- Partie réglementaire (Articles R111-1 à Annexe 7 à l'article R. 621-98)
- LIVRE II : ARCHIVES (Articles R212-1 à R222-4)
Sont considérés comme archives courantes les documents qui sont d'utilisation habituelle pour l'activité des services, établissements et organismes qui les ont produits ou reçus.
La conservation des archives courantes incombe, sous le contrôle de la personne chargée du contrôle scientifique et technique de l'Etat sur les archives, aux services, établissements et organismes qui les ont produites ou reçues. Ceux-ci peuvent les déposer dans les conditions prévues aux articles R. 212-19 à R. 212-31.
VersionsLiens relatifsSont considérés comme archives intermédiaires les documents qui :
1° Ont cessé d'être considérés comme archives courantes ;
2° Ne peuvent encore, en raison de leur intérêt administratif, faire l'objet de sélection et d'élimination conformément aux dispositions de l'article R. 212-14.
La conservation des archives intermédiaires peut être assurée dans des dépôts spéciaux, dits dépôts de préarchivage, placés sous le contrôle de la personne chargée du contrôle scientifique et technique de l'Etat sur les archives.
A défaut de préarchivage, les archives intermédiaires sont soit conservées dans les locaux de leur service, établissement ou organisme d'origine, sous le contrôle de la personne chargée du contrôle scientifique et technique de l'Etat sur les archives, soit déposées dans les conditions prévues aux articles R. 212-19 à R. 212-31.
VersionsLiens relatifsSont considérés comme archives définitives les documents qui ont subi les sélections et éliminations définies aux articles R. 212-13 et R. 212-14 et qui sont à conserver sans limitation de durée.
La conservation des archives définitives est assurée dans les dépôts d'archives relevant du service interministériel des archives de France de la direction générale des patrimoines et de l'architecture ou placés sous le contrôle de la personne chargée du contrôle scientifique et technique de l'Etat sur les archives.
Toutefois, les services centraux des administrations publiques, les établissements publics, les autres personnes morales de droit public et les organismes de droit privé chargés de la gestion d'un service public ou d'une mission de service public peuvent bénéficier de la dérogation à l'obligation de versement dans un dépôt d'archives prévue au I de l'article L. 212-4. Celle-ci est subordonnée à la signature d'une convention entre l'administration des archives et le service ou l'organisme intéressé, qui prévoit les conditions de gestion, de conservation et de communication au public des archives, les prescriptions scientifiques et techniques du service interministériel des archives de France de la direction générale des patrimoines et de l'architecture qui s'y appliquent et l'emploi d'une personne responsable qualifiée en archivistique.
VersionsLiens relatifsSont définies par accord entre le service, l'établissement ou l'organisme intéressé et le service interministériel des archives de France de la direction générale des patrimoines et de l'architecture :
1° La durée d'utilisation comme archives courantes ;
2° La durée de conservation comme archives intermédiaires ;
3° La destination définitive à l'issue de la période de conservation comme archives intermédiaires, à savoir :
a) L'élimination immédiate ou à terme, intégrale ou partielle, avec ou sans sélection ;
b) Le versement, à titre d'archives définitives, dans un dépôt d'archives relevant du service interministériel des archives de France de la direction générale des patrimoines et de l'architecture ou placé sous le contrôle de la personne chargée du contrôle scientifique et technique de l'Etat sur les archives ;
c) La conservation par le service, l'établissement ou l'organisme intéressé, dans les conditions prévues à l'article R. 212-12.
VersionsLiens relatifsLa sélection des documents incombe à la personne chargée du contrôle scientifique et technique de l'Etat sur les archives ; toutefois, pour des catégories de documents limitativement définies, des autorisations de sélection et d'élimination peuvent être accordées par celle-ci aux services, établissements et organismes dont proviennent les documents.
La personne chargée du contrôle scientifique et technique de l'Etat sur les archives établit les listes des documents dont elle propose l'élimination et les soumet au visa de l'administration d'origine. Toute élimination est interdite sans ce visa.
Les services, établissements et organismes ne peuvent s'opposer à l'élimination d'archives versées par eux dans les dépôts relevant de la personne chargée du contrôle scientifique et technique de l'Etat sur les archives qu'en raison de nécessités juridiques.
Lorsqu'il n'existe pas de nécessités juridiques justifiant le refus d'élimination, les services, établissements et organismes peuvent reprendre les archives dont l'élimination est proposée.
Cette faculté peut s'exercer dans un délai de trois mois, à l'expiration duquel la personne chargée du contrôle scientifique et technique de l'Etat sur les archives est habilitée à procéder à l'élimination.
Lorsque les services, établissements et organismes désirent éliminer les documents qu'ils jugent inutiles, ils en soumettent la liste au visa de la personne chargée du contrôle scientifique et technique de l'Etat sur les archives. Toute élimination est interdite sans ce visa.
Dans tous les cas, les documents à éliminer sont détruits sous le contrôle technique du service interministériel des archives de France de la direction générale des patrimoines et de l'architecture.
VersionsLiens relatifsLe délai pendant lequel les officiers publics ou ministériels assurent la conservation de leurs minutes et répertoires avant versement dans un dépôt d'archives relevant du service interministériel des archives de France de la direction générale des patrimoines et de l'architecture ou placés sous le contrôle scientifique et technique de l'Etat sur les archives est fixé à soixante-quinze ans pour les notaires et à vingt-cinq ans pour les autres officiers publics ou ministériels.
Toutefois, l'officier public ou ministériel intéressé et le service interministériel des archives de France de la direction générale des patrimoines et de l'architecture peuvent convenir de réduire ou d'augmenter ce délai par un accord dont la durée de validité ne peut excéder dix ans, et qui est renouvelable par tacite reconduction pour des périodes de même durée.
VersionsLiens relatifsLors du transfert de documents dans un dépôt de préarchivage ou dans un dépôt d'archives relevant du service interministériel des archives de France de la direction générale des patrimoines et de l'architecture, il est établi un bordereau descriptif par les soins, selon le cas, du service d'origine des documents ou du service de préarchivage qui effectue le versement.
Le versement d'un document établi sur support numérique est accompagné de l'ensemble des informations le concernant dès son établissement et nécessaires à son exploitation, telles que les données permettant de l'identifier, de déterminer ses propriétés et d'en assurer la traçabilité.
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Les services d'archives publics communiquent aux services, établissements et organismes qui leur ont versé les documents les instruments de recherche qui s'y rapportent.VersionsLes documents conservés dans les dépôts relevant du service interministériel des archives de France de la direction générale des patrimoines et de l'architecture restent à la disposition exclusive du service, établissement ou organisme dont ils proviennent dans la mesure où ils ne sont pas communicables aux termes du livre III du code des relations entre le public et l'administration, et des articles L. 213-1, L. 213-2 et L. 213-3.
VersionsLiens relatifsI.-La mutualisation de la gestion des archives intermédiaires ainsi que la mutualisation de la conservation des archives numériques définitives, respectivement prévues aux articles L. 212-4 et L. 212-4-1, s'effectuent sous le contrôle scientifique et technique de l'Etat. La mutualisation peut donner lieu à la mise en commun d'infrastructures, de personnel ou de moyens matériels, logistiques ou financiers ainsi que de connaissances ou de savoir-faire. Chaque partie à la mutualisation demeure responsable de ses données.
II.-Une convention détermine le périmètre de la mutualisation, la répartition des missions entre les parties, le niveau de service attendu, les moyens de fonctionnement et les compétences des agents en charge de l'exécution des tâches techniques ou fonctionnelles. Elle fixe des indicateurs de suivi qui feront l'objet d'un rapport établi chaque année et précise la personne partie à la convention chargée de la rédaction de ce rapport.
La convention détermine le cadre financier dans lequel s'exerce la mutualisation sur la base d'un coût de fonctionnement et définit la méthode retenue pour la détermination de ce coût.
III.-La personne chargée du contrôle scientifique et technique de l'Etat sur les archives est destinataire de tout projet de convention relative à la mutualisation de la conservation d'archives numériques définitives. Elle dispose d'un délai de quatre mois à compter de la réception du projet de convention pour vérifier sa conformité aux dispositions du présent code et faire part de ses éventuelles observations aux parties. En cas de défaut de conformité, elle informe les parties qu'elles ne peuvent pas signer la convention. En l'absence d'observations transmises dans le délai imparti, la convention est réputée conforme.
La personne chargée du contrôle scientifique et technique de l'Etat sur les archives est destinataire d'une copie de toute convention conclue pour la mutualisation de la gestion d'archives intermédiaires ou la mutualisation de la conservation d'archives définitives.
IV.-Le rapport annuel prévu au II est adressé par la personne chargée de sa rédaction à toutes les parties de la convention de mutualisation.
Lorsque la mutualisation porte sur la conservation d'archives numériques définitives, ce rapport est adressé à la personne chargée du contrôle scientifique et technique de l'Etat dans un délai de deux mois à compter de son achèvement.
Dans tous les cas, le rapport est tenu à disposition de la personne chargée du contrôle scientifique et technique de l'Etat par chacune des parties à la convention.
VersionsLiens relatifsLa conservation mutualisée d'archives numériques répond aux normes, conformes aux règles de l'art, qui portent notamment sur :
1° La sécurité et la redondance des infrastructures logicielles et matérielles ;
2° La gestion du cycle de vie des données et de leurs métadonnées ;
3° La présence de mécanismes destinés à assurer l'intégrité et la lisibilité dans le temps des informations ;
4° La traçabilité de l'ensemble des actions effectuées dans le système d'archivage électronique ;
5° La garantie de restitution de tout ou partie des données et de leurs métadonnées, ainsi que des informations de traçabilité afférentes.
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