapidité dans l'attribution des subventions, qu'aux préoccupations de l'Etat, qui doit s'assurer que cette attribution répond à des exigences de bonne gestion et qu'elle est cohérente avec la politique menée par le Gouvernement.

Dominique de Villepin

Annexe

A N N E X E

Le modèle de convention annexé à la circulaire du Premier ministre du 1er décembre 2000 relative aux conventions pluriannuelles d'objectifs entre l'Etat et les associations est remplacé par le modèle ci-dessous.

MODÈLE DE CONVENTION PLURIANNUELLE

Entre le ministère de .........., ou le préfet de .......... (ou l'établissement public), représenté par ............................
et désigné sous le terme l'administration ,
et l'association dénommée .........., association régie par la loi du 1er juillet 1901, dont le siège social est situé .........., représentée par son président, .........., désignée sous le terme l'association , d'autre part, n° SIRET .......... code APE ..........
Préambule (...)
" Préciser les références au programme [voire à l'action] mis en oeuvre par l'administration, dans lequel s'inscrit la convention... ainsi que le ou les indicateurs qui sont liés au programme [voire à l'action] référencé."
" Exposé des motifs qui amènent l'association et l'administration à conclure une convention pluriannuelle de partenariat, ..."

Article 1er

Objet de la convention pluriannuelle

Par la présente convention, l'association s'engage, à son initiative et sous sa responsabilité, à réaliser l'objectif - projet(s), action(s) ou programme(s) d'actions conforme(s) à l'objet social de l'association - dont le contenu est précisé à l'annexe n° ... et à mettre en oeuvre, à cette fin, tous les moyens nécessaires à sa bonne exécution.
Pour sa part, l'administration s'engage à soutenir financièrement la réalisation de cet objectif, y compris les moyens de fonctionnement qu'il requiert, à l'exception des financements imputables sur la section d'investissement.

Article 2

Durée de la convention

Conçue pour se dérouler sur une durée de ...... (dans la limite de quatre ans), la présente convention est reconduite tacitement chaque année, sous réserve de la présentation par l'association, un mois après la tenue de l'assemblée générale et, au plus tard, à l'expiration d'un délai de six mois suivant la clôture de l'exercice comptable, des documents mentionnés aux articles 5 et 6.
L'administration notifie chaque année le montant de la subvention.

Article 3

Modalités d'exécution de la convention pluriannuelle

Des annexes à la présente convention précisent :
- l'objectif projet(s), action(s) ou programme(s) d'actions conforme(s) à l'objet social de l'association visé à l'article 1er ;
- le budget prévisionnel global de l'objectif ainsi que les moyens affectés à sa réalisation. Cette annexe détaille les autres financements attendus en distinguant les apports de l'Etat, ceux des collectivités territoriales, des établissements publics, des fonds communautaires, les ressources propres, etc. ;
- les contributions non financières dont l'association dispose pour la réalisation de l'objectif mentionné à l'article 1er (mise à disposition de locaux, de personnel...) ;
- les modalités de réalisation de l'évaluation prévue à l'article 9.

Article 4

Montant de la subvention et conditions de paiement

La subvention est imputée sur les crédits du programme ......,
article ......, action ...... intitulée ...... du budget ......................................................................................................................
Le montant prévisionnel total de la subvention ...... s'élève à la somme de ...... euros.
Pour la première année, le montant de la subvention s'établit à ...... euros.
Sous réserve de l'inscription des crédits en loi de finances, les montants prévisionnels s'établissent, pour les années suivantes, à :
- pour la seconde année :....................................................................................................................................... euros ;
- pour la troisième année : ..................................................................................................................................... euros ;
- pour la quatrième année : ................................................................................................................................... euros.
Option :
Une garantie minimale de financement est fixée (1) pour toute la durée de la convention à la somme de ...... euros.
(Le montant de la garantie minimale ne pourra pas dépasser 75 % du montant total de la convention, y compris les montants prévisionnels.)
La subvention annuelle sera créditée au compte de l'association selon les procédures comptables en vigueur et les modalités suivantes : ......................................................................................... (notamment périodicité de versement des acomptes et du solde). Les versements seront effectués au compte (n°..., établissement de crédit , agence ...........................................),sous réserve du respect par l'association des obligations mentionnées à l'article 5.
Le comptable assignataire est ................................................................................................................................................
Si l'association en fait la demande en temps utile, une avance est consentie par l'Etat, sauf refus motivé, avant le 31 mars de chaque année, dans la limite de 50 % du montant annuel prévisionnel de la subvention mentionnée au présent article pour cette même année.

_____________
(1) Fixer la garantie minimale de financement d'un commun accord avec l'association n'est pas compatible avec le caractère discrétionnaire des subventions accordées aux associations dans le cadre des circulaires citées en référence.

Article 5

Obligations comptables

L'association s'engage :
- à fournir chaque année le compte rendu financier (2) propre à l'objectif - projet(s), action(s) ou programme(s) d'actions - signé par le président ou toute personne habilitée, dans les six mois suivant sa réalisation ou avant le 1er juillet au plus tard de l'année suivante ainsi que le ou les indicateurs qui sont liés au programme (voire à l'action) de l'administration référencé dans le préambule ;
- à procéder à l'évaluation des conditions de réalisation des projets ou des actions auxquels l'Etat a apporté son concours dans les conditions prévues à l'article 9 ci-après ;
- à adopter un cadre budgétaire et comptable conforme au règlement n° 99-01 du 16 février 1999 du Comité de la réglementation comptable relatif aux modalités d'établissement des comptes annuels des associations et fondations, homologué par arrêté interministériel en date du 8 avril 1999, et à fournir lesdits comptes annuels dans les six mois suivant la clôture de l'exercice.
L'association, qui est soumise à l'obligation légale de faire procéder au contrôle par un (ou plusieurs) commissaire(s) aux comptes ou qui fait appel volontairement à un contrôle exercé par un commissaire aux comptes, s'engage à transmettre à l'administration tout rapport produit par celui-ci ou ceux-ci dans les délais utiles.

Article 6

Autres engagements

L'association communiquera sans délai à l'administration copie des déclarations mentionnées aux articles 3 et 13-1 du décret du 16 août 1901 portant réglementation d'administration publique pour l'exécution de la loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d'association.
En cas de retard pris dans l'exécution de la présente convention, l'association en informe également l'administration.

__________
(2) Arrêté du 11 octobre 2006 (JO n° 239 du 14 octobre 2006, page 15260)

Article 7

Sanctions

En cas de non-exécution, de retard significatif ou de modification substantielle sans l'accord écrit de l'administration des conditions d'exécution de la convention par l'association, et sans préjudice des dispositions prévues à l'article 10, l'administration peut suspendre ou diminuer le montant des avances et autres versements, remettre en cause le montant de la subvention ou exiger le reversement de tout ou partie des sommes déjà versées au titre de la présente convention.

Article 8

Contrôle de l'administration

L'association s'engage à faciliter, à tout moment, le contrôle par l'administration de la réalisation de l'objectif, notamment par l'accès à toute pièce justificative des dépenses et tout autre document dont la production serait jugée utile.
Au terme de la convention, un contrôle sur place peut éventuellement être réalisé par l'administration, en vue de vérifier l'exactitude des comptes rendus financiers transmis.

Article 9

Evaluation

L'évaluation des conditions de réalisation des projets ou des actions auxquels l'Etat a apporté son concours, sur un plan quantitatif comme qualitatif, est réalisée dans les conditions définies d'un commun accord entre l'administration et l'association et précisées en annexe de la présente convention.
L'évaluation porte, en particulier, sur la conformité des résultats à l'objet mentionné à l'article 1er, sur l'utilité sociale ou l'intérêt général des actions réalisées et, s'il y a lieu, sur les prolongements susceptibles de leur être apportées dans le cadre d'une nouvelle convention.
L'évaluation doit intervenir avant le 1er juillet de la dernière année d'exécution de la convention.

Article 10

Conditions de renouvellement de la convention

La conclusion éventuelle d'une nouvelle convention est subordonnée au dépôt des conclusions de l'évaluation prévue à l'article 9.
Lorsque la convention a une durée de trois ans, ces conclusions peuvent éventuellement être provisoires.

Article 11

Avenant

Toute modification des conditions ou des modalités d'exécution de la présente convention, définie d'un commun accord entre les parties, fera l'objet d'un avenant.
Celui-ci précisera les éléments modifiés de la convention, sans que ceux-ci ne puissent conduire à remettre en cause les objectifs généraux définis à l'article 1er.

Article 12

Résiliation de la convention

En cas de non-respect par l'une ou l'autre partie des engagements respectifs inscrits dans la présente convention, celle-ci pourra être résiliée de plein droit par l'une ou l'autre partie à l'expiration d'un délai de trois mois suivant l'envoi d'une lettre recommandée avec accusé de réception valant mise en demeure.

(Date et signatures)

Visa du contrôleur financier
(en fonction de l'arrêté de contrôle)