Code de la construction et de l'habitation.

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Section 2 : Le dossier d'immatriculation de la copropriété

Le dossier d'immatriculation de la copropriété est constitué des données déclarées par les télédéclarants, ainsi que des attestations délivrées par le teneur mentionnées à l'article R. 711-15.

Les déclarations sont réalisées au moyen d'un formulaire mis en ligne sur le site internet du registre, ou par la transmission de fichiers d'un format conforme aux spécifications d'un cahier des charges approuvé par arrêté pris par le ministre chargé du logement et mis à disposition sur le site internet du registre.

I.-Lors de l'immatriculation initiale, le syndic ou l'administrateur provisoire déclare au registre les informations mentionnées au II de l'article L. 711-2 ainsi que les éléments nécessaires à la caractérisation de son statut juridique.

II.-Les données essentielles relatives à la gestion et aux comptes du syndicat mentionnées au 1° du III de l'article L. 711-2 sont les informations relatives à l'exercice comptable, le montant du budget prévisionnel, des provisions pour travaux, des dettes du syndicat à l'égard des fournisseurs et des impayés, le nombre de copropriétaires débiteurs du syndicat dont la dette excède un seuil fixé par arrêté du ministre chargé du logement, la présence d'employés du syndicat s'il y en a. Les informations financières déclarées sont celles issues des comptes du dernier exercice comptable clos et approuvés par l'assemblée générale.

Les syndicats de copropriétaires relevant du deuxième alinéa de l'article 14-3 de la loi du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis, ne sont pas tenus de fournir le nombre de copropriétaires débiteurs et le montant des impayés.

III.-Les données essentielles relatives au bâti mentionnées au 2° du III de l'article L. 711-2 sont le nombre de bâtiments avec leur étiquette énergétique si elle est disponible, le nombre d'ascenseurs, la période de construction et la nature du chauffage de l'immeuble.

IV.-La définition et le format des données demandées sont précisés par l'arrêté prévu à l'article R. 711-21.

V.-Lorsque à la date prévue par le I de l'article 53 de la loi n° 2014-366 du 24 mars 2014, l'exercice comptable du syndicat des copropriétaires soumis à l'obligation d'immatriculation n'est pas achevé et qu'il s'agit de son premier exercice comptable, certaines des données mentionnées au II, dont la liste est précisée par arrêté, ne sont pas requises pour l'immatriculation initiale.


Le syndic ou l'administrateur provisoire procède à la déclaration annuelle des informations mentionnées au II de l'article R. 711-9 dans un délai de deux mois suivant la tenue de l'assemblée générale au cours de laquelle les compte de l'exercice clos ont été approuvés.

Les autres informations mentionnées à l'article R. 711-9 sont actualisées par le représentant légal en exercice, au moment de la déclaration annuelle des informations financières, si leur contenu change.

I.-Lors de l'immatriculation des immeubles mis en copropriété, le notaire transmet au teneur du registre les informations mentionnées au 1° du II de l'article L. 711-2 et, s'il en dispose, les autres informations mentionnées au I et au III de l'article R. 711-9 ainsi que les données d'identification du syndic provisoire.

II.-Dans le cas de l'immatriculation d'office prévue à l'article L. 711-4, le notaire transmet au teneur du registre les informations mentionnées au 1° du II de l'article L. 711-2, les coordonnées du syndic lorsque celui-ci a été désigné et, lorsqu'elles figurent dans les documents annexés à la promesse de vente, les autres informations mentionnées au I et III de l'article R. 711-9.

A l'issue de la déclaration initiale d'immatriculation effectuée en application des dispositions des articles R. 711-9 et R. 711-11, le teneur du registre attribue un numéro d'immatriculation au syndicat de copropriétaires concerné.

I.-Lorsque l'immatriculation des immeubles mis en copropriété a été effectuée par le notaire, le syndic provisoire, s'il n'est pas confirmé par l'assemblée générale dans ses fonctions de syndic, déclare les données d'identification du représentant légal qui lui succède dans un délai d'un mois à compter de la désignation de celui-ci.

Lorsque le syndic désigné effectue la demande de rattachement en fournissant le numéro d'immatriculation du syndicat de copropriétaires, le teneur du registre vérifie la conformité de la demande avec les informations déclarées par le syndic provisoire.

II.-Si le rattachement est contesté par le syndic provisoire ou toute personne qui y a intérêt, le teneur du registre demande les pièces justificatives mentionnées au dernier alinéa de l'article R. 711-3. En cas d'irrégularité, le teneur du registre annule le rattachement, et le cas échéant, supprime les déclarations indûment réalisées.

III.-Le syndic déclare les données mentionnées au I et au III de l'article R. 711-9 que le notaire n'a pu déclarer au registre.

Lorsqu'une immatriculation d'office a été effectuée par le notaire, le teneur du registre met en demeure le syndic, si celui-ci est désigné, de déclarer les données mentionnées aux articles R. 711-2 et R. 711-3 que le notaire n'a pu déclarer au registre. Le syndic ne déclare toutefois les informations mentionnées au II de l'article R. 711-9 que si les comptes de l'exercice clos précédant sa désignation ont été approuvés.

En cas d'absence de représentant légal au moment de l'immatriculation d'office, le syndic désigné ou l'administrateur provisoire nommé ultérieurement procède, dans un délai d'un mois à compter de sa désignation, aux formalités mentionnées à l'article R. 711-6.

Le teneur du registre porte au dossier d'immatriculation la date et l'heure de la dernière modification.

Les télédéclarants reçoivent, pour chacune des formalités prévues aux sections 1 et 2 du présent chapitre, un courrier électronique les informant des suites données à leur déclaration ainsi qu'une attestation lorsque cette déclaration a donné lieu à une inscription des informations communiquées au registre. Ce dernier document atteste que l'auteur de la télédéclaration a satisfait à l'obligation d'immatriculation initiale du syndicat de copropriétaires ou à l'obligation de mise à jour annuelle du dossier d'immatriculation.

Les données déclarées en application de l'article L. 711-2 sont conservées dans le système d'informations pendant une durée de cinq ans à compter de leur inscription au registre, à l'exception des informations mentionnées au 1° du II et au 2° du III de cet article qui sont conservées sans limite de durée sauf en cas de disparition du syndicat. Dans ce cas, les données sont conservées pendant une durée maximale de trois ans après la date de déclaration de disparition du syndicat.

Le teneur du registre est désigné par arrêté pris par le ministre chargé du logement.