Le directeur départemental des services d'incendie et de secours tient pour tous les sapeurs-pompiers volontaires du corps départemental un dossier individuel contenant toutes les pièces qui intéressent l'engagement, le rengagement, l'avancement, la discipline et la cessation d'activité de chacun d'eux.

Le directeur départemental des services d'incendie et de secours tient pour tous les sapeurs-pompiers volontaires des corps communaux et intercommunaux un dossier individuel contenant toutes les pièces intéressant la formation, l'activité opérationnelle, la protection sociale et l'allocation de vétérance de chacun d'eux. Les maires et présidents d'établissements publics de coopération intercommunale disposant d'un corps communal ou intercommunal de sapeurs-pompiers veillent à la transmission de ces pièces.

Aucune mention des opinions politiques, philosophiques ou religieuses de l'intéressé ne peut figurer au dossier.