Délibération 2016-041 du 18 février 2016

Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés
Délibération n°2016-041 du 18 février 2016
Délibération n° 2016-041 du 18 février 2016 portant autorisation unique de transferts de données à caractère personnel hors Espace économique européen encadrés par les règles internes d'entreprise (BCR) « responsable de traitement » du réseau EY (BCR-026)
NOR: CNIL1606038
Etat: VIGUEUR

La Commission nationale de l'informatique et des libertés,
Vu la convention n° 108 du Conseil de l'Europe pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment ses articles 25-II et 69 ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l'application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment ses articles 101 et 103 ;


Sur la proposition de Mme Marie-Hélène MITJAVILE, commissaire, et après avoir entendu les observations de M. Jean-Alexandre SILVY, commissaire du Gouvernement,
Formule les observations suivantes :
En vertu de l'article 68 de la loi 6 janvier 1978 modifiée, les transferts de données à caractère personnel à destination de pays qui ne sont membres ni de l'Union européenne, ni de l'Espace économique européen et qui par conséquent n'ont pas transposé dans leur législation les dispositions de la directive n° 95/46/CE du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données sont interdits.
Néanmoins, il peut être fait exception à cette interdiction par application de l'article 69 de la loi précitée, notamment par décision de la Commission nationale de l'informatique et des libertés lorsqu'un niveau de protection suffisant est apporté aux données transférées par l'intermédiaire de règles internes (règles contraignantes d'entreprise ou binding corporate rules [BCR] constituant un code de conduite interne s'imposant à toutes les entités d'un groupe).
Au terme d'une procédure de coopération européenne, la Commission nationale de l'informatique et des libertés et les autorités de protection des données compétentes ont reconnu la conformité de ces BCR responsable de traitement aux exigences posées par les documents de référence adoptés par le Groupe de travail de l'article 29. A ce titre, les BCR responsable de traitement du réseau EY (dont le siège social mondial est situé 6 More London Place, London SE1 2DA, Royaume-Uni) sont réputées apporter un niveau de protection suffisant aux données personnelles transférées au sein du réseau EY.
Par conséquent, les organismes mentionnés à l'article 1er ci-dessous, qui souhaiteront se référer à la présente autorisation unique n° BCR-026 et adresseront à cette fin à la commission un engagement de conformité pour leurs transferts qui répondent strictement aux conditions définies dans la présente décision d'autorisation unique, seront autorisés à mettre en œuvre ces transferts.
Tout transfert ne peut être autorisé que dans la mesure où :
(i) lorsque cela est requis, la formalité relative au traitement auquel ce transfert se rattache a été dûment accomplie auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés, et
(ii) le transfert est réalisé dans le strict respect du cadre défini par ladite formalité.
Par ailleurs, tout transfert de données à caractère personnel qui excéderait le cadre ou les exigences définis par la présente autorisation unique doit faire l'objet d'une décision d'autorisation spécifique.

Article 1


Sur les responsables de traitement/champ d'application.
Peuvent seules adresser un engagement de conformité à la présente autorisation unique les entités membres du réseau EY (ci-après EY ), agissant en qualité de responsable de traitement, étant juridiquement liées par les BCR responsable de traitement d'EY et ayant mis en œuvre les engagements pris au titre des BCR.

Article 2


Sur les finalités des transferts.
Conformément au champ matériel et à la description des transferts couverts par les BCR responsable de traitement d'EY et à leurs annexes, sont autorisés les seuls transferts de données à caractère personnel ayant pour finalités la gestion des activités internes et externes d'EY et en particulier :
Finalités relatives aux transferts des données personnelles des candidats (uniquement pour le recrutement), salariés, associés et autres personnels assimilés (intérimaires, stagiaires, etc.) :


- la gestion des ressources humaines (y incluant notamment la gestion administrative du personnel ; la gestion de la mobilité ; la gestion des évaluations ; la gestion du développement des carrières ; la gestion de la formation ; la gestion des dotations en équipements, véhicules [y incluant contraventions], cartes de paiement, suivi et maintenance du parc informatique ; la gestion des annuaires informatiques et dispositifs destinés à assurer la sécurité informatique ; la gestion de la messagerie électronique ; la gestion des heures de travail, la gestion de l'intranet, etc.) ;
- la gestion de la relation client et prospects y incluant la réalisation de la prestation/mission (notamment la gestion des temps passés et des frais, etc.) ;
- la gestion administrative, comptable et financière concernant les employés, les fournisseurs, les prestataires de services et les clients ;
- la gestion des règles qualité et de conformité (indépendance, lutte antiblanchiment, conflit d'intérêt, contentieux...) et de gestion des risques applicables au sein du réseau EY ;
- la gestion des collaborateurs en mission à l'étranger et la gestion et le suivi des situations d'urgence.


Finalités relatives aux transferts des données personnelles de la famille du personnel (enfants et conjoints ou autre contact tiers en cas d'urgence) :


- la gestion des ressources humaines (la gestion administrative du personnel, la gestion de la mobilité, etc.).


Finalités relatives aux transferts de données personnelles des clients (actuels ou potentiels) :


- la gestion de la relation client et prospects y incluant la réalisation de la prestation/mission (notamment la gestion des temps passés et des frais, les activités de sécurité des systèmes d'information en cas de mise à disposition d'outils informatiques, etc.) ;
- la gestion administrative, comptable et financière concernant les clients ;
- la gestion des règles qualité et de conformité (indépendance, lutte antiblanchiment, conflit d'intérêt, contentieux...) et de gestion des risques applicables au sein du réseau EY.


Finalités relatives aux transferts de données personnelles des fournisseurs, partenaires, sous-traitants, prestataires externes et autres parties prenantes (personnes physiques ou contacts personnes physiques dans le cas où il s'agit de personnes morales) :


- la gestion des relations avec les fournisseurs et autres parties prenantes ;
- les activités de sécurité des systèmes d'information ;
- la gestion administrative, comptable et financière concernant les employés, les fournisseurs et les prestataires de services ;
- la gestion des règles qualité et de conformité (indépendance, lutte antiblanchiment, conflit d'intérêt, contentieux...) et de gestion des risques applicables au sein du réseau EY.


Finalités relatives aux transferts de données personnelles des visiteurs (y incluant ceux du site internet) :


- les activités de sécurité des systèmes d'information.

Article 3


Sur les catégories de données personnelles transférées.
Conformément au champ matériel et à la description des transferts couverts par les BCR responsable de traitement d'EY et à leurs annexes, peuvent être transférées, dans le cadre des finalités décrites ci-dessus, les catégories de données à caractère personnel suivantes :
Pour les données relatives aux candidats :


- état civil/identité/données d'identification ;
- vie professionnelle ;
- vie personnelle ;
- données de connexion.


Pour les données relatives aux salariés, dirigeants et autre personnel (intérimaires, stagiaires, etc.) :


- état civil/identité/données d'identification ;
- vie professionnelle ;
- vie personnelle ;
- données de connexion ;
- données de localisation ;
- numéro de sécurité sociale (uniquement dans le cadre de la gestion de la paie) ;
- informations d'ordre économique et financier ;
- infractions, condamnations, mesures de sûreté.


Pour les données relatives aux familles du personnel (enfants et conjoints ou autre contact en cas d'urgence) :


- état civil/identité/données d'identification ;
- vie personnelle.


Pour les données relatives aux clients (actuels ou potentiels) :


- état civil/identité/données d'identification ;
- vie professionnelle ;
- vie personnelle ;
- informations d'ordre économique et financier ;
- numéro de sécurité sociale ;
- infractions, condamnations, mesures de sûreté ;
- données de connexion ;
- données de localisation.


Pour les données relatives aux fournisseurs, partenaires, sous-traitants, prestataires externes et autres parties prenantes (personnes physiques ou contacts personnes physiques dans le cas où il s'agit de personnes morales) :


- état civil/identité/données d'identification ;
- vie professionnelle ;
- informations d'ordre économique et financier ;
- infractions, condamnations, mesures de sûreté.


Pour les données relatives aux visiteurs (y incluant ceux du site internet) :


- état civil/identité/données d'identification ;
- vie professionnelle ;
- données de connexion ;
- infractions, condamnations, mesures de sûreté,


étant précisé que le transfert de données sensibles au sens de l'article 8 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée et le transfert de données relatives aux infractions, condamnations et mesures de sûreté ne peuvent être réalisés que dans la mesure où :
(i) le traitement auquel ce transfert se rattache a préalablement fait l'objet, lorsque cela est requis, d'une autorisation par la Commission nationale de l'informatique et des libertés, et
(ii) ce transfert est réalisé dans le strict respect du cadre défini par ladite autorisation.

Article 4


Sur les catégories de personnes concernées par les transferts.
Conformément au champ matériel et à la description des transferts couverts par les BCR responsable de traitement d'EY et à leurs annexes, peuvent être transférées, dans le cadre des finalités décrites ci-dessus, les données à caractère personnel relatives aux catégories de personnes suivantes :


- candidats ;
- stagiaires ;
- salariés (et personnes à contacter en cas d'urgence) ;
- associés (et personnes à contacter en cas d'urgence) ;
- clients (actuels ou potentiels) ;
- visiteurs (y incluant ceux du site internet) ;
- fournisseurs, partenaires, sous-traitants, prestataires externes et autres parties prenantes (personnes physiques ou contacts personnes physiques dans le cas où il s'agit de personnes morales).

Article 5


Sur les destinataires habilités à accéder aux données transférées.
Peuvent seules être habilitées à accéder aux données les entités EY juridiquement liées aux BCR responsable de traitement d'EY et ayant mis en œuvre les engagements pris au titre de ces BCR, dont la liste à jour a été fournie à la Commission nationale de l'informatique et des libertés, et ce conformément aux BCR responsable de traitement d'EY et à leurs annexes.

Article 6


Sur les informations relatives à chaque transfert.
Les responsables de traitement doivent tenir à disposition des services de la Commission nationale de l'informatique et des libertés une liste (cf. modèle proposé en annexe 1 de la présente délibération) détaillée et à jour des transferts effectués sur la base des BCR responsable de traitement d'EY précisant, pour chaque transfert, les informations suivantes :


- la finalité générale du transfert ;
- la ou les catégories de données à caractère personnel transférées ;
- la ou les catégories de personnes concernées par le transfert ;
- les informations relatives à chaque destinataire des données :
- raison sociale ;
- nom du groupe auquel le destinataire appartient et ayant adopté des BCR responsable de traitement ;
- pays d'établissement ;
- catégorie de destinataire (ex. : maison mère, filiale) ; et
- nature du traitement opéré par ce dernier.

Article 7


Sur les droits d'accès, de rectification et d'opposition des personnes.
Les droits d'accès, de rectification et d'opposition des personnes concernées définis au chapitre V de la loi du 6 janvier 1978 modifiée s'exercent auprès du ou des services que les responsables de traitement auront désignés.

Article 8


Sur l'information des personnes.
Les responsables de traitement doivent avoir clairement informé les personnes concernées de l'existence de transferts de données vers des pays tiers et des modalités d'exercice de leurs droits d'accès, de rectification et d'opposition, dans les conditions prévues par les dispositions des articles 90 et 91 du décret du 20 octobre 2005 modifié (notamment la finalité du transfert, le pays d'établissement du destinataire des données...).
La présente délibération sera publiée au Journal officiel de la République française.

Pour la présidente :

La vice-présidente déléguée,

M.-F. Mazars




Nature de la délibération: AUTORISATION UNIQUE
Date de la publication sur legifrance: 3 mars 2016